Wenn Sie Mitarbeiter haben, die von zu Hause aus arbeiten, denken Sie vielleicht, dass Sie einige der Aufgaben erfolgreich ausgelagert haben, um ein gutes Arbeitsumfeld und den Datenschutz zu gewährleisten. In den meisten Fällen sind die Regeln und Vorschriften für das Home-Office jedoch denen im Büro ziemlich ähnlich.
Als Arbeitgeber bleibt Ihre Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Arbeitnehmer dieselbe wie für jeden Arbeitnehmer. Dies gilt für diejenigen, die dauerhaft von zu Hause aus arbeiten, und für diejenigen, die einen hybriden Arbeitsplatz haben, der zwischen Büro und Zuhause wechselt.
Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter zu Hause genauso gut ausgestattet sein muss, damit sie sicher und effektiv arbeiten können. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen jedoch gemeinsam die Verantwortung dafür, dass die Arbeit von zu Hause aus reibungslos funktioniert. Daher müssen Arbeitgeber immer:
- Seien Sie offen für Gespräche über hybride Arbeitsregelungen
- Überlegen Sie, welche Jobs flexibel erledigt werden können
- Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter, wie eine geeignete Lösung gefunden werden kann
Ein gutes Verfahren, um sicherzustellen, dass dieser Arbeitsplatz den Standards entspricht, ist die Durchführung einer Risikobewertung für Heimarbeiter. Weitere Informationen zu Risikobewertungen finden Sie in unserem Beitrag zu diesem Thema hier.
Quelle: Leiter für Gesundheit und Sicherheit & ACAS
Kennen Sie alle Regeln für Ihr Homeoffice? Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen — von der Ergonomie über die Innenarchitektur bis hin zur Gesetzgebung.
Vorschriften für das Home-Office: Ausstattung
Als Arbeitgeber Sie haben die Verantwortung, Ihre Arbeitnehmer zu schützen vor Gesundheitsrisiken in ihren Häusern, wenn es darum geht, dass sie ihrer Arbeit nachgehen können. Es dreht sich um alles, was mit der Arbeit an einem Computer oder Laptop zusammenhängt — auch bekannt als Display Screen Equipment (DSE).
Ihre Mitarbeiter müssen in der Lage sein, ihre Arbeit zu Hause ähnlich oder besser zu erledigen als im Büro. Sie müssen Zugang zu sicheren und geeigneten Geräten haben und gleichzeitig sicherstellen, dass sie bei der Verwendung von DSE bequem und ergonomisch korrekt arbeiten können.
Die richtige Ausrüstung sorgt für einen reibungslosen Übergang zur Arbeit von zu Hause aus und reduziert Stress und körperliche Beschwerden. Als Arbeitgeber, Sie müssen sich mit Ihren Mitarbeitern auf Folgendes einigen:
- Grundlegende Anforderungen, z. B. eine zuverlässige und sichere Internetverbindung sowie ein passender Schreibtisch und Stuhl
- Bereitstellung von Ausrüstung, technischem Support und möglicherweise Reparaturen
- Mögliche ergonomische Lösungen zur Vermeidung von Verletzungen wie spezielle Maus und Tastatur
Während einige Arbeiter angemessene Möbel in ihren Häusern haben, werden andere dies nicht tun. Du musst dirigieren individuelle DSE-Assessments um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, was für jeden Mitarbeiter unter Berücksichtigung seiner Umstände erforderlich ist. Wenn die DSE-Bewertungen abgeschlossen sind, können Sie beurteilen, wo Sie die größten Anstrengungen unternehmen müssen, um das Gesamtrisiko auszugleichen. Es wird nicht erwartet, dass Sie alles tun, sondern dass Sie einigermaßen vorhersehbare Bewertungen durchführen, um die besten Anstrengungen zu unternehmen.
Unsere Tipps für ein komfortables Home-Office
- Vergewissern Sie sich, dass die Einrichtung der Möbel solide ist. Viele Menschen arbeiten am Esstisch, was in Ordnung sein kann, wenn genügend Platz für Sie und Ihre Ausrüstung vorhanden ist und Sie gleichzeitig Platz haben, um Ihre Beine zu strecken.
