Kun työntekijäsi työskentelevät kotoa käsin, saatat ajatella, että olet onnistuneesti ulkoistanut osan vastuista hyvän työympäristön ja tietosuojan varmistamiseksi. Useimmissa tapauksissa kotitoimiston säännöt ja määräykset ovat kuitenkin melko samanlaisia kuin toimistoa koskevat säännöt ja määräykset.
Työnantajana velvollisuutesi työntekijöiden terveydestä ja turvallisuudesta on sama kuin kenen tahansa työntekijän osalta. Tämä koskee myös niitä, jotka työskentelevät jatkuvasti ja pitkäaikaisesti kotona, sekä niitä, joilla on sekatyöpaikka, jossa he vaihtelevat toimiston ja kodin välillä.
Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijäsi kotityöpaikan on oltava yhtä hyvin varustettu, jotta hän voi työskennellä turvallisesti ja tehokkaasti. Työnantajilla ja työntekijöillä on kuitenkin yhteinen vastuu siitä, että kotona työskentely sujuu ongelmitta. Siksi työnantajien on aina
- Olkaa avoimia keskusteluille yhdistetyistä työjärjestelyistä.
- Harkitse, mitkä työt voidaan tehdä joustavasti
- Keskustele työntekijän kanssa sopivan ratkaisun löytämisestä.
Kotityöntekijöiden riskien arviointi on hyvä tapa varmistaa, että työpiste on vaatimusten mukainen. Voit lukea lisää riskinarvioinneista asiaa käsittelevästä artikkelistamme täältä.
Lähde: Health & Safety Executive & ACAS
Oletko tietoinen kaikista kotitoimistoasi koskevista säännöistä? Tässä on kaikki, mitä sinun on tiedettävä - ergonomiasta sisustukseen ja lainsäädäntöön.
Sisäministeriön määräykset: Laitteet
Työnantajana sinulla on vastuu suojella työntekijöitäsi terveysriskeiltä heidän kodeissaan, kun on kyse siitä, että he voivat tehdä työtään. Kyse on kaikesta, mikä liittyy tietokoneella tai kannettavalla tietokoneella työskentelyyn, jota kutsutaan myös näyttölaitteiksi (DSE).
Työntekijöiden on voitava tehdä työnsä samoin tai paremmin kotona kuin toimistossa. Heillä on oltava käytössään turvalliset ja sopivat laitteet, ja samalla on varmistettava, että he voivat työskennellä mukavasti ja ergonomisesti oikeassa asennossa käyttäessään DSE:tä.
Asianmukaiset välineet mahdollistavat sujuvan siirtymisen kotona työskentelyyn ja vähentävät stressiä ja fyysisiä vaivoja. Työnantajana sinun on sovittava työntekijöidesi kanssa seuraavista asioista:
- Olennaiset vaatimukset, esimerkiksi luotettava ja turvallinen internetyhteys sekä sopiva työpöytä ja tuoli.
- Laitteiden, teknisen tuen ja mahdollisten korjausten tarjoaminen.
- Mahdolliset ergonomiset ratkaisut vammojen välttämiseksi, kutenerikoishiiret ja -näppäimistöt.
Joillakin työntekijöillä on kodeissaan asianmukaiset huonekalut, toisilla ei. Sinun on tehtävä yksilöllinen DSE-arviointi, jotta voit päättää, mitä kukin työntekijä tarvitsee olosuhteisiinsa nähden. Kun DSE-arvioinnit on tehty, voit arvioida, mihin on panostettava eniten, jotta kokonaisriskitasoja voidaan tasapainottaa. Sinun ei odoteta tekevän kaikkea, vaan sinun on pikemminkin tehtävä kohtuullisesti ennakoitavissa olevia arviointeja, jotta voit tehdä parhaan mahdollisen ratkaisun.
Vinkkimme mukavaan kotitoimistoon
- Varmista, että kalusteiden asennus on kunnossa. Monet työskentelevät ruokapöydän ääressä, mikä voi olla hyvä asia, jos tilaa on riittävästi sinulle ja laitteillesi ja jos sinulla on tilaa venytellä jalkojasi.
- Jos sinulla ei ole korkeussäädettävää pöytää, voit esimerkiksi asettaa kannettavan tietokoneen muutaman kirjan, silityslaudan tai kannettavan tietokoneen jalustan päälle päivisin, jotta voit nousta seisomaan ja työskennellä seisaaltaan.
- On erinomainen ajatus, että tuoli voidaan säätää eri asentoihin. Jos näin ei ole, avainsana on edelleen "vaihtelu". Siksi vaihdat tuolia päivän aikana tai keksit, miten voit työskennellä seisaaltaan.
- Tarvitset hyvän valaistuksen työpisteesi ympärille. Päivänvalo on ratkaisevan tärkeää, sillä se tuo energiaa ja kohottaa mielialaa. Investoi myös hyvään pöytälamppuun, jossa on himmennin varhaisia ja myöhäisiä tunteja varten.
- Tuuleta aina päivisin, jotta kotiisi saadaan runsaasti happea.
- Näppäimistö ja tietokonehiiri ovat elintärkeitä, jos tarvitset hyvän ergonomisen kokoonpanon. Sillä varmistetaan, että saat näytön, esimerkiksi kannettavan tietokoneen, korkeammalle nostamatta käsiäsi epäsopivasti tukevalta pöytälevyltä.
- Kirsikkana ergonomisen työpisteen jäätelöannoksen päällä kannattaa harkita keskitettyä hiirtä, sillä se vähentää "hiirikäsi-oireyhtymän" riskiä. Syynä on se, että sen ansiosta voit yksinkertaisesti käyttää molempia käsiä kehon edessä.
