Lorsque vos employés travaillent à domicile, vous pensez peut-être avoir externalisé avec succès certaines responsabilités afin de garantir un bon environnement de travail et la protection des données. Cependant, dans la plupart des cas, les règles et réglementations du bureau à domicile sont assez similaires à celles concernant le bureau.
En tant qu'employeur, vos responsabilités en matière de santé et de sécurité de vos travailleurs restent les mêmes que celles de tout autre travailleur. Cela s'applique à ceux qui travaillent régulièrement à domicile à long terme et à ceux qui ont un lieu de travail hybride, passant du bureau à la maison.
Cela signifie que le poste de travail de vos employés à domicile doit être tout aussi bien équipé pour qu'ils puissent travailler efficacement et en toute sécurité. Les employeurs et les employés partagent toutefois la responsabilité conjointe de veiller au bon déroulement du travail à domicile. À ce titre, les employeurs doivent toujours :
- Soyez ouvert aux discussions sur les modalités de travail hybrides
- Déterminez quelles tâches peuvent être effectuées de manière flexible
- Discutez avec le travailleur de la manière de trouver une solution adaptée
Un bon processus pour s'assurer que ce poste de travail est conforme aux normes consiste à effectuer une évaluation des risques pour les travailleurs à domicile. Vous pouvez en savoir plus sur les évaluations des risques dans notre article sur le sujet ici.
Source : Responsable de la santé et de la sécurité & ACAS
Connaissez-vous toutes les règles concernant votre bureau à domicile ? Voici tout ce que vous devez savoir, de l'ergonomie à l'aménagement intérieur en passant par la législation.
Réglementation du bureau à domicile : équipement
En tant qu'employeur, vous avez la responsabilité de protéger vos travailleurs des risques pour leur santé à domicile lorsqu'il s'agit de leur capacité à faire leur travail. Il s'articule autour de tout ce qui est lié au travail sur un ordinateur ou un ordinateur portable, également appelé équipement à écran d'affichage (DSE).
Vos employés doivent être en mesure de faire leur travail de la même manière, voire mieux, à la maison qu'au bureau. Ils doivent avoir accès à un équipement sûr et adapté tout en veillant à pouvoir travailler confortablement et dans une posture ergonomique correcte lors de l'utilisation du DSE.
Un équipement approprié permet une transition en douceur vers le travail à domicile et réduit le stress et les maux physiques. En tant qu'employeur, vous devez vous mettre d'accord avec vos employés sur:
- Exigences essentielles, par exemple une connexion Internet fiable et sécurisée et un bureau et une chaise adaptés
- Fournir de l'équipement, un support technique et éventuellement des réparations
- Solutions ergonomiques possibles pour éviter les blessures, telles que souris et clavier spécialisés
Alors que certains travailleurs disposeront de meubles appropriés chez eux, d'autres non. Vous devez conduire évaluations individuelles du DSE pour vous aider à décider de ce qui est requis pour chaque employé, compte tenu de sa situation. Une fois les évaluations DSE terminées, vous pouvez déterminer les domaines dans lesquels vous devez déployer le plus d'efforts pour équilibrer les niveaux de risque globaux. On ne s'attend pas à ce que vous fassiez tout, mais plutôt à effectuer des évaluations raisonnablement prévisibles afin de faire de votre mieux.
Nos conseils pour un bureau à domicile confortable
- Assurez-vous que la configuration des meubles est correcte. De nombreuses personnes travaillent à la table à manger, ce qui peut être bien s'il y a suffisamment d'espace pour vous et votre équipement tout en vous laissant de la place pour vous dégourdir les jambes.
- Si vous n'avez pas de table réglable en hauteur, vous pouvez par exemple poser votre ordinateur portable sur quelques livres, une planche à repasser ou un support pour ordinateur portable pendant la journée, afin de pouvoir vous lever et travailler debout
- C'est une excellente idée d'avoir une chaise qui peut être réglée dans différentes positions. Si ce n'est pas le cas, le mot clé est toujours « variation ». Par conséquent, vous changez de chaise pendant la journée ou vous apprenez à travailler debout.
- Vous avez besoin d'un bon éclairage autour de votre poste de travail. La lumière du jour est cruciale, car elle apporte de l'énergie et améliore l'humeur. Investissez également dans une bonne lampe de bureau avec un variateur d'intensité pour les heures matinales et tardives.
- Aérez toujours pendant la journée pour avoir suffisamment d'oxygène dans votre maison.
- Un clavier et une souris d'ordinateur sont essentiels si vous avez besoin d'un bon ergonomique configuration. Cela vous permet de placer l'écran, par exemple votre ordinateur portable, plus haut sans lever les bras de manière inappropriée depuis le dessus de la table qui le soutient.
- En guise de cerise sur le gâteau ergonomique sundae pour poste de travail, pensez à un souris centrée, car cela réduira le risque de contracter le « syndrome du bras de la souris ». La raison en est qu'il vous permet simplement d'utiliser les deux mains devant le corps.
Le RollerMouse rouge est également disponible en version sans fil afin qu'il soit facile à transporter depuis et vers le bureau.
