Lopullinen opas kotitoimistoosi
Pandemia on muuttanut toimintatapojamme. Yhteiskunnan avautumisesta huolimatta suurin osa työntekijöistä ei odota palaavansa toimistoon kokopäiväisesti, korostaen oikean kotitoimiston perustamisen tärkeyttä.
Tehokkuuden varmistamiseksi kotona työskennellessäsi sinun ja työnantajasi on oltava tietoisia veroja, bruttopalkkajärjestelmää, työtapaturmavakuutusta ja muuta asiaa koskevasta lainsäädännöstä. Muuten vaarana on, että kotitoimistosta tulee epämiellyttävä yllätys molemmille osapuolille.
Lisäksi kotitoimistosi on täytettävä fyysiset vaatimuksesi ja oltava ergonomisesti suunniteltu. Huonekalujen ja varusteiden tulee vastata tarpeisiisi ja tukea 7-8 tuntia istumatyötä päivittäin aiheuttamatta ruumiinvammoja.
Tämän artikkelin lukemalla voimme auttaa sinua saamaan kotitoimiston, joka tukee fyysistä hyvinvointia ja terveellistä työelämää.
Ergonominen kotitoimisto
Kun kotona työskentely ja joustava työskentely yleistyvät, ergonomisten ratkaisujen tarve kasvaa.
Huonot työasennot aiheuttavat merkittäviä vahinkoja ajan myötä. Esimerkiksi on osoitettu, että yli 20-25 tuntia tietokoneen tai hiiren työtä viikossa lisää niskan, hartioiden, selän, käsivarsien ja käsien kipujen riskiä.
Jos työskentelit kotoa muutaman päivän vuodessa, voit tyytyä asennukseen, joka ei ollut optimaalinen. Kuitenkin, kun työskentelet kotoa joka viikko - ehkä useita päiviä viikossa - se muuttuu dramaattisesti. Täällä työolot alkavat vaikuttaa fyysiseen hyvinvointiisi.
Kun aloitat asennuksen, jossa työskentelet kotona, tai joustava ratkaisu, sinun tulee tehdä tiukka tarkastus kotitoimistollesi. On tärkeää, että kiinnität huomiota siihen, onko sinulla huonekaluja ja laitteita terveellisen ja ergonomisesti oikean työasennon tukemiseksi. Tässä luvussa tarkastelemme tarkemmin juuri sitä.
Kotitoimiston sisustaminen
Kun sisustat kotitoimistoa, aloita aina yleisistä periaatteista. Huolimatta kannettavan tietokoneen takana olevasta kiinteästä asennuksesta, on olemassa joitain perusteltuja sääntöjä kehon pitämiseksi terveenä ja kivuttomana.
Tilaa liikkua
Sinun on järjestettävä kotitoimisto niin, että sinulla on tilaa liikkua. Työasentojen vaihtaminen on kriittistä fyysisesti terveyden kannalta työskennellessäsi.
Nouse ylös helposti
Sinun on sisustettava kotitoimisto niin, että se on helppo nousta ylös ja venyttää. Korkeussäädettävä pöytä on ihanteellinen, mutta asennon tulee aina olla rento ja kätevä. Vältä tuolin asettamista niin, että selkänoja on suoraan seinää vasten. Tuolilta nouseminen pitäisi olla helppoa, koska sinua kannustetaan liikkumaan ja hoitamaan tehtäviä seisaaltaan.
Sinulla on sinulle sopivat huonekalut ja laitteet
Kotitoimistosi on vastattava tarpeitasi. Varmista, että tuolilla, pöydällä ja laitteilla (näppäimistö, hiiri, näyttö jne.) on oikeat mitat ja yksityiskohdat tarjotakseen sinulle parhaan työympäristön.
Edellä mainitut seikat perustuvat Tanskan työympäristöviranomaisen suosituksiin.
Ihanteellinen työalue
— Kaikki mitä voit saavuttaa käsilläsi istuma-asennossa, on ihanteellisella alueella.
— Kaikki ensisijaiset työvälineesi tulisi sijoittaa tähän.
— Harvemmin käyttämäsi työkalut voidaan sijoittaa kuvassa näkyvälle toissijaiselle alueelle. Tarkoitus etäisyydeltä, johon pääset helposti käsilläsi, mutta kiertämättä tai venyttämättä vartaloa.
— Työkalusi eivät saa olla tertiäärisellä alueella, jossa säilytät valoja, kasveja ja vastaavia esineitä, joita sinun ei tarvitse käyttää päivittäin.
Huonekalut kotitoimistoosi
Tässä osiossa tarkastelemme, mitä sinun on oltava tietoinen suunnitellessasi kotitoimistoasi huonekaluilla ja laitteilla, kuten näppäimistöllä, hiirellä ja näytöllä. Voit myös tulla viisaammaksi kotitoimistosi optimaalisista tilaolosuhteista.
Mikä tekee hyvän tuolin?
Hyvän tuolin on oltava vakaa, ja sen on varmistettava, että sinulla on liikkumisvapaus tukea erilaisia sopivia työasentoja.
Sinun pitäisi pystyä muuttamaan istuimen korkeutta. Samoin istuimen kulman tulisi olla säädettävissä. Samat asiat koskevat tuolin selkänojaa, jossa on myös voitava muuttaa sekä korkeutta että kulmaa. Lisäksi sinun on kyettävä muuttamaan istuimen kaltevuutta ja istuimen syvyyttä.
Sen on kyettävä säätämään tuolin eri osia, kuten istuinta, selkänojaa ja mahdollisesti käsinojia toisistaan riippumatta.
Lähde: Unison - Istutko mukavasti?
Mitä sinun tulisi olla tietoinen tuolia asettaessasi?
— Aseta istumakorkeus litteiksi jalkoiksi lattialla, jotta kädet voivat levätä helposti pöydällä.
— Aseta itsesi istuimen takaosaan, jotta reidesi saavat tukea. Parhaan asennon saavuttamiseksi sinun on sovitettava käsi polvien ja tuolin etuosan väliin.
— Säädä tuolin selkänojan korkeutta, syvyyttä ja kulmaa niin, että se tukee alaselkääsi.
— Käsinojat on asetettu oikein, kun ne antavat käsivarsