Lite efter lite kan anställda nu återvända till kontoret. HR, arbetsmiljörepresentanter och ledning måste hjälpa snarare än att förvänta sig att alla återvänder smärtfritt för att hantera det framgångsrikt.
I den här artikeln ger vi HR-representanter inblick i hur de kan hjälpa anställda att återvända säkert till kontoret.
Att återvända till kontoret kan vara stressande för vissa. Med grundlig planering, tydlig kommunikation och dialog kan HR ändå hjälpa anställda att navigera säkert genom övergången från att arbeta hemifrån till fysisk närvaro.
Läs också: Förhindra smärta i handleden under kontorsarbete
Många företag vill ha sina anställda tillbaka snabbt. Men det är viktigt att komma ihåg att detta inte kan hända över en natt. Det kommer sannolikt att ta tid för många att vänja sig vid att vara tillbaka - och därmed prestera på samma nivå som tidigare.
Guide till HR: Vad är HR: s roll?
HR är länken mellan ledningen och de anställda. Speciellt när målet är att få tillbaka alla på ett lämpligt sätt. Därför finns det en massiv kommunikationsuppgift att instruera både ledning och anställda vad som kommer att hända för att hantera förväntningar.
Ett proaktivt tillvägagångssätt är viktigt, där du formulerar förväntningar från båda sidor. Det är en illusion att tro att saker och ting kan vara som tidigare.
Det gäller både fysisk arbetsmiljö, men också de mentala aspekterna. Långa perioder med att arbeta hemifrån kan ha varit en belastning för vissa, medan andra har trivts med det och har sett vad det erbjuder dem. Utmaningen är att stödja alla i övergången och hur de väljer att organisera sig i framtiden.
Hjälp medarbetarna att återgå till en bra arbetsmiljö
Fysiskt måste du bestämma hur du ställer in dig bäst. Det bör inte vara upp till den enskilda medarbetaren att se till att det finns tillräckligt med avstånd. Hjälp medarbetarna tillbaka genom att fatta de övergripande besluten i förväg. Antag att kontoret ska dekoreras annorlunda än tidigare. Det är viktigt att se till att ergonomi beaktas i det nya utrymmet - både hemma och på kontoret. Det är mer relevant än någonsin efter en lång tid att arbeta hemifrån med varierande - ofta inte bra - ergonomi.
Läs också: Redo för hybridarbetsplatsen?
Få goda vanor från början när du återvänder till kontoret
För att återvända framgångsrikt till kontoret måste du göra en plan med din chef. Det gör det lättare att inte falla tillbaka i dåliga vanor samtidigt som du får dina arbetsförväntningar anpassade.
Många av oss tenderar att arbeta alldeles för mycket när vi återvänder till kontoret. Istället för att göra det misstaget, prata med din chef och eventuellt dina kollegor om hur du prioriterar det, så att du undviker att drunkna i arbetet.
När du väl har prioriterat arbetsbelastningen är det lättare att sätta en ram för din arbetsdag och undvika att anstränga dig själv. På så sätt kan du njuta av det när du har ledig tid och inte må dåligt över vad du inte fick gjort.
Vi har antagligen också plockat upp några goda vanor när vi arbetade hemifrån. Kanske har onlinemöten fungerat bättre i vissa aspekter, eftersom de kunde hållas kortare. Kanske har vissa möten visat sig överdrivna. Och kanske har du lärt dig några helt nya saker om hur du arbetar bäst själv.
Allt du behöver ta med dig för att skapa några nya, bra arbetsvanor.
Bra ergonomi är också en bra vana
Vi kastades in i att arbeta hemifrån, där de flesta har suttit under dåliga förhållanden i köket, vardagsrummet eller barnrummet. Platser som inte är ergonomiskt utformade för arbete.
Samtidigt har det varit svårare att komma ihåg att ergonomi inte bara handlar om att ha rätt kontorsstol i rätt höjd. Det handlar också om hur du håller din kropp aktiv.
Därför är det ett välkommet tillfälle att komma igång med att få variation och pauser när du återvänder till kontoret. På så sätt kommer du ihåg att ändra arbetskroppspositioner flera gånger under dagen. Du kan använda dem för att komma i rörelse lite och prata med dina kollegor, som också behöver komma ihåg de goda, ergonomiska vanorna.
Läs också: Ergonomi på kontoret: Hur man sätter det på dagordningen
Sammantaget kräver en bra datorarbetsstation fem saker:
- En ergonomisk stol
- Ett höjdjusterbart skrivbord
- En korrekt inställd och placerad skärm
- Ett tangentbord som passar dig och tenderar att luta negativt
- En ergonomisk mus
Läs också: Undvik skador och spara pengar: Effekten av en ergonomiskt korrekt arbetsstation
Tydlig kommunikation skapar också en utmärkt mental arbetsmiljö
Du måste vara tydlig i din kommunikation om hur du hanterar COVID (eller resterna därav). Detta bör täcka både möjliga utbrott och dina riktlinjer för desinfektion och avstånd.
Det kommer naturligt för vissa anställda, men för andra kan det ge trygghet att veta att arbetsplatsen har formulerat regler och vet vad de ska göra. Det måste finnas entydiga (och förnuftiga) regler runt köket, matsalen och andra platser där alla samlas.
Informera alltid om ändrade rengöringsprotokoll. Kanske har pandemiupplevelsen lett till att du infört en extra städning under dagen på utsatta platser, eller kanske kommer du att be dina anställda att städa utvalda platser när de har varit där.
Om du gör det måste du också se till att de har medel för rengöring och desinfektion. Det borde inte vara individens ansvar. Om vissa kräver andra rengöringsprodukter, se till att de får dem.
Gör en guide för HR - och anställda
I det stora pusslet att få tillbaka alla måste fler guider göras. Både för dig själv - och för de anställda.
Eftersom det inte är en möjlighet att alla måste komma in igen samtidigt. Planera därför i god tid hur alla kommer tillbaka. Helst med en detaljerad steg-för-steg-plan med definierade delmål.
Det är bra för anställda att veta i förväg när de ska träffas på kontoret så att de kan förbereda sig mentalt.
Se till att kommunikationen är tydlig och kommunicera i god tid om det finns några förändringar.
Särskilt om inte alla har återvänt till kontoret. Alla bör ha samma kommunikation så att inga missförstånd uppstår. Därför måste du också förklara varför du gör som du gör.
Hjälp medarbetarna att återvända genom att lyssna på dem
Medarbetarna känner sig lugnare när de hörs och uppmärksammas. Ge utrymme för att inse att vissa behöver mer flexibilitet än andra i övergången till att återvända till kontoret.
En utmärkt mental arbetsmiljö kräver rymlighet och utrymme för mångfald. Därför måste du kunna ta hänsyn till individuella överväganden och inte rusa igenom denna övergång.
Det måste skapas en gemensam förståelse för vad ett bra arbetsliv är och hur man sätter dessa ramar tillsammans. Därför måste du underlätta att det finns öppna samtal om vad ett bra arbetsliv innebär.