- Wenn Sie keinen höhenverstellbaren Tisch haben, können Sie Ihren Laptop beispielsweise tagsüber auf ein paar Bücher, ein Bügelbrett oder einen Laptopständer stellen, sodass Sie im Stehen aufstehen und arbeiten können
- Es ist eine hervorragende Idee, einen Stuhl zu haben, der in verschiedene Positionen eingestellt werden kann. Wenn Sie dies nicht tun, lautet das Schlüsselwort immer noch „Variation“. Deshalb wechselt man im Laufe des Tages die Stühle oder findet heraus, wie man im Stehen arbeitet.
- Sie benötigen eine gute Beleuchtung rund um Ihren Arbeitsplatz. Tageslicht ist entscheidend, da es Energie spendet und die Stimmung hebt. Investieren Sie außerdem in eine gute Schreibtischlampe mit Dimmer für die frühen und späten Stunden.
- Lüften Sie tagsüber immer, um ausreichend Sauerstoff in Ihrem Zuhause zu haben.
- Eine Tastatur und eine Computermaus sind unerlässlich, wenn Sie eine gute ergonomisch einrichten. Es sorgt dafür, dass Sie den Bildschirm, z. B. Ihren Laptop, höher stellen können, ohne die Arme unangemessen von der tragenden Tischplatte abzuheben.
- Als Sahnehäubchen auf deinem ergonomisch Eisbecher am Arbeitsplatz, ziehen Sie einen in Betracht zentrierte Maus, da es das Risiko verringert, an einem „Mausarmsyndrom“ zu erkranken. Der Grund dafür ist, dass Sie damit einfach beide Hände vor dem Körper benutzen können.
Das RollerMouse Rot ist auch in einer kabellosen Version erhältlich, sodass es einfach zum und vom Büro transportiert werden kann.
Datenschutz im Home-Office
In fast allen Büros im Vereinigten Königreich gibt es Standardverfahren rund um IT-Sicherheit und Datenschutz. Sofern Sie nicht in der Branche arbeiten oder ein Hobbyist sind, ist dies bei Ihnen zu Hause wahrscheinlich nicht der Fall. Ihre Antivirensoftware ist möglicherweise nicht so hervorragend wie die im Büro, und das WLAN-Passwort ist möglicherweise einfacher zu erraten.
Dies sollte jedoch wirklich nicht der Fall sein. Sie sollten Wege finden, dieselben Verfahren bei Ihnen zu Hause umzusetzen, die Sie im Büro befolgen.
Nehmen wir außerdem an, dass Ihre Mitarbeiter mit Informationen über Verbraucher oder andere Personen umgehen. In diesem Fall müssen Sie der Implementierung strenger Datensicherheitspraktiken Priorität einräumen, da das Unternehmen die alleinige Verantwortung für die Daten trägt. Dazu gehört auch eine Datenschutzpolitik für Mitarbeiter im Home-Office, da für sie klare Leitlinien zum Schutz und zur Sperrung von Daten erforderlich sind
Im Folgenden finden Sie eine vom ICO (Information Commissioner's Office) bereitgestellte Sicherheitscheckliste, die sofort verwendet werden kann.
Allgemeine Grundsätze
- Es gibt klare Richtlinien, Verfahren und Anleitungen für Mitarbeiter an entfernten Standorten, z. B. für den Zugriff auf personenbezogene Daten, deren Handhabung und Entsorgung.
- Wir verwenden die neueste Version unserer Fernzugriffslösung.
- Die Mitarbeiter wissen, wie man einzigartige und komplexe Passwörter verwendet.
- Wir implementieren die Multifaktor-Authentifizierung auf die breiteste Art und Weise.
- Unser Cloud-Speicher ist privat oder nur mit einem Benutzernamen oder Passwort zugänglich.
- Nur unverzichtbares Personal hat vollen Zugang zum Lagerbereich.
