Hemmakontor - Alla regler du behöver veta

När du har anställda som arbetar hemifrån kanske du tror att du framgångsrikt har outsourcat en del av ansvaret för att säkerställa en god arbetsmiljö och dataskydd. Men i de flesta fall är hemmakontorets regler och förordningar ganska lika de som gäller kontoret.

Som arbetsgivare förblir ditt ansvar för dina arbetstagares hälsa och säkerhet detsamma som för alla arbetstagare. Detta gäller dem som konsekvent arbetar hemifrån på lång sikt och de som har en hybrid arbetsplats som växlar mellan kontoret och hemmet.

Det innebär att din anställds arbetsplats hemma måste vara lika välutrustad för att säkerställa att de kan arbeta säkert och effektivt. Arbetsgivare och anställda delar dock ett gemensamt ansvar för att se till att arbetet hemifrån går smidigt. Som sådan måste arbetsgivare alltid:

• Var öppen för samtal om hybridarbeten
• Tänk på vilka jobb som kan utföras flexibelt
• Diskutera med arbetaren hur man hittar en lämplig lösning

En bra process för att säkerställa att denna arbetsstation är upp till standard är att göra en riskbedömning för hemarbetare. Du kan läsa mer om riskbedömningar i vår artikel om ärendet här.

Källa: Hälso- och säkerhetschef & ACAS

Känner du till alla regler för ditt hemkontor? Här finns allt du behöver veta — från ergonomi till inredning till lagstiftning.

Regler för hemmakontor: Utrustning

Som arbetsgivare, du har ansvaret för att skydda dina anställda från hälsorisker i sina hem när det gäller att de ska kunna göra sitt arbete. Det kretsar kring allt som är kopplat till att arbeta på en dator eller bärbar dator - även känd som displayskärmutrustning (DSE).

Dina arbetare måste kunna utföra sitt jobb på samma sätt eller bättre hemma än de kan på kontoret. De måste ha tillgång till säker och lämplig utrustning samtidigt som de säkerställer att de kan arbeta bekvämt och ergonomiskt korrekt hållning när de använder DSE.

Korrekt utrustning ger en smidig övergång till att arbeta hemifrån och minskar stress och fysiska sjukdomar. Som arbetsgivare, du måste komma överens med dina anställda om:

• Väsentliga krav, till exempel en pålitlig och säker internetanslutning och ett passande skrivbord och stol
• Tillhandahålla utrustning, teknisk support och eventuellt reparationer
• Möjliga ergonomiska lösningar för att undvika skador som specialiserad mus och tangentbord

Medan vissa arbetare kommer att ha ordentliga möbler i sina hem, andra inte. Du måste genomföra individuella DSE-bedömningar för att hjälpa dig att bestämma vad som krävs för varje anställd, med tanke på deras omständigheter. När DSE-bedömningarna är klara kan du utvärdera var du ska lägga mest ansträngning på att balansera de totala risknivåerna. Du förväntas inte göra allt utan snarare genomföra rimligt förutsägbara bedömningar för att göra bästa möjliga ansträngningar.

Våra tips för ett bekvämt hemmakontor

• Se till att möbelinstallationen är sund. Många arbetar vid matbordet, vilket kan vara okej om det finns tillräckligt med utrymme för dig och din utrustning samtidigt som du får plats för att sträcka benen.
• Om du inte har ett höjdjusterbart bord kan du t.ex. lägga din bärbara dator på några böcker, en strykbräda eller ett laptopstativ under dagen, så att du kan stå upp och arbeta från en stående position
• Det är en utmärkt idé att ha en stol som kan anpassas till olika positioner. Om du inte gör det är nyckelordet fortfarande ”variation”. Därför byter du stolar under dagen eller räknar ut hur du arbetar stående.
• Du behöver bra belysning runt din arbetsstation. Dagsljus är avgörande, eftersom det ger energi och ökar humöret. Investera också i en bra skrivbordslampa med en dimmer för de tidiga och sena timmarna.
• Ventilera alltid under dagen för att ha mycket syre i ditt hem.
• Ett tangentbord och en datormus är viktiga om du behöver en bra ergonomisk inställning. Det säkerställer att du kan få skärmen, t.ex. din bärbara dator, högre upp utan att lyfta armarna olämpligt från den stödjande bordsskivan.
• Som ett körsbär ovanpå din ergonomisk arbetsstationssundae, överväg en centrerad mus, eftersom det kommer att minska risken för att få ”musarmsyndrom”. Anledningen är att det helt enkelt låter dig använda båda händerna framför kroppen.

Den RollerMouse Röd kommer även i en trådlös version så att den är lätt att transportera till och från kontoret.

Dataskydd på hemmakontoret

På nästan alla kontor runt om i Storbritannien finns det standardprocedurer kring IT-säkerhet och dataskydd. Om du inte arbetar i branschen eller är lite av en hobbyist, det är förmodligen inte fallet hemma hos dig. Ditt antivirusprogram är kanske inte lika utmärkt som det på kontoret, och det trådlösa lösenordet är kanske lättare att gissa.

Detta borde dock verkligen inte vara fallet. Du bör hitta sätt att genomföra samma procedurer i ditt hem som du följer på kontoret.

Anta dessutom att dina anställda hanterar information om konsumenter eller andra personer. I så fall måste du prioritera implementeringen av stränga datasäkerhetspraxis, eftersom företaget har eget ansvar för uppgifterna. Detta inkluderar en policy kring dataskydd för hemmakontorsarbetare, eftersom de måste ha tydlig vägledning om hur man skyddar och låser bort alla

Nedan hittar du en säkerhetschecklista som tillhandahålls av ICO (Information Commissioner's Office) som används omedelbart.

Allmänna principer

• Det finns tydliga policyer, rutiner och vägledning för fjärrpersonal, t.ex. åtkomst, hantering och bortskaffande av personuppgifter.
  
• Vi använder den senaste versionen av vår fjärråtkomstlösning.
  
• Personalen vet att använda unika och komplexa lösenord.
  
• Vi implementerar multifaktorautentisering på bredast möjliga sätt.
  
• Vår molnlagring är privat eller endast tillgänglig med ett användarnamn eller lösenord.
  
• Endast viktig personal har full tillgång till förvaringsutrymmet.
  
• Vi använder inte standard root- eller administrativa konton för några dagliga aktiviteter. Dessutom måste de vara säkra.

Källa: ICO

Hemmakontorsregler: Skattefordringar och försäkring

Det är inte bara inredningen, ergonomiskt beslutsfattande och säkerhetsaspekter som är viktiga för hemmakontorets regler. Skattemannen och försäkringsbolagen har också något att tillägga i ämnet.

Skattefordringar när du arbetar hemifrån

Reglerna kring arbete hemifrån och skattefordringar beror på om du arbetar hemifrån heltid eller som en del av en hybridmodell. Också, om det är obligatoriskt. Om du arbetar hemifrån frivilligt kan du inte kräva någon skattelättnad från dina kostnader i samband med att utföra ditt jobb.

Om du arbetar hemifrån regelbundet i överenskommelse med din arbetsgivare (fler dagar hemma än på kontoret), Du kanske kan ansöka om skattelättnad för:

• Gas och el
• Uppmätt vatten
• Telefonsamtal och tillgång till internet (om det inte tillhandahålls av din arbetsgivare)
• IT-säkerhet och dataskydd

Du kan inte göra anspråk på totala räkningar utan snarare den del som är relaterad till arbete. Om du har köpt utrustning som en bärbar dator eller ett tangentbord kan du också göra anspråk på skattelättnad.

Du får skattelättnad baserat på skattesatsen du betalar skatt. Du kan välja att antingen begära skattelättnad på:

• £6 i veckan.
• Det exakta beloppet av extra kostnader du har ådragit dig utöver veckobeloppet - du behöver bevis som kvitton, räkningar, eller kontrakt

Källa: Storbritanniens regering & FMP Globalt

Försäkring på hemmakontoret

Din arbetsgivares försäkring täcker inte dig på samma sätt som du var på kontoret när du arbetade hemifrån. Det är lämpligt för anställda att kontrollera att inga problem fungerar hemma med 1) deras hemförsäkringsleverantör och 2) deras hypoteksleverantör eller hyresvärd.

Hur lager och möbler täcks beror enbart på vem som äger respektive enheter. Till exempel täcker din försäkring om du arbetar på din privatägda dator på ditt hemmakontor. Omvänt, din arbetsgivares försäkring täcker dig om de erbjuder en bärbar dator åt dig.

Skador på hemmakontoret

En Arbetsgivarens ansvarsförsäkring skyddet tar bort arbetstagare till viss del, men det kommer så småningom att falla ner på den enskilda politiken.

Försäkringen täcker alla ”kontorsaktiviteter” som utförs hemma eller på distans. Detta inkluderar allt arbete i samband med DSE-utrustning, varför det är i företagets bästa intresse att säkerställa rätt utrustning för en korrekt ergonomisk installation.

Vissa gråzoner måste dock kontrolleras, till exempel andra skador som uppstått under kontorstid. Låt oss säga att du vrider vristen på vägen för att få posten vid lunchtid. För att klargöra dessa, se till att få en bra översikt från försäkringsgivaren för att förstå vad som täcks och inte helt.

Källa: Ashburnham Försäkring

‍