Kun työntekijät työskentelevät kotona, saatat ajatella, että olet onnistuneesti ulkoistanut osan vastuista hyvän työympäristön ja tietosuojan varmistamiseksi. Useimmissa tapauksissa kotitoimiston säännöt ja määräykset ovat kuitenkin melko samanlaisia kuin toimistoa koskevat säännöt.
Työnantajana velvollisuutesi työntekijöiden terveydestä ja turvallisuudesta pysyvät samoina kuin kaikilla työntekijöillä. Tämä koskee niitä, jotka työskentelevät jatkuvasti kotoa pitkään, ja niitä, joilla on hybridityöpaikka, joka siirtyy toimiston ja kodin välillä.
Tämä tarkoittaa, että työntekijän kotityöpisteen on oltava yhtä hyvin varustettu varmistaakseen, että he voivat työskennellä turvallisesti ja tehokkaasti. Työnantajilla ja työntekijöillä on kuitenkin yhteinen vastuu siitä, että kotona työskentely sujuu sujuvasti. Sellaisenaan työnantajien on aina:
- Ole avoin keskusteluille hybridityöjärjestelyistä
- Mieti, mitkä työt voidaan tehdä joustavasti
- Keskustele työntekijän kanssa sopivan ratkaisun löytämisestä
Hyvä prosessi sen varmistamiseksi, että tämä työasema on standardien mukainen, on suorittaa riskinarviointi kotityöntekijöille. Voit lukea lisää riskinarvioinneista asiaa käsittelevästä artikkelistamme täältä.
Lähde: Työterveys- ja turvallisuusjohtaja & ACAS
Oletko tietoinen kaikista kotitoimistoasi koskevista säännöistä? Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tietää — ergonomiasta sisustukseen ja lainsäädäntöön.
Kotitoimiston määräykset: Laitteet
Työnantajana, sinulla on velvollisuus suojella työntekijöitäsi kotien terveysriskeistä, kun on kyse heidän kyvystään tehdä työnsä. Se pyörii kaiken, joka liittyy työskentelyyn tietokoneella tai kannettavalla tietokoneella - tunnetaan myös nimellä näyttölaitteisto (DSE).
Työntekijöiden on kyettävä hoitamaan työnsä samalla tavalla tai paremmin kotona kuin toimistossa. Heillä on oltava pääsy turvallisiin ja sopiviin laitteisiin varmistaen samalla, että he voivat työskennellä mukavasti ja ergonomisesti oikeassa asennossa DSE: tä käytettäessä.
Asianmukaiset laitteet tarjoavat sujuvan siirtymisen kotona työskentelyyn ja vähentävät stressiä ja fyysisiä vaivoja. Työnantajana, sinun on sovittava työntekijöidesi kanssa:
- Olennaiset vaatimukset, esimerkiksi luotettava ja turvallinen internetyhteys sekä sopiva pöytä ja tuoli
- Laitteiden, teknisen tuen ja mahdollisesti korjausten tarjoaminen
- Mahdolliset ergonomiset ratkaisut vammojen välttämiseksi, kuten erikoistunut hiiri ja näppäimistö
Vaikka joillakin työntekijöillä on kunnolliset huonekalut kodeissaan, toisilla ei. Sinun täytyy suorittaa yksittäiset DSE-arvioinnit auttaa sinua päättämään, mitä kullekin työntekijälle vaaditaan heidän olosuhteensa vuoksi. Kun DSE-arvioinnit on tehty, voit arvioida, mihin kohdistetaan eniten vaivaa yleisen riskitason tasapainottamiseksi. Sinun ei odoteta tekevän kaikkea, vaan suoritat kohtuullisen ennustettavissa olevia arviointeja parhaiden ponnistelujen tekemiseksi.
Vinkkimme mukavaan kotitoimistoon
- Varmista, että huonekalujen asetukset ovat kunnossa. Monet ihmiset työskentelevät ruokapöydässä, mikä voi olla kunnossa, jos tilaa on tarpeeksi sinulle ja laitteillesi samalla kun sinulla on tilaa jalkojen venyttämiseen.
- Jos sinulla ei ole korkeussäädettävää pöytää, voit esimerkiksi laittaa kannettavan tietokoneen muutaman kirjan, silityslaudan tai kannettavan tietokoneen jalustan päälle päivällä, jotta voit nousta ja työskennellä seisoma-asennosta
- On erinomainen idea saada tuoli, joka voidaan säätää eri asentoihin. Jos et, avainsana on edelleen ”variaatio”. Siksi vaihdat tuoleja päivän aikana tai selvität, miten työskennellä seisaaltaan.
- Tarvitset hyvän valaistuksen työpisteesi ympärille. Päivänvalo on ratkaisevan tärkeää, koska se tuo energiaa ja lisää mielialaa. Sijoita myös hyvään himmentimellä varustettuun pöytävalaisimeen varhain ja myöhään.
- Tuuleta aina päivän aikana, jotta kotona olisi runsaasti happea.
- Näppäimistö ja tietokoneen hiiri ovat elintärkeitä, jos tarvitset hyvää ergonominen asennus. Se varmistaa, että saat näytön, esimerkiksi kannettavan tietokoneen, korkeammalle nostamatta käsiäsi sopimattomasti tukipöydältä.
- Kirsikkana päälläsi ergonominen työaseman sundae, harkitse a keskitetty hiiri, koska se vähentää ”hiiren käsivarren oireyhtymän” riskiä. Syynä on se, että sen avulla voit käyttää molempia käsiä kehon edessä.
The RollerMouse Punainen toimitetaan myös langattomana versiona, jotta se on helppo kuljettaa toimistoon ja toimistosta.
