Når du har medarbejdere, der arbejder hjemmefra, tror du måske, at du med succes har outsourcet nogle af ansvarsområderne for at sikre et godt arbejdsmiljø og databeskyttelse. Men i de fleste tilfælde ligner hjemmekontorets regler og forskrifter temmelig dem, der vedrører kontoret.
Som arbejdsgiver forbliver dit ansvar for dine arbejdstageres sundhed og sikkerhed det samme som for enhver arbejdstager. Dette gælder for dem, der konsekvent arbejder hjemmefra på lang sigt, og dem, der har en hybrid arbejdsplads, der skifter mellem kontoret og hjemmet.
Det betyder, at din medarbejders arbejdsplads derhjemme skal være lige så veludstyret til at sikre, at de kan arbejde sikkert og effektivt. Arbejdsgivere og medarbejdere deler dog et fælles ansvar for at sikre, at arbejdet hjemmefra fungerer gnidningsløst. Som sådan skal arbejdsgiverne altid:
- Vær åben for samtaler om hybride arbejdsordninger
- Overvej hvilke job der kan udføres fleksibelt
- Diskuter med medarbejderen, hvordan man finder en passende løsning
En god proces for at sikre, at denne arbejdsstation er op til standard, er at foretage en risikovurdering for hjemmearbejdere. Du kan læse mere om risikovurderinger i vores artikel om sagen her.
Kilde: Sundheds- og sikkerhedschef & ACAS
Er du bekendt med alle reglerne vedrørende dit hjemmekontor? Her er alt, hvad du behøver at vide - fra ergonomi til indretning til lovgivning.
Hjemmekontorregler: Udstyr
Som arbejdsgiver, du har ansvaret for at beskytte dine medarbejdere fra sundhedsrisici i deres hjem, når det kommer til, at de kan udføre deres arbejde. Det drejer sig om alt, hvad der er forbundet med at arbejde på en computer eller bærbar computer - også kendt som displayskærmudstyr (DSE).
Dine medarbejdere skal være i stand til at udføre deres job på samme måde eller bedre derhjemme, end de kan på kontoret. De skal have adgang til sikkert og passende udstyr og samtidig sikre, at de kan arbejde komfortabelt og ergonomisk korrekt kropsholdning, når de bruger DSE.
Korrekt udstyr giver en jævn overgang til at arbejde hjemmefra og reducerer stress og fysiske lidelser. Som arbejdsgiverDu skal være enig med dine medarbejdere om:
- Væsentlige krav, for eksempel en pålidelig og sikker internetforbindelse og et passende skrivebord og stol
- Tilvejebringelse af udstyr, teknisk support og muligvis reparationer
- Mulige ergonomiske løsninger for at undgå skader som f.eks specialiseret mus og tastatur
Mens nogle arbejdere vil have ordentlige møbler i deres hjem, vil andre ikke. Du er nødt til at udføre individuelle DSE-vurderinger for at hjælpe dig med at beslutte, hvad der kræves for hver medarbejder i betragtning af deres omstændigheder. Når DSE-vurderingerne er udført, kan du vurdere, hvor du skal lægge mest vægt på at afbalancere de samlede risikoniveauer. Du forventes ikke at gøre alt, men snarere foretage rimeligt forudsigelige vurderinger for at gøre den bedste indsats.
Vores tip til et behageligt hjemmekontor
- Sørg for, at møbelopsætningen er sund. Mange mennesker arbejder ved spisebordet, hvilket kan være okay, hvis der er plads nok til dig og dit udstyr, samtidig med at du har plads til at strække dine ben.
- Hvis du ikke har et højdejusterbart bord, kan du f.eks. lægge din bærbare computer på et par bøger, et strygebræt eller et stativ til bærbar computer i løbet af dagen, så du kan stå op og arbejde fra en stående stilling
- Det er en glimrende idé at have en stol, der kan justeres til forskellige positioner. Hvis du ikke gør det, er nøgleordet stadig „variation“. Derfor skifter du stole i løbet af dagen eller finder ud af, hvordan du arbejder stående op.
- Du har brug for god belysning omkring din arbejdsstation. Dagslys er afgørende, da det bringer energi og øger stemningen. Invester også i en god bordlampe med en lysdæmper til de tidlige og sene timer.
- Ventilér altid i løbet af dagen for at have masser af ilt i dit hjem.
- Et tastatur og en computermus er afgørende, hvis du har brug for en god ergonomisk opsætning. Det sikrer, at du kan få skærmen, f.eks. din bærbare computer, højere op uden at løfte armene uhensigtsmæssigt fra den understøttende bordplade.
- Som et kirsebær oven på din ergonomisk arbejdsstation sundae, overvej en centreret mus, da det vil reducere risikoen for at få „musearmsyndrom“. Årsagen er, at det simpelthen giver dig mulighed for at bruge begge hænder foran kroppen.
Den RollerMouse Rød leveres også i en trådløs version, så det er let at transportere til og fra kontoret.