The RollerMouse Red also comes in a wireless version so that it is easy to transport to and from the office.
Tietosuoja kotitoimistossa
Lähes kaikissa toimistoissa ympäri Yhdistynyttä kuningaskuntaa on käytössä tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia vakiomenettelyjä. Ellet työskentele alalla tai ole jonkinlainen harrastaja, näin ei todennäköisesti ole kotonasi. Virustorjuntaohjelmistosi ei ehkä ole yhtä hyvä kuin toimistossa, ja langattoman verkon salasana on ehkä helpompi arvata.
Näin ei kuitenkaan pitäisi olla. Sinun pitäisi löytää keinoja toteuttaa kotona samat menettelyt kuin toimistossa.
Oletetaan lisäksi, että työntekijäsi käsittelevät kuluttajia tai muita ihmisiä koskevia tietoja. Tällöin sinun on asetettava etusijalle tiukkojen tietoturvakäytäntöjen toteuttaminen, koska yrityksellä on yksinomainen vastuu tiedoista. Tähän kuuluu myös kotitoimiston työntekijöiden tietosuojaa koskeva politiikka, sillä heillä on oltava selkeät ohjeet siitä, miten suojata ja lukita pois kaikki
Alla on ICO:n (Information Commissioner's Office) toimittama tietoturvan tarkistuslista, jota voi käyttää välittömästi.
Yleiset periaatteet
- Etähenkilöstölle on olemassa selkeät toimintaperiaatteet, menettelyt ja ohjeet esimerkiksi henkilötietojen käyttöä, käsittelyä ja hävittämistä varten.
- Käytämme etäyhteysratkaisumme uusinta versiota.
- Henkilökunta osaa käyttää yksilöllisiä ja monimutkaisia salasanoja.
- Toteutamme monitekijätodennuksen mahdollisimman laajasti.
- Pilvitallennustilamme on yksityinen tai siihen pääsee käsiksi vain käyttäjätunnuksella tai salasanalla.
- Vain välttämättömällä henkilökunnalla on täysi pääsy varastoalueelle.
- Emme käytä oletusarvoisia pääkäyttäjä- tai hallintatilejä jokapäiväiseen toimintaan. Lisäksi niiden on oltava turvallisia.
Lähde: ICO
Sisäministeriön määräykset: Veroilmoitukset ja vakuutukset
Kotitoimiston sääntöjen kannalta tärkeitä ovat paitsi sisustus, ergonominen päätöksenteko ja turvallisuusnäkökohdat. Myös verottajalla ja vakuutusyhtiöillä on jotain lisättävää asiaan.
Veroilmoitukset kotoa käsin työskenneltäessä
Kotona työskentelyä ja veroilmoituksia koskevat säännökset riippuvat siitä, teetkö työtäsi kotona kokopäiväisesti vai osana hybridimallia. Myös se, onko se pakollista. Jos työskentelet kotona vapaaehtoisesti, et voi hakea verohelpotuksia työn tekemiseen liittyvistä kustannuksista.
Jos teet säännöllisesti kotityötä työnantajasi kanssa sovitulla tavalla (useampia päiviä kotona kuin toimistossa), voit ehkä hakea verohelpotuksia:
- Kaasu ja sähkö
- Mitattu vesi
- Puhelut ja Internet-yhteys (jos työnantaja ei tarjoa niitä).
- Tietoturva ja tietosuoja
Et voi vaatia laskun kokonaismäärää vaan ainoastaan työhön liittyvää osaa. Jos olet hankkinut laitteita, kuten kannettavan tietokoneen tai näppäimistön, voit myös vaatia verohelpotuksia.
Saat verohelpotuksia sen verokannan mukaan, jonka mukaan maksat veroa. Voit valita joko verohuojennuksen:
- 6 puntaa viikossa.
- Viikoittaisen summan ylittävien lisäkustannusten tarkka määrä - tarvitset todisteita, kuten kuitteja, laskuja tai sopimuksia.
Lähde:Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus ja FMP Global
Kotitoimiston vakuutukset
Työnantajasi vakuutus ei kata sinua samalla tavalla kuin toimistossa, kun työskentelet kotoa käsin. Työntekijöiden sopii tarkistaa, ettei kotona työskentelyyn liity ongelmia 1) kotivakuutuksen tarjoajalta ja 2) asuntolainan tarjoajalta tai vuokranantajalta.
Varaston ja huonekalujen kattavuus riippuu yksinomaan siitä, kuka omistaa kyseiset yksiköt. Vakuutuksesi kattaa esimerkiksi sen, jos työskentelet yksityisomistuksessa olevalla tietokoneellasi kotitoimistossasi. Vastaavasti työnantajasi vakuutus kattaa sinut, jos hän tarjoaa sinulle kannettavan tietokoneen.
Vammat kotitoimistossa
Työnantajan vastuuvakuutus suojaa työntekijöitä jossain määrin, mutta se riippuu lopulta yksittäisestä vakuutuksesta.
Vakuutus kattaa kaikki kotona tai etänä suoritettavat "toimistotehtävät". Tähän sisältyy kaikki DSE-laitteisiin liittyvä työ, minkä vuoksi on yrityksen edun mukaista varmistaa, että käytössä on oikeat laitteet, jotta ergonomia on kunnossa.
Joitakin harmaita alueita on kuitenkin tarkistettava, kuten virka-aikana sattuneet muut vammat. Oletetaan, että väännät nilkkasi matkalla hakemaan postia lounasaikaan. Näiden selvittämiseksi varmista, että saat vakuutuksen tarjoajalta hyvän yleiskatsauksen, jotta ymmärrät, mikä korvataan ja mikä ei täysin.
Lähde: Ashburnham Insurance