Tietosuoja kotitoimistossa
Lähes kaikissa toimistoissa ympäri Yhdistynyttä kuningaskuntaa, IT-turvallisuuden ja tietosuojan suhteen on vakiomenettelyt. Ellet työskentele alalla tai olet jonkin verran harrastaja, näin ei todennäköisesti ole kotonasi. Virustentorjuntaohjelmistosi ei ehkä ole yhtä erinomainen kuin toimistossa oleva, ja langaton salasana on ehkä helpompi arvata.
Näin ei kuitenkaan todellakaan pitäisi olla. Sinun tulisi löytää tapoja toteuttaa samat menettelyt kotonasi, joita noudatat toimistossa.
Oletetaan lisäksi, että työntekijäsi käsittelevät tietoja kuluttajista tai muista ihmisistä. Siinä tapauksessa sinun on asetettava etusijalle tiukkojen tietoturvakäytäntöjen käyttöönotto, koska yritys on yksin vastuussa tiedoista. Tähän sisältyy kotitoimistotyöntekijöiden tietosuojapolitiikka, koska heillä on oltava selkeät ohjeet siitä, kuinka suojata ja lukita kaikki
Alta löydät ICO: n (Information Commissioner's Office) toimittaman tietoturvan tarkistuslistan, jota voidaan käyttää välittömästi.
Yleiset periaatteet
- Etähenkilöstölle on olemassa selkeät käytännöt, menettelyt ja ohjeet, esimerkiksi henkilötietojen saanti, käsittely ja hävittäminen.
- Käytämme etäkäyttöratkaisumme uusinta versiota.
- Henkilökunta osaa käyttää ainutlaatuisia ja monimutkaisia salasanoja.
- Toteutamme monivaiheisen todennuksen mahdollisimman laajalla tavalla.
- Pilvitallennustilamme on yksityinen tai käytettävissä vain käyttäjänimellä tai salasanalla.
- Vain olennaisella henkilökunnalla on täysi pääsy varastoalueelle.
- Emme käytä oletuspääkäyttäjätilejä tai hallinnollisia tilejä mihinkään päivittäiseen toimintaan. Lisäksi niiden on oltava turvallisia.
Lähde: ICO
Kotitoimiston määräykset: Verovaatimukset ja vakuutukset
Kotitoimiston säännöissä ei ole vain sisustussuunnittelu, ergonominen päätöksenteko ja turvallisuusnäkökohdat. Myös verottajalla ja vakuutusyhtiöillä on asiaan lisättävää.
Verovaatimukset kotona työskenneltäessä
Kotona työskentelyä ja verovaatimuksia koskevat määräykset riippuvat siitä, työskenteletkö kotona kokopäiväisesti vai osana hybridimallia. Myös, onko se pakollista. Jos työskentelet kotoa vapaaehtoisesti, et voi vaatia verohelpotusta työsi tekemiseen liittyvistä kustannuksista.
Jos työskentelet kotoa säännöllisesti työnantajasi kanssa (enemmän päiviä kotona kuin toimistossa), saatat pystyä hakemaan verohelpotusta:
- Kaasu ja sähkö
- Mitattu vesi
- Puhelut ja internetyhteys (jos työnantaja ei tarjoa sitä)
- IT-turvallisuus ja tietosuoja
Et voi vaatia kokonaislaskuja, vaan pikemminkin työhön liittyvää osaa. Jos olet ostanut laitteita, kuten kannettavan tietokoneen tai näppäimistön, voit myös hakea verohelpotusta.
Saat verohelpotusta maksamasi verokannan perusteella. Voit hakea verohelpotusta seuraavilla tavoilla:
- 6 puntaa viikossa.
- Viikoittaisen määrän ylittävien lisäkustannusten tarkka määrä - tarvitset todisteita, kuten kuitteja, laskuja tai sopimuksia
Lähde: Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus & FMP maailmanlaajuinen
Vakuutus kotitoimistossa
Työnantajan vakuutus ei kata sinua samalla tavalla kuin olit toimistossa työskennellessäsi kotoa käsin. Työntekijät voivat tarkistaa, että kotona ei ole ongelmia 1) kotivakuutuksen tarjoajan ja 2) asuntolainan tarjoajan tai vuokranantajan kanssa.
Se, miten varastot ja huonekalut katetaan, riippuu yksinomaan siitä, kuka omistaa kyseiset yksiköt. Vakuutuksesi kattaa esimerkiksi, jos työskentelet yksityisomistuksessa olevalla tietokoneellasi kotitoimistossasi. Päinvastoin, työnantajasi vakuutus kattaa sinut, jos he tarjoavat sinulle kannettavan tietokoneen.
Vammat kotitoimistossa
Yksi Työnantajan vastuuvakuutus kattaminen poistaa työntekijöitä jossain määrin, mutta se tulee lopulta kiinni yksittäisestä politiikasta.
Vakuutus kattaa kaikki kotona tai etänä tehdyt ”toimistotoimet”. Tämä sisältää kaiken DSE-laitteisiin liittyvän työn, minkä vuoksi on yrityksen edun mukaista varmistaa oikeat laitteet asianmukaiseen ergonomiseen asennukseen.
Jotkut harmaat alueet on kuitenkin tarkistettava, kuten muut virka-aikana saadut vammat. Oletetaan, että väännät nilkkaasi matkalla postin saamiseksi lounasaikaan. Selventääksesi näitä, varmista, että saat hyvän yleiskuvan vakuutusyhtiöltä ymmärtääksesi, mikä on katettu eikä kokonaan.
Lähde: Ashburnhamin vakuutus