Når du har medarbejdere, der arbejder hjemmefra, tror du måske, at du har outsourcet en del af ansvaret for at sikre et godt arbejdsmiljø og databeskyttelse. Men i de fleste tilfælde er regler og bestemmelser for hjemmekontoret meget lig dem, der gælder for kontoret.
Som arbejdsgiver er dit ansvar for dine medarbejderes sundhed og sikkerhed det samme som for enhver anden medarbejder. Det gælder både dem, der konsekvent arbejder hjemmefra i længere tid, og dem, der har en hybrid arbejdsplads, hvor de skifter mellem kontoret og hjemmet.
Det betyder, at din medarbejders arbejdsstation derhjemme skal være lige så veludstyret for at sikre, at de kan arbejde sikkert og effektivt. Arbejdsgivere og medarbejdere har dog et fælles ansvar for at sikre, at arbejdet hjemmefra forløber gnidningsløst. Som sådan skal arbejdsgivere altid:
- Vær åben for samtaler om hybride arbejdsordninger
- Overvej, hvilke jobs der kan udføres fleksibelt
- Diskuter med medarbejderen, hvordan man finder en passende løsning
En god proces til at sikre, at denne arbejdsstation lever op til standarden, er at foretage en risikovurdering for hjemmearbejdere. Du kan læse mere om risikovurderinger i vores artikel om emnet her.
Kilde: Sundheds- og sikkerhedsstyrelsen og ACAS
Har du styr på alle reglerne for dit hjemmekontor? Her er alt, hvad du har brug for at vide - fra ergonomi til indretning og lovgivning.
Regler for hjemmekontor: Udstyr
Som arbejdsgiver har du ansvaret for at beskytte dine medarbejdere mod sundhedsrisici i deres hjem, når de skal udføre deres arbejde. Det drejer sig om alt, hvad der er forbundet med at arbejde på en computer eller bærbar computer - også kendt som DSE (display screen equipment).
Dine medarbejdere skal kunne udføre deres arbejde på samme måde eller bedre derhjemme, end de kan på kontoret. De skal have adgang til sikkert og egnet udstyr, og det skal sikres, at de kan arbejde komfortabelt og i ergonomisk korrekte arbejdsstillinger, når de bruger DSE.
Korrekt udstyr giver en glidende overgang til hjemmearbejde og reducerer stress og fysiske skavanker. Som arbejdsgiver skal du aftale det med dine medarbejdere:
- Væsentlige krav, f.eks. en pålidelig og sikker internetforbindelse og et passende skrivebord og en stol.
- Tilvejebringelse af udstyr, teknisk support og muligvis reparationer
- Mulige ergonomiske løsninger for at undgå skader, f.eks.specialiserede mus og tastaturer
Nogle medarbejdere har ordentlige møbler i deres hjem, mens andre ikke har. Du skal foretage individuelle DSE-vurderinger for at hjælpe dig med at beslutte, hvad der er nødvendigt for hver enkelt medarbejder under de givne omstændigheder. Når DSE-vurderingerne er gennemført, kan du vurdere, hvor du skal lægge den største indsats for at afbalancere de overordnede risikoniveauer. Det forventes ikke, at du gør alt, men at du foretager rimeligt forudsigelige vurderinger for at gøre den bedste indsats.
Vores tips til et behageligt hjemmekontor
- Sørg for, at møblementet er i orden. Mange arbejder ved spisebordet, og det kan være fint, hvis der er plads nok til dig og dit udstyr, samtidig med at du har plads til at strække benene.
- Hvis du ikke har et højdejusterbart bord, kan du f.eks. sætte din bærbare computer på et par bøger, et strygebræt eller et laptopstativ i løbet af dagen, så du kan rejse dig og arbejde stående.
- Det er en rigtig god idé at have en stol, der kan indstilles til forskellige positioner. Hvis man ikke har det, er nøgleordet stadig "variation". Derfor skifter du stol i løbet af dagen eller finder ud af, hvordan du kan arbejde stående.
- Du har brug for god belysning omkring din arbejdsstation. Dagslys er afgørende, da det giver energi og løfter humøret. Invester også i en god skrivebordslampe med lysdæmper til de tidlige og sene timer.
- Luft altid ud i løbet af dagen for at få masser af ilt i dit hjem.
- Et tastatur og en computermus er afgørende, hvis du skal have en god ergonomisk opsætning. Det sikrer, at du kan få skærmen, f.eks. din bærbare computer, højere op uden at løfte armene uhensigtsmæssigt fra den understøttende bordplade.
- Som prikken over i'et på din ergonomiske arbejdsstation bør du overveje en centreret mus, da det reducerer risikoen for at få "musearmssyndrom". Årsagen er, at den simpelthen giver dig mulighed for at bruge begge hænder foran kroppen.
The RollerMouse Red also comes in a wireless version so that it is easy to transport to and from the office.