- Wir verwenden keine Standard-Root- oder Administratorkonten für alltägliche Aktivitäten. Darüber hinaus müssen sie sicher sein.
Quelle: ICO
Homeoffice-Bestimmungen: Steuerforderungen und Versicherungen
Nicht nur die Inneneinrichtung, ergonomische Entscheidungen und Sicherheitsaspekte sind wichtig für die Regeln des Home-Office. Auch das Finanzamt und die Versicherungsunternehmen haben dem Thema etwas hinzuzufügen.
Steuerforderungen bei Heimarbeit
Die Vorschriften für die Arbeit von zu Hause aus und die Steuerforderungen hängen davon ab, ob Sie Vollzeit oder im Rahmen eines Hybridmodells von zu Hause aus arbeiten. Außerdem, ob es verpflichtend ist. Wenn Sie freiwillig von zu Hause aus arbeiten, können Sie keine Steuerermäßigung von Ihren Kosten im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit geltend machen.
Wenn Sie in Absprache mit Ihrem Arbeitgeber regelmäßig von zu Hause aus arbeiten (mehr Tage zu Hause als im Büro), Sie können möglicherweise Steuererleichterungen beantragen für:
- Gas und Elektrizität
- Gemessenes Wasser
- Telefonanrufe und Internetzugang (falls nicht von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt)
- IT-Sicherheit und Datenschutz
Sie können nicht die Gesamtrechnungen geltend machen, sondern den Teil, der mit der Arbeit zusammenhängt. Wenn Sie Geräte wie einen Laptop oder eine Tastatur gekauft haben, können Sie auch Steuererleichterungen beantragen.
Sie erhalten Steuererleichterungen, die auf dem Steuersatz basieren, den Sie zahlen. Sie können wählen, ob Sie eine Steuerermäßigung beantragen möchten für:
- 6 Pfund die Woche.
- Die genaue Höhe der zusätzlichen Kosten, die Ihnen über dem wöchentlichen Betrag entstanden sind. Sie benötigen Belege wie Quittungen, Rechnungen oder Verträge
Quelle: Regierung des Vereinigten Königreichs & FMP Weltweit
Versicherung im Home-Office
Die Versicherung Ihres Arbeitgebers deckt Sie nicht so ab, wie Sie im Büro waren, als Sie von zu Hause aus gearbeitet haben. Es ist für Arbeitnehmer geeignet, zu überprüfen, ob sie zu Hause mit 1) ihrem Hausversicherer und 2) ihrem Hypothekenanbieter oder Vermieter arbeiten können.
Wie Inventar und Mobiliar abgedeckt werden, hängt ausschließlich davon ab, wem die jeweiligen Einheiten gehören. Ihre Versicherung deckt beispielsweise ab, wenn Sie in Ihrem Heimbüro an Ihrem privaten Computer arbeiten. Umgekehrt deckt die Versicherung Ihres Arbeitgebers Sie ab, wenn er Ihnen einen Laptop anbietet.
Verletzungen im Home-Office
Ein Betriebshaftpflichtversicherung Versicherungsschutz entfernt Arbeitnehmer bis zu einem gewissen Grad, aber letztendlich wird es auf die individuelle Police ankommen.
Die Versicherung deckt alle „Bürotätigkeiten“ ab, die zu Hause oder aus der Ferne ausgeführt werden. Dies schließt alle Arbeiten im Zusammenhang mit DSE-Geräten ein. Deshalb ist es im besten Interesse des Unternehmens, sicherzustellen, dass die richtige Ausrüstung für eine korrekte ergonomische Einrichtung verwendet wird.
Einige Grauzonen müssen jedoch ausgecheckt werden, z. B. andere Verletzungen, die während der Bürozeiten erlitten wurden. Nehmen wir an, Sie verdrehen sich auf dem Weg zur Post zur Mittagszeit den Knöchel. Um diese zu klären, sollten Sie sich beim Versicherer einen guten Überblick verschaffen, um zu verstehen, was abgedeckt ist und nicht vollständig.
Quelle: Ashburnham-Versicherung