Lidt efter lidt kan medarbejderne nu vende tilbage til kontoret. HR, arbejdsmiljørepræsentanter og ledelse skal hjælpe snarere end at forvente, at alle vender tilbage smertefrit for at klare det med succes.
I denne artikel giver vi HR-repræsentanter indsigt i, hvordan man hjælper medarbejderne med at vende sikkert tilbage til kontoret.
At vende tilbage til kontoret kan være stressende for nogle. Alligevel kan HR med grundig planlægning, klar kommunikation og dialog hjælpe medarbejderne med at navigere sikkert gennem overgangen fra at arbejde hjemmefra til fysisk tilstedeværelse.
Læs også: Undgå smerter i håndleddet under kontorarbejde
Mange virksomheder vil have deres medarbejdere hurtigt tilbage. Men det er vigtigt at huske på, at dette ikke kan ske natten over. Det vil højst sandsynligt tage tid for mange at vænne sig til at være tilbage - og dermed præstere på samme niveau som før.
Guide til HR: Hvad er HR's rolle?
HR er forbindelsen mellem ledelsen og medarbejderne. Især når målet er at få alle tilbage på en passende måde. Derfor er der en massiv kommunikationsopgave i at instruere både ledelse og medarbejdere, hvad der vil ske for at styre forventningerne.
En proaktiv tilgang er afgørende, hvor du formulerer forventninger fra begge sider. Det er en illusion at tro, at tingene kan være de samme som før.
Det drejer sig om både Fysisk arbejdsmiljø, men også de mentale aspekter. Lange perioder med at arbejde hjemmefra kan have været en belastning for nogle, mens andre har trivdes med det og har set, hvad det tilbyder dem. Udfordringen er at støtte alle i overgangen, og hvordan de vælger at organisere sig i fremtiden.
Hjælp medarbejderne med at vende tilbage til et godt arbejdsmiljø
Fysisk skal du beslutte, hvordan du opsætter dig bedst. Det bør ikke være op til den enkelte medarbejder at sikre, at der er tilstrækkelig afstand. Hjælp medarbejderne tilbage ved at træffe de overordnede beslutninger på forhånd. Antag, at kontoret skal dekoreres anderledes end før. Det er vigtigt at sikre, at ergonomi overvejes i det nye rum - både hjemme og på kontoret. Det er mere relevant end nogensinde efter lang tid med at arbejde hjemmefra med varierende - ofte ikke god - ergonomi.
Læs også: Klar til den hybride arbejdsplads?
Få gode vaner fra starten, når du vender tilbage til kontoret
For at vende tilbage til kontoret med succes skal du lave en plan med din leder. Det gør det lettere ikke at falde tilbage i dårlige vaner, mens du får dine arbejdsforventninger tilpasset.
Mange af os har en tendens til at arbejde alt for meget, når vi vender tilbage til kontoret. I stedet for at begå den fejl, skal du tale med din leder og muligvis dine kolleger om, hvordan du prioriterer det, så du undgår at drukne i arbejde.
Når du først har prioriteret arbejdsbyrden, er det lettere at sætte rammer for din arbejdsdag og undgå at udtømme dig selv. På den måde kan du nyde det, når du har fritid og ikke føler dig dårlig over, hvad du ikke fik gjort.
Vi fik sandsynligvis også et par gode vaner, mens vi arbejdede hjemmefra. Måske har onlinemøder fungeret bedre i nogle aspekter, da de kunne holdes kortere. Måske har nogle møder vist sig overdrevne. Og måske har du lært nogle helt nye ting om, hvordan du arbejder bedst selv.
Alt hvad du skal tage med dig for at skabe nogle nye, gode arbejdsvaner.
God ergonomi er også en god vane
Vi blev kastet ud i at arbejde hjemmefra, hvor de fleste har siddet under dårlige forhold i køkkenet, stuen eller børneværelset. Steder, der ikke er ergonomisk designet til arbejde.
Samtidig har det været sværere at huske, at ergonomi ikke kun handler om at have den rigtige kontorstol i den rigtige højde. Det handler også om, hvordan du holder din krop aktiv.
Derfor er det en velkommen mulighed for at komme i gang med at få variation og pauser, når du vender tilbage til kontoret. På denne måde husker du at ændre arbejdskropspositioner flere gange i løbet af dagen. Du kan bruge dem til at komme lidt i bevægelse og tale med dine kolleger, som også har brug for at huske de gode, ergonomiske vaner.
Læs også: Ergonomi på kontoret: Sådan sættes det på dagsordenen
Samlet set kræver en god computerarbejdsstation fem ting:
- En ergonomisk stol
- Et højdejusterbart skrivebord
- En korrekt indstillet og placeret skærm
- Et tastatur, der passer til dig og har tendens til at vippe negativt
- En ergonomisk mus
Læs også: Undgå skader og spar penge: Effekten af en ergonomisk korrekt arbejdsstation
Klar kommunikation skaber også et fremragende mentalt arbejdsmiljø
Du skal være klar i din kommunikation om, hvordan du håndterer COVID (eller resterne deraf). Dette skal dække både mulige udbrud og dine retningslinjer for desinfektion og afstand.
Det kommer naturligt for nogle medarbejdere, men for andre kan det give tryghed ved at vide, at arbejdspladsen har formuleret regler og ved, hvad de skal gøre. Der skal være entydige (og fornuftige) regler omkring køkkenet, kantinen og andre steder, hvor alle samles.
Informer altid om ændrede rengøringsprotokoller. Måske har pandemioplevelsen fået dig til at indføre en ekstra rengøring i løbet af dagen på udsatte steder, eller måske vil du bede dine medarbejdere om at rengøre udvalgte steder, når de har været der.
Hvis du gør det, skal du også sørge for, at de har midler til rengøring og desinfektion. Det bør ikke være den enkeltes ansvar. Hvis nogle kræver andre rengøringsprodukter, skal du sørge for, at de får dem.
Lav en guide til HR - og medarbejdere
I det store puslespil om at få alle tilbage, skal der laves flere guider. Både for dig selv - og for medarbejderne.
Fordi det ikke er en mulighed for, at alle skal komme ind igen på samme tid. Planlæg derfor i god tid, hvordan alle vender tilbage. Fortrinsvis med en detaljeret trin-for-trin plan med definerede delmål.
Det er nyttigt for medarbejderne at vide på forhånd, hvornår de skal mødes på kontoret, så de kan forberede sig mentalt.
Sørg for, at kommunikationen er klar, og kommuniker i god tid, hvis der er ændringer.
Især hvis ikke alle er vendt tilbage til kontoret. Alle skal have den samme kommunikation, så der ikke opstår misforståelser. Derfor skal du også forklare, hvorfor du gør, som du gør.
Hjælp medarbejderne med at vende tilbage ved at lytte til dem
Medarbejdere føler sig roligere, når de bliver hørt og anerkendt. Giv plads til at erkende, at nogle har brug for mere fleksibilitet end andre i overgangen til at vende tilbage til kontoret.
Et fremragende mentalt arbejdsmiljø kræver rummelighed og plads til mangfoldighed. Derfor skal du være i stand til at tage individuelle overvejelser i betragtning og ikke skynde dig gennem denne overgang.
Der skal skabes en fælles forståelse af, hvad et godt arbejdsliv er, og hvordan man sætter disse rammer sammen. Derfor skal du lette, at der er åbne samtaler om, hvad et godt arbejdsliv indebærer.