Lorsque des employés travaillent à domicile, on peut penser que l'on a réussi à externaliser certaines responsabilités afin de garantir un bon environnement de travail et la protection des données. Cependant, dans la plupart des cas, les règles et réglementations relatives au travail à domicile sont assez similaires à celles qui s'appliquent au bureau.
En tant qu'employeur, vos responsabilités en matière de santé et de sécurité de vos travailleurs sont les mêmes que pour tout autre travailleur. Cela s'applique à ceux qui travaillent régulièrement à domicile pendant une longue période et à ceux qui ont un lieu de travail hybride, oscillant entre le bureau et le domicile.
Cela signifie que le poste de travail de votre employé à domicile doit être tout aussi bien équipé pour lui permettre de travailler efficacement et en toute sécurité. Toutefois, les employeurs et les employés partagent la responsabilité de veiller à ce que le travail à domicile se déroule sans heurts. À ce titre, les employeurs doivent toujours :
- Être ouvert à des conversations sur les modalités de travail hybrides
- Déterminer quels sont les emplois qui peuvent être exercés de manière flexible
- Discuter avec le travailleur de la manière de trouver une solution appropriée
Une bonne façon de s'assurer que ce poste de travail est conforme aux normes est de procéder à une évaluation des risques pour les travailleurs à domicile. Pour en savoir plus sur les évaluations des risques, consultez notre article sur le sujet ici.
Source : Health & Safety Executive & ACAS
Connaissez-vous toutes les règles concernant votre bureau à domicile ? Voici tout ce qu'il faut savoir, de l'ergonomie à l'aménagement intérieur en passant par la législation.
Règlement sur le travail à domicile : Equipement
En tant qu'employeur, vous avez la responsabilité de protéger vos travailleurs des risques sanitaires à leur domicile lorsqu'il s'agit de leur permettre d'effectuer leur travail. Il s'agit de tout ce qui est lié au travail sur un ordinateur ou un portable - également connu sous le nom d'équipement à écran de visualisation (DSE).
Vos travailleurs doivent pouvoir effectuer leur travail à domicile de la même manière, voire mieux, qu'au bureau. Ils doivent avoir accès à des équipements sûrs et adaptés, tout en veillant à ce qu'ils puissent travailler confortablement et adopter une posture ergonomique correcte lorsqu'ils utilisent des DSE.
Un équipement adéquat permet une transition en douceur vers le travail à domicile et réduit le stress et les troubles physiques. En tant qu'employeur, vous devez vous mettre d'accord avec vos employés sur les points suivants :
- Exigences essentielles, par exemple, une connexion internet fiable et sécurisée, un bureau et une chaise adaptés.
- Fournir de l'équipement, une assistance technique et éventuellement des réparations
- Solutions ergonomiques possibles pour éviter les blessures, telles que dessouris et des claviers spécialisés
Si certains travailleurs disposent d'un mobilier adéquat à leur domicile, d'autres n'en ont pas. Vous devez procéder à des évaluations individuelles de la DSE pour vous aider à décider de ce qui est nécessaire pour chaque travailleur, compte tenu de sa situation. Une fois les évaluations DSE effectuées, vous pouvez déterminer où il convient de déployer le plus d'efforts pour équilibrer les niveaux de risque globaux. On n'attend pas de vous que vous fassiez tout, mais plutôt que vous procédiez à des évaluations raisonnablement prévisibles afin de déployer les meilleurs efforts possibles.
Nos conseils pour un bureau à domicile confortable
- Veillez à ce que le mobilier soit bien disposé. De nombreuses personnes travaillent à la table à manger, ce qui peut convenir si l'espace est suffisant pour vous et votre équipement tout en vous permettant de vous dégourdir les jambes.
- Si vous ne disposez pas d'une table réglable en hauteur, vous pouvez, par exemple, poser votre ordinateur portable sur quelques livres, une planche à repasser ou un support pour ordinateur portable pendant la journée, afin de pouvoir vous lever et travailler en position debout.
- C'est une excellente idée d'avoir une chaise qui peut être réglée dans différentes positions. Dans le cas contraire, le mot-clé reste "variation". Il faut donc changer de chaise au cours de la journée ou trouver un moyen de travailler debout.
- Vous avez besoin d'un bon éclairage autour de votre poste de travail. La lumière du jour est essentielle, car elle apporte de l'énergie et stimule l'humeur. Investissez également dans une bonne lampe de bureau avec un variateur d'intensité pour les heures matinales et tardives.
- Aérez toujours pendant la journée pour avoir suffisamment d'oxygène dans votre maison.
- Un clavier et une souris d'ordinateur sont indispensables à une bonne configuration ergonomique . Ils vous permettent d'atteindre l'écran, par exemple votre ordinateur portable, plus haut sans lever les bras de manière inappropriée de la table de support.
- Comme cerise sur le sundae de votre poste de travail ergonomique, envisagez une souris centrée, car elle réduira le risque de souffrir du "syndrome du bras de la souris". En effet, elle vous permet tout simplement d'utiliser vos deux mains devant votre corps.
The RollerMouse Red also comes in a wireless version so that it is easy to transport to and from the office.