Databeskyttelse på hjemmearbejdspladsen
På næsten alle kontorer i Storbritannien er der standardprocedurer omkring it-sikkerhed og databeskyttelse. Medmindre du arbejder i industrien eller er lidt af en hobbyist, er det sandsynligvis ikke tilfældet hjemme hos dig. Din antivirussoftware er måske ikke så god som den på kontoret, og den trådløse adgangskode er måske lettere at gætte.
Men det burde ikke være tilfældet. Du bør finde måder at implementere de samme procedurer i dit hjem, som du følger på kontoret.
Antag desuden, at dine medarbejdere håndterer oplysninger om forbrugere eller andre personer. I så fald skal du prioritere at implementere en stram datasikkerhedspraksis, da virksomheden har eneansvaret for dataene. Dette omfatter en politik for databeskyttelse for medarbejdere på hjemmekontoret, da de skal have klar vejledning i, hvordan de beskytter og låser alle data væk.
Nedenfor kan du finde en sikkerhedstjekliste fra ICO (Information Commissioner's Office), som du kan bruge med det samme.
Generelle principper
- Der er klare politikker, procedurer og vejledning til eksterne medarbejdere, f.eks. i forbindelse med adgang til, håndtering og bortskaffelse af persondata.
- Vi bruger den nyeste version af vores fjernadgangsløsning.
- Personalet ved, at de skal bruge unikke og komplekse adgangskoder.
- Vi implementerer multifaktorautentificering på den bredest mulige måde.
- Vores cloud storage er privat eller kun tilgængelig med et brugernavn eller en adgangskode.
- Kun nødvendigt personale har fuld adgang til lagerområdet.
- Vi bruger ikke standard root- eller administratorkonti til daglige aktiviteter. Derudover skal de være sikre.
Kilde: ICO
Regler for hjemmekontor: Skattekrav og forsikring
Det er ikke kun indretningen, de ergonomiske beslutninger og sikkerhedsaspekterne, der er vigtige for reglerne for hjemmekontoret. Skattemanden og forsikringsselskaberne har også noget at tilføje om emnet.
Skattekrav, når du arbejder hjemmefra
Reglerne omkring hjemmearbejde og skattekrav afhænger af, om du arbejder hjemmefra på fuld tid eller som en del af en hybridmodel. Og om det er obligatorisk. Hvis du arbejder frivilligt hjemmefra, kan du ikke kræve skattelettelser for dine omkostninger i forbindelse med dit arbejde.
Hvis du arbejder hjemmefra regelmæssigt efter aftale med din arbejdsgiver (flere dage hjemme end på kontoret), kan du måske få skattefradrag for det:
- Gas og elektricitet
- Målt vand
- Telefonopkald og internetadgang (hvis det ikke leveres af din arbejdsgiver)
- IT-sikkerhed og databeskyttelse
Du kan ikke få fradrag for alle regninger, men kun for den del, der er relateret til arbejdet. Hvis du har købt udstyr som f.eks. en bærbar computer eller et tastatur, kan du også få skattefradrag.
Du får skattelettelse baseret på den sats, du betaler skat af. Du kan vælge enten at kræve skattelettelse på:
- £6 om ugen.
- Det nøjagtige beløb for de ekstra omkostninger, du har haft ud over det ugentlige beløb - du skal bruge beviser som kvitteringer, regninger eller kontrakter.
Kilde:Denbritiske regering og FMP Global
Forsikring på hjemmekontoret
Din arbejdsgivers forsikring dækker dig ikke på samme måde, som du gjorde på kontoret, når du arbejder hjemmefra. Det er hensigtsmæssigt, at medarbejderne tjekker, at der ikke er problemer med at arbejde hjemme hos 1) deres hjemforsikringsselskab og 2) deres realkreditinstitut eller udlejer.
Hvordan inventar og møbler er dækket, afhænger udelukkende af, hvem der ejer de respektive enheder. For eksempel vil din forsikring dække, hvis du arbejder på din privatejede computer på dit hjemmekontor. Omvendt vil din arbejdsgivers forsikring dække dig, hvis de stiller en bærbar computer til rådighed for dig.
Skader på hjemmekontoret
En arbejdsgiveransvarsforsikring dækker til en vis grad, men det vil i sidste ende afhænge af den enkelte police.
Forsikringen dækker alle "kontoraktiviteter", der udføres hjemme eller på afstand. Dette omfatter alt arbejde, der er forbundet med DSE-udstyr, hvorfor det er i virksomhedens bedste interesse at sikre det rigtige udstyr til en korrekt ergonomisk opsætning.
Der er dog nogle gråzoner, som skal undersøges, f.eks. andre skader, der opstår i arbejdstiden. Lad os sige, at du vrider om på anklen, når du er på vej til at hente posten ved frokosttid. For at afklare dette skal du sørge for at få et godt overblik fra forsikringsselskabet for at forstå, hvad der er dækket og ikke helt.
Kilde: Ashburnham Forsikring