Wenn Sie Mitarbeiter haben, die von zu Hause aus arbeiten, denken Sie vielleicht, dass Sie einen Teil der Verantwortung für ein gutes Arbeitsumfeld und den Datenschutz erfolgreich ausgelagert haben. In den meisten Fällen sind die Regeln und Vorschriften für das Homeoffice jedoch denen für das Büro ziemlich ähnlich.
Als Arbeitgeber tragen Sie die gleiche Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Arbeitnehmer wie für jeden anderen Arbeitnehmer auch. Dies gilt sowohl für diejenigen, die dauerhaft von zu Hause aus arbeiten, als auch für diejenigen, die einen gemischten Arbeitsplatz haben und zwischen Büro und zu Hause wechseln.
Das bedeutet, dass der Arbeitsplatz Ihres Mitarbeiters zu Hause genauso gut ausgestattet sein muss, damit er sicher und effektiv arbeiten kann. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen jedoch gemeinsam die Verantwortung dafür, dass die Arbeit von zu Hause aus reibungslos funktioniert. Daher müssen Arbeitgeber immer:
- Seien Sie offen für Gespräche über hybride Arbeitsformen
- Überlegen Sie, welche Aufgaben flexibel erledigt werden können
- Besprechen Sie mit dem Arbeitnehmer, wie er eine geeignete Lösung finden kann.
Ein gutes Verfahren, um sicherzustellen, dass dieser Arbeitsplatz den Standards entspricht, ist die Durchführung einer Risikobewertung für Heimarbeiter. Mehr über Gefährdungsbeurteilungen erfahren Sie in unserem Beitrag zu diesem Thema hier.
Quelle: Health & Safety Executive & ACAS
Kennen Sie alle Regeln, die für Ihr Homeoffice gelten? Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen - von der Ergonomie über die Inneneinrichtung bis hin zu den Rechtsvorschriften.
Vorschriften für das Home Office: Ausrüstung
Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, Ihre Arbeitnehmer zu Hause vor Gesundheitsrisiken zu schützen, wenn es darum geht, dass sie ihre Arbeit verrichten können. Dabei geht es um alles, was mit der Arbeit an einem Computer oder Laptop - auch bekannt als Bildschirmgeräte (DSE) - zusammenhängt.
Ihre Arbeitnehmer müssen in der Lage sein, ihre Arbeit zu Hause ähnlich oder besser auszuführen als im Büro. Sie müssen Zugang zu sicheren und geeigneten Geräten haben und gleichzeitig sicherstellen, dass sie bei der Verwendung von Bildschirmarbeitsplätzen bequem und in ergonomisch korrekter Haltung arbeiten können.
Die richtige Ausstattung sorgt für einen reibungslosen Übergang zur Arbeit von zu Hause aus und verringert Stress und körperliche Beschwerden. Als Arbeitgeber müssen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern darüber einigen:
- Grundlegende Anforderungen, z. B. eine zuverlässige und sichere Internetverbindung sowie ein passender Schreibtisch und Stuhl
- Bereitstellung von Ausrüstung, technischem Support und eventuell Reparaturen
- Mögliche ergonomische Lösungen zur Vermeidung von Verletzungen wiespezielle Mäuse und Tastaturen
Einige Arbeitnehmer haben in ihrer Wohnung geeignete Möbel, andere nicht. Sie müssen individuelle DSE-Bewertungen durchführen, damit Sie entscheiden können, was für jeden Mitarbeiter unter den jeweiligen Umständen erforderlich ist. Wenn die DSE-Bewertungen abgeschlossen sind, können Sie beurteilen, wo Sie den größten Aufwand betreiben müssen, um das Gesamtrisiko auszugleichen. Es wird nicht von Ihnen erwartet, dass Sie alles tun, sondern dass Sie vernünftigerweise vorhersehbare Beurteilungen durchführen, um die bestmöglichen Anstrengungen zu unternehmen.