Databeskyttelse på hjemmekontoret
På næsten alle kontorer rundt om i Storbritannien er der standardprocedurer omkring it-sikkerhed og databeskyttelse. Medmindre du arbejder i branchen eller er lidt af en hobbyist, er det sandsynligvis ikke tilfældet hjemme hos dig. Din antivirussoftware er måske ikke så fremragende som den på kontoret, og den trådløse adgangskode er måske lettere at gætte.
Dette burde dog virkelig ikke være tilfældet. Du bør finde måder at implementere de samme procedurer i dit hjem, som du følger på kontoret.
Antag desuden, at dine medarbejdere håndterer oplysninger om forbrugere eller andre mennesker. I så fald skal du prioritere implementering af stramme datasikkerhedspraksis, da virksomheden har eneansvaret for dataene. Dette inkluderer en politik omkring databeskyttelse for hjemmekontormedarbejdere, da de skal have klare retningslinjer for, hvordan man beskytter og låser væk
Nedenfor kan du finde en sikkerhedstjekliste leveret af ICO (Information Commissioner's Office), der bruges med det samme.
Generelle principper
- Der er klare politikker, procedurer og vejledning for fjernpersonale, f.eks. adgang til, håndtering og bortskaffelse af personoplysninger.
- Vi bruger den nyeste version af vores fjernadgangsløsning.
- Personalet ved at bruge unikke og komplekse adgangskoder.
- Vi implementerer multifaktorautentificering på den bredest mulige måde.
- Vores skylagring er privat eller kun tilgængelig med et brugernavn eller adgangskode.
- Kun vigtigt personale har fuld adgang til opbevaringsområdet.
- Vi bruger ikke standard root- eller administrative konti til daglige aktiviteter. Derudover skal de være sikre.
Kilde: ICO
Hjemmekontorregler: Skattekrav og forsikring
Det er ikke kun indretningen, ergonomisk beslutningstagning og sikkerhedsaspekter, der er vigtige for hjemmekontorets regler. Skattemanden og forsikringsselskaberne har også noget at tilføje om emnet.
Skattekrav, når du arbejder hjemmefra
Reglerne omkring hjemmearbejde og skattekrav afhænger af, om du arbejder hjemmefra på fuld tid eller som en del af en hybridmodel. Også, om det er obligatorisk. Hvis du arbejder hjemmefra frivilligt, kan du ikke kræve nogen skattelettelser for dine omkostninger i forbindelse med at udføre dit job.
Hvis du arbejder hjemmefra regelmæssigt efter aftale med din arbejdsgiver (flere dage hjemme end på kontoret), du kan muligvis kræve skattelettelser for:
- Gas og elektricitet
- Målet vand
- Telefonopkald og internetadgang (hvis ikke leveret af din arbejdsgiver)
- IT-sikkerhed og databeskyttelse
Du kan ikke kræve samlede regninger, men snarere den del, der er relateret til arbejde. Hvis du har købt udstyr såsom en bærbar computer eller et tastatur, kan du også kræve skattelettelser.
Du får skattelettelser baseret på den sats, du betaler skat. Du kan vælge enten at kræve skattelettelser på:
- £6 om ugen.
- Det nøjagtige beløb af ekstra omkostninger, du har pådraget dig over det ugentlige beløb - du skal bruge beviser såsom kvitteringer, regninger eller kontrakter
Kilde: Storbritanniens regering & FMP Globalt
Forsikring på hjemmekontoret
Din arbejdsgivers forsikring dækker dig ikke på samme måde, som du var på kontoret, når du arbejdede hjemmefra. Det er velegnet for medarbejdere at kontrollere, at der ikke er problemer hjemme hos 1) deres boligforsikringsudbyder og 2) deres realkreditudbyder eller udlejer.
Hvordan lager og møbler dækkes afhænger udelukkende af, hvem der ejer de respektive enheder. For eksempel dækker din forsikring, hvis du arbejder på din privatejede computer på dit hjemmekontor. Omvendt dækker din arbejdsgivers forsikring dig, hvis de tilbyder en bærbar computer til dig.
Skader på hjemmekontoret
En Arbejdsgiverens ansvarsforsikring Dækning fjerner arbejdstagere til en vis grad, men det vil i sidste ende falde ned til den enkelte politik.
Forsikringen dækker alle „kontoraktiviteter“, der udføres hjemme eller eksternt. Dette omfatter alt arbejde i forbindelse med DSE-udstyr, hvorfor det er i virksomhedens bedste interesse at sikre det rigtige udstyr til en korrekt ergonomisk opsætning.
Nogle gråzoner skal dog undersøges, såsom andre skader påført i kontortiden. Lad os sige, at du vrider din ankel på vej for at få posten ved frokosttid. For at afklare disse skal du sørge for at få et godt overblik fra forsikringsudbyderen for at forstå, hvad der er dækket og ikke helt.
Kilde: Ashburnham Forsikring