Protection des données au bureau à domicile
Dans presque tous les bureaux du Royaume-Uni, il existe des procédures standard en matière de sécurité informatique et de protection des données. À moins que vous ne travailliez dans l'industrie ou que vous ne soyez un peu amateur, ce n'est probablement pas le cas chez vous. Votre logiciel antivirus n'est peut-être pas aussi performant que celui du bureau, et le mot de passe du réseau sans fil est peut-être plus facile à deviner.
Cependant, cela ne devrait vraiment pas être le cas. Vous devriez trouver des moyens de mettre en œuvre à la maison les mêmes procédures que celles que vous suivez au bureau.
Supposons également que vos employés traitent des informations sur des consommateurs ou d'autres personnes. Dans ce cas, vous devez donner la priorité à la mise en œuvre de pratiques strictes en matière de sécurité des données, car l'entreprise est seule responsable des données. Cela inclut une politique de protection des données pour les employés travaillant à domicile, car ils doivent disposer de directives claires sur la manière de protéger et de verrouiller tout
Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle de sécurité fournie par l'ICO (Information Commissioner's Office) à utiliser immédiatement.
Principes généraux
- Il existe des politiques, des procédures et des directives claires pour le personnel travaillant à distance, par exemple en ce qui concerne l'accès, le traitement et la suppression des données personnelles.
- Nous utilisons la version la plus récente de notre solution d'accès à distance.
- Le personnel sait utiliser des mots de passe uniques et complexes.
- Nous mettons en œuvre l'authentification multifactorielle de la manière la plus large possible.
- Notre stockage dans le cloud est privé ou accessible uniquement avec un nom d'utilisateur ou un mot de passe.
- Seul le personnel essentiel a un accès complet à la zone de stockage.
- Nous n'utilisons aucun compte root ou administratif par défaut pour nos activités quotidiennes. De plus, ils doivent être sécurisés.
Source : ICO
Réglementation du siège social : réclamations fiscales et assurances
L'aménagement intérieur, la prise de décisions ergonomiques et les aspects de sécurité ne sont pas les seuls à être importants pour les règles du bureau à domicile. Le fisc et les compagnies d'assurance ont également quelque chose à ajouter à ce sujet.
Réclamations fiscales en cas de travail à domicile
Les réglementations relatives au travail à domicile et aux déclarations fiscales varient selon que vous travaillez à domicile à plein temps ou dans le cadre d'un modèle hybride. Également, si c'est obligatoire. Si vous travaillez volontairement à domicile, vous ne pouvez prétendre à aucun allégement fiscal sur les frais liés à l'exercice de votre travail.
Si vous travaillez régulièrement à domicile en accord avec votre employeur (plus de jours à la maison qu'au bureau), vous pourrez peut-être demander un allégement fiscal pour:
- Gaz et électricité
- Eau mesurée
- Appels téléphoniques et accès à Internet (si cela n'est pas fourni par votre employeur)
- Sécurité informatique et protection des données
Vous ne pouvez pas réclamer le total des factures mais plutôt la partie liée au travail. Si vous avez acheté du matériel tel qu'un ordinateur portable ou un clavier, vous pouvez également demander un allégement fiscal.
Vous bénéficierez d'un allégement fiscal en fonction du taux d'imposition que vous payez. Vous pouvez choisir de demander un allégement fiscal sur :
- 6£ par semaine.
- Le montant exact des frais supplémentaires que vous avez engagés au-delà du montant hebdomadaire. Vous aurez besoin de preuves telles que des reçus, des factures ou des contrats
Source : Gouvernement britannique & FMP Global
Assurance au bureau à domicile
L'assurance de votre employeur ne vous couvre pas de la même manière que vous étiez au bureau lorsque vous travailliez à domicile. Il convient aux employés de vérifier qu'aucun problème ne se pose lors du travail à domicile auprès 1) de leur assureur habitation et 2) de leur fournisseur de prêts hypothécaires ou de leur propriétaire.
La façon dont les stocks et les meubles sont couverts dépend uniquement du propriétaire des unités respectives. Par exemple, votre assurance couvrira si vous travaillez sur votre ordinateur personnel dans votre bureau à domicile. Inversement, l'assurance de votre employeur vous couvrira s'il vous propose un ordinateur portable.
Blessures au bureau à domicile
Un Assurance responsabilité de l'employeur couvrir le retrait des travailleurs dans une certaine mesure, mais cela dépendra en fin de compte de la politique individuelle.
L'assurance couvre toutes les « activités de bureau » effectuées à domicile ou à distance. Cela inclut tous les travaux associés aux équipements DSE, c'est pourquoi il est dans l'intérêt de l'entreprise de garantir le bon équipement pour une configuration ergonomique appropriée.
Cependant, certaines zones grises doivent être vérifiées, comme d'autres blessures subies pendant les heures de bureau. Supposons que vous vous tordiez la cheville en allant chercher le courrier à l'heure du déjeuner. Pour clarifier ces points, assurez-vous d'obtenir un bon aperçu de la part de l'assureur afin de comprendre ce qui est couvert et non pas entièrement.
Source : Assurance Ashburnham