När du har anställda som arbetar hemifrån kanske du tror att du har lyckats outsourca en del av ansvaret för att säkerställa en god arbetsmiljö och dataskydd. I de flesta fall är dock reglerna och föreskrifterna för hemmakontoret ganska lika dem som gäller för kontoret.
Som arbetsgivare har du samma ansvar för dina anställdas hälsa och säkerhet som för alla andra arbetstagare. Detta gäller både för dem som arbetar hemifrån under en längre tid och för dem som har en hybridarbetsplats och växlar mellan kontoret och hemmet.
Det innebär att din medarbetares arbetsstation hemma måste vara lika välutrustad för att säkerställa att de kan arbeta säkert och effektivt. Arbetsgivare och anställda har dock ett gemensamt ansvar för att se till att arbetet hemifrån fungerar smidigt. Därför måste arbetsgivaren alltid:
- Vara öppen för samtal om hybrida arbetsformer
- Fundera över vilka jobb som kan utföras flexibelt
- Diskutera med medarbetaren hur man kan hitta en lämplig lösning
En bra metod för att säkerställa att arbetsstationen håller måttet är att göra en riskbedömning för hemarbetare. Du kan läsa mer om riskbedömningar i vår artikel om ämnet här.
Källa: Health & Safety Executive & ACAS
Har du koll på alla regler som gäller för ditt hemmakontor? Här är allt du behöver veta - från ergonomi till inredning och lagstiftning.
Regler för hemmakontor: Utrustning
Som arbetsgivare har du ansvar för att skydda dina medarbetare från hälsorisker i hemmet när det gäller deras möjlighet att utföra sitt arbete. Det handlar om allt som är kopplat till att arbeta på en dator eller laptop - även kallat display screen equipment (DSE).
Dina medarbetare måste kunna utföra sitt arbete på samma sätt eller bättre hemma än på kontoret. De måste ha tillgång till säker och lämplig utrustning samtidigt som de måste kunna arbeta bekvämt och i ergonomiskt korrekta arbetsställningar när de använder DSE.
Rätt utrustning ger en smidig övergång till att arbeta hemifrån och minskar stress och fysiska åkommor. Som arbetsgivare måste du komma överens med dina anställda om:
- Grundläggande krav, t.ex. en pålitlig och säker internetanslutning samt ett lämpligt skrivbord och en lämplig stol
- Tillhandahållande av utrustning, teknisk support och eventuella reparationer
- Möjliga ergonomiska lösningar för att undvika skador, t.ex.specialanpassade mus- och tangentbord
Vissa arbetstagare har lämpliga möbler i sina hem, medan andra inte har det. Du måste göra individuella DSE-bedömningar för att kunna avgöra vad som krävs för varje medarbetare, med hänsyn till deras omständigheter. När DSE-bedömningarna är klara kan du utvärdera var du ska lägga mest kraft på att balansera de övergripande risknivåerna. Du förväntas inte göra allt, utan snarare genomföra rimligt förutsägbara bedömningar för att göra det bästa möjliga.
Våra tips för ett bekvämt hemmakontor
- Se till att möbleringen är bra. Många arbetar vid matbordet, vilket kan vara okej om det finns tillräckligt med plats för dig och din utrustning samtidigt som du har utrymme att sträcka på benen.
- Om du inte har ett höj- och sänkbart bord kan du t.ex. ställa din bärbara dator på några böcker, en strykbräda eller ett datorställ under dagen, så att du kan resa dig upp och arbeta stående
- Det är en utmärkt idé att ha en stol som kan ställas in i olika positioner. Om man inte har det är nyckelordet ändå "variation". Därför byter du stol under dagen eller funderar ut hur du kan arbeta stående.
- Du behöver bra belysning runt din arbetsplats. Dagsljus är avgörande eftersom det ger energi och höjer stämningen. Investera också i en bra skrivbordslampa med dimmer för de tidiga och sena timmarna.
- Ventilera alltid under dagtid för att få in tillräckligt med syre i hemmet.
- Ett tangentbord och en datormus är avgörande för att du ska få en bra ergonomisk inställning. Det säkerställer att du kan få skärmen, t.ex. din bärbara dator, högre upp utan att lyfta armarna på ett olämpligt sätt från den stödjande bordsskivan.
- Som grädde på moset på din ergonomiska arbetsstation kan du överväga en centrerad mus, eftersom det minskar risken för att drabbas av "musarmssyndrom". Anledningen är att den helt enkelt gör att du kan använda båda händerna framför kroppen.
The RollerMouse Red also comes in a wireless version so that it is easy to transport to and from the office.