Protection des données dans le télétravail
Dans presque tous les bureaux du Royaume-Uni, il existe des procédures standard en matière de sécurité informatique et de protection des données. À moins que vous ne travailliez dans l'industrie ou que vous ne soyez un amateur, ce n'est probablement pas le cas chez vous. Votre logiciel antivirus n'est peut-être pas aussi performant que celui du bureau, et le mot de passe du réseau sans fil est peut-être plus facile à deviner.
Pourtant, cela ne devrait pas être le cas. Vous devez trouver des moyens de mettre en œuvre chez vous les mêmes procédures que celles que vous suivez au bureau.
En outre, supposons que vos employés traitent des informations sur des consommateurs ou d'autres personnes. Dans ce cas, vous devez donner la priorité à la mise en œuvre de pratiques strictes en matière de sécurité des données, car l'entreprise est seule responsable des données. Cela inclut une politique de protection des données pour les travailleurs à domicile, qui doivent disposer de conseils clairs sur la manière de protéger et de verrouiller les données.
Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle de sécurité fournie par l'ICO (Information Commissioner's Office) qui peut être utilisée immédiatement.
Principes généraux
- Il existe des politiques, des procédures et des orientations claires pour le personnel à distance, par exemple en ce qui concerne l'accès, le traitement et l'élimination des données à caractère personnel.
- Nous utilisons la version la plus récente de notre solution d'accès à distance.
- Le personnel sait qu'il doit utiliser des mots de passe uniques et complexes.
- Nous mettons en œuvre l'authentification multifactorielle de la manière la plus large possible.
- Notre stockage en nuage est privé ou accessible uniquement avec un nom d'utilisateur ou un mot de passe.
- Seul le personnel indispensable a accès à la zone de stockage.
- Nous n'utilisons pas les comptes root ou administratifs par défaut pour les activités quotidiennes. En outre, ils doivent être sécurisés.
Source : ICO
Réglementation relative aux bureaux à domicile : Déclarations fiscales et assurances
Il n'y a pas que l'aménagement intérieur, la prise de décision ergonomique et les aspects de sécurité qui sont importants pour les règles du bureau à domicile. Le fisc et les compagnies d'assurance ont également leur mot à dire à ce sujet.
Déclarations fiscales pour le travail à domicile
La réglementation relative au travail à domicile et aux demandes de remboursement d'impôts varie selon que vous travaillez à domicile à temps plein ou dans le cadre d'un modèle hybride. Il faut également savoir s'il s'agit d'un travail obligatoire. Si vous travaillez à domicile de votre plein gré, vous ne pouvez prétendre à aucune réduction d'impôt sur les coûts liés à votre travail.
Si vous travaillez régulièrement à domicile en accord avec votre employeur (plus de jours à domicile qu'au bureau), vous pouvez peut-être bénéficier d'une réduction d'impôt:
- Gaz et électricité
- Eau mesurée
- Appels téléphoniques et accès à l'internet (s'ils ne sont pas fournis par votre employeur)
- Sécurité informatique et protection des données
Vous ne pouvez pas demander le remboursement de la totalité des factures, mais de la partie liée au travail. Si vous avez acheté du matériel tel qu'un ordinateur portable ou un clavier, vous pouvez également bénéficier d'une réduction d'impôt.
Vous bénéficierez d'une réduction d'impôt en fonction du taux d'imposition que vous payez. Vous pouvez choisir de demander une réduction d'impôt sur :
- 6 £ par semaine.
- Le montant exact des frais supplémentaires que vous avez encourus au-delà du montant hebdomadaire - vous aurez besoin de preuves telles que des reçus, des factures ou des contrats.
Source :Gouvernement britannique et FMP Global
L'assurance dans le bureau à domicile
L'assurance de votre employeur ne vous couvre pas de la même manière qu'au bureau lorsque vous travaillez à domicile. Il convient que les employés vérifient que le travail à domicile ne pose aucun problème auprès 1) de leur assureur habitation et 2) de leur fournisseur d'hypothèque ou de leur propriétaire.
La couverture de l'inventaire et du mobilier dépend uniquement du propriétaire des unités respectives. Par exemple, votre assurance vous couvrira si vous travaillez sur votre ordinateur personnel dans votre bureau à domicile. Inversement, l'assurance de votre employeur vous couvrira s'il met un ordinateur portable à votre disposition.
Blessures au travail à domicile
Une assurance responsabilité civile de l'employeur couvre les travailleurs dans une certaine mesure, mais cela dépend en fin de compte de la police d'assurance individuelle.
L'assurance couvre toutes les "activités de bureau" effectuées à domicile ou à distance. L'entreprise a donc tout intérêt à s'assurer qu'elle dispose de l'équipement adéquat pour une configuration ergonomique appropriée.
Cependant, certaines zones d'ombre doivent être vérifiées, comme les autres blessures subies pendant les heures de bureau. Supposons que vous vous tordiez la cheville en allant chercher le courrier à l'heure du déjeuner. Pour éclaircir ces points, assurez-vous d'obtenir une bonne vue d'ensemble de la part de l'assureur afin de comprendre ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas entièrement.
Source : Ashburnham Insurance