Unsere Tipps für ein komfortables Home Office
- Vergewissern Sie sich, dass die Einrichtung in Ordnung ist. Viele Menschen arbeiten am Esstisch, was in Ordnung sein kann, wenn genügend Platz für Sie und Ihre Ausrüstung vorhanden ist und Sie sich die Beine vertreten können.
- Wenn Sie keinen höhenverstellbaren Tisch haben, können Sie Ihren Laptop z. B. tagsüber auf ein paar Bücher, ein Bügelbrett oder einen Laptopständer stellen, so dass Sie aufstehen und im Stehen arbeiten können.
- Es ist eine gute Idee, einen Stuhl zu haben, der sich in verschiedene Positionen verstellen lässt. Ist dies nicht der Fall, lautet das Schlüsselwort immer noch "Variation". Man wechselt also im Laufe des Tages den Stuhl oder überlegt sich, wie man im Stehen arbeiten kann.
- Sie brauchen eine gute Beleuchtung an Ihrem Arbeitsplatz. Tageslicht ist entscheidend, denn es bringt Energie und hebt die Stimmung. Investieren Sie außerdem in eine gute Schreibtischlampe mit Dimmer für die frühen und späten Stunden.
- Lüften Sie tagsüber immer, damit Ihre Wohnung ausreichend mit Sauerstoff versorgt wird.
- Eine Tastatur und eine Computermaus sind unerlässlich, wenn Sie eine gute ergonomische Einrichtung benötigen. Sie sorgen dafür, dass Sie den Bildschirm, z. B. Ihres Laptops, weiter nach oben bringen können, ohne die Arme unangemessen von der Tischplatte abzuheben.
- Als Sahnehäubchen auf Ihrem ergonomischen Arbeitsplatz sollten Sie eine zentrierte Maus in Erwägung ziehen, da sie das Risiko eines "Mausarmsyndroms" verringert. Der Grund dafür ist, dass Sie so einfach beide Hände vor dem Körper benutzen können.
The RollerMouse Red also comes in a wireless version so that it is easy to transport to and from the office.
Datenschutz im Home Office
In fast allen Büros im Vereinigten Königreich gibt es Standardverfahren für IT-Sicherheit und Datenschutz. Wenn Sie nicht gerade in der Industrie arbeiten oder eine Art Hobbybastler sind, ist das bei Ihnen zu Hause wahrscheinlich nicht der Fall. Ihre Antiviren-Software ist vielleicht nicht so gut wie die im Büro, und das WLAN-Passwort ist vielleicht leichter zu erraten.
Dies sollte jedoch nicht der Fall sein. Sie sollten Wege finden, zu Hause dieselben Verfahren anzuwenden, die Sie auch im Büro anwenden.
Nehmen wir außerdem an, dass Ihre Mitarbeiter mit Informationen über Verbraucher oder andere Personen umgehen. In diesem Fall müssen Sie der Einführung strenger Datensicherheitspraktiken Vorrang einräumen, da das Unternehmen die alleinige Verantwortung für die Daten trägt. Dazu gehört auch eine Datenschutzpolitik für die Beschäftigten im Home Office, denn sie müssen klare Anweisungen erhalten, wie sie alle Daten schützen und wegschließen können.
Nachstehend finden Sie eine Sicherheitscheckliste des ICO (Information Commissioner's Office), die Sie sofort verwenden können.
Allgemeine Grundsätze
- Es gibt klare Richtlinien, Verfahren und Anleitungen für Mitarbeiter an entfernten Standorten, z. B. für den Zugriff auf, die Verarbeitung und die Entsorgung von personenbezogenen Daten.
- Wir verwenden die neueste Version unserer Fernzugriffslösung.
- Die Mitarbeiter wissen, dass sie eindeutige und komplexe Passwörter verwenden müssen.
- Wir setzen die Multi-Faktor-Authentifizierung so umfassend wie möglich ein.
- Unser Cloud-Speicher ist privat oder nur mit einem Benutzernamen oder Passwort zugänglich.
- Nur wichtige Mitarbeiter haben uneingeschränkten Zugang zum Lagerbereich.
- Wir verwenden keine Standard-Root- oder Administratorkonten für alltägliche Aktivitäten. Außerdem müssen sie sicher sein.
Quelle: ICO
Vorschriften für das häusliche Arbeitszimmer: Steueransprüche und Versicherung
Nicht nur die Raumgestaltung, ergonomische Entscheidungen und Sicherheitsaspekte sind für die Regeln des Home Office wichtig. Auch das Finanzamt und die Versicherungsgesellschaften haben zu diesem Thema etwas beizutragen.
Steueransprüche bei Heimarbeit
Die Regelungen zur Heimarbeit und zu den Steueransprüchen hängen davon ab, ob Sie in Vollzeit von zu Hause aus arbeiten oder im Rahmen eines Mischmodells. Außerdem hängt es davon ab, ob Sie dazu verpflichtet sind. Wenn Sie freiwillig von zu Hause aus arbeiten, können Sie keine Steuererleichterungen für Ihre Kosten im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit geltend machen.
Wenn Sie in Absprache mit Ihrem Arbeitgeber regelmäßig von zu Hause aus arbeiten (mehr Tage zu Hause als im Büro), können Sie unter Umständen Steuererleichterungen beantragen:
- Gas und Strom
- Gemessenes Wasser
- Telefongespräche und Internetzugang (falls nicht vom Arbeitgeber bereitgestellt)
- IT-Sicherheit und Datenschutz
Sie können nicht die gesamten Rechnungen geltend machen, sondern nur den Teil, der mit der Arbeit zusammenhängt. Wenn Sie Geräte wie einen Laptop oder eine Tastatur gekauft haben, können Sie ebenfalls Steuererleichterungen geltend machen.
Sie erhalten eine Steuererleichterung auf der Grundlage des von Ihnen gezahlten Steuersatzes. Sie können entweder eine Steuererleichterung für:
- 6 Pfund pro Woche.
- den genauen Betrag der zusätzlichen Kosten, die Ihnen über den wöchentlichen Betrag hinaus entstanden sind - Sie benötigen Belege wie Quittungen, Rechnungen oder Verträge
Quelle:Britische Regierung& FMP Global
Versicherung im Home Office
Die Versicherung Ihres Arbeitgebers deckt Sie nicht in der gleichen Weise ab wie im Büro, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Es empfiehlt sich für Arbeitnehmer, sich bei 1) ihrem Hausversicherer und 2) ihrem Hypothekengeber oder Vermieter zu vergewissern, dass bei der Arbeit zu Hause keine Probleme auftreten.
Inwieweit Inventar und Möbel versichert sind, hängt allein davon ab, wer Eigentümer der jeweiligen Einheiten ist. Wenn Sie zum Beispiel in Ihrem Heimbüro an Ihrem privaten Computer arbeiten, ist Ihre Versicherung zuständig. Umgekehrt deckt die Versicherung Ihres Arbeitgebers Sie, wenn er Ihnen einen Laptop zur Verfügung stellt.
Verletzungen im Home Office
Eine Arbeitgeber-Haftpflichtversicherung nimmt die Arbeitnehmer bis zu einem gewissen Grad aus, aber letztlich kommt es auf die individuelle Police an.
Die Versicherung deckt alle "Bürotätigkeiten" ab, die zu Hause oder aus der Ferne ausgeführt werden. Dies schließt alle Arbeiten ein, die mit Bildschirmarbeitsplatzgeräten verbunden sind, weshalb es im besten Interesse des Unternehmens liegt, die richtige Ausrüstung für eine angemessene ergonomische Einrichtung zu gewährleisten.
Es gibt jedoch einige Grauzonen, die geprüft werden müssen, wie z. B. andere Verletzungen, die während der Bürozeiten auftreten. Nehmen wir an, Sie verstauchen sich den Knöchel auf dem Weg zur Post in der Mittagspause. Um dies zu klären, sollten Sie sich beim Versicherer einen guten Überblick verschaffen, um zu verstehen, was abgedeckt ist und was nicht.
Quelle: Ashburnham Versicherung