Dataskydd i hemmakontoret
På nästan alla kontor runt om i Storbritannien finns det standardrutiner för IT-säkerhet och dataskydd. Om du inte arbetar i branschen eller är något av en hobbyist är det förmodligen inte fallet hemma hos dig. Ditt antivirusprogram är kanske inte lika bra som det på kontoret och det trådlösa lösenordet är kanske lättare att gissa sig till.
Detta borde dock verkligen inte vara fallet. Du bör hitta sätt att implementera samma rutiner i ditt hem som du följer på kontoret.
Anta dessutom att dina anställda hanterar information om konsumenter eller andra personer. I så fall måste du prioritera att införa strikta rutiner för datasäkerhet, eftersom företaget är ensamt ansvarigt för uppgifterna. Detta inkluderar en policy för dataskydd för anställda på hemmakontor, eftersom de måste ha tydlig vägledning om hur de ska skydda och låsa in all
Nedan hittar du en checklista för säkerhet som tillhandahålls av ICO (Information Commissioner's Office) och som kan användas omedelbart.
Allmänna principer
- Det finns tydliga policyer, rutiner och vägledning för distanspersonal, t.ex. när det gäller åtkomst, hantering och bortskaffande av personuppgifter.
- Vi använder den senaste versionen av vår lösning för fjärråtkomst.
- Personalen vet att de ska använda unika och komplexa lösenord.
- Vi implementerar multifaktorautentisering på bredast möjliga sätt.
- Vår molnlagring är privat eller tillgänglig endast med ett användarnamn eller lösenord.
- Endast nödvändig personal har full tillgång till förvaringsutrymmet.
- Vi använder inte standardkonton för root eller administration för några dagliga aktiviteter. Dessutom måste de vara säkra.
Källa: ICO ICO
Regler för hemmakontor: Skattekrav och försäkringar
Det är inte bara inredningen, ergonomiska beslut och säkerhetsaspekter som är viktiga för reglerna för hemmakontoret. Även skattemyndigheten och försäkringsbolagen har något att tillägga i frågan.
Skattekrav när du arbetar hemifrån
Reglerna kring hemarbete och skattekrav beror på om du arbetar hemifrån på heltid eller som en del av en hybridmodell. Det beror också på om det är obligatoriskt. Om du arbetar hemifrån frivilligt kan du inte begära skattelättnader för dina kostnader för att utföra ditt arbete.
Om du arbetar hemifrån regelbundet enligt överenskommelse med din arbetsgivare (fler dagar hemma än på kontoret) kan du få skattelättnader för
- Gas och el
- Mätning av vatten
- Telefonsamtal och tillgång till internet (om det inte tillhandahålls av din arbetsgivare)
- IT-säkerhet och dataskydd
Du kan inte göra avdrag för hela räkningen utan endast för den del som är relaterad till arbetet. Om du har köpt utrustning, t.ex. en bärbar dator eller ett tangentbord, kan du också begära skattelättnader.
Du får skattelättnad baserat på den skattesats du betalar. Du kan välja att antingen begära skattelättnad på:
- £6 per vecka.
- Det exakta beloppet för extra kostnader som du har haft utöver veckobeloppet - du behöver bevis som kvitton, räkningar eller kontrakt
Källa:Storbritanniens regering& FMP Global
Försäkringar i hemmakontoret
Din arbetsgivares försäkring täcker inte dig på samma sätt som du gjorde på kontoret när du arbetade hemifrån. Det är lämpligt att anställda kontrollerar att inga problem uppstår när de arbetar hemma med 1) sitt hemförsäkringsbolag och 2) sitt bolåneinstitut eller sin hyresvärd.
Hur inventarier och möbler täcks beror helt och hållet på vem som äger respektive enhet. Till exempel täcker din försäkring om du arbetar på din privatägda dator i ditt hemmakontor. Omvänt gäller att din arbetsgivares försäkring täcker dig om de erbjuder dig en bärbar dator.
Skador i hemmakontoret
En arbetsgivaransvarsförsäkring täcker i viss utsträckning borttagning av arbetstagare, men det kommer i slutändan att bero på den enskilda försäkringen.
Försäkringen täcker alla "kontorsaktiviteter" som utförs hemma eller på distans. Detta inkluderar allt arbete som är förknippat med DSE-utrustning, varför det ligger i företagets bästa intresse att säkerställa rätt utrustning för en korrekt ergonomisk inställning.
Det finns dock vissa gråzoner som måste utredas, till exempel andra skador som uppkommit under kontorstid. Låt oss säga att du vrickar foten när du är på väg till posten vid lunchtid. För att klargöra detta bör du se till att få en bra översikt från försäkringsbolaget för att förstå vad som täcks och inte helt och hållet.
Källa: Ashburnham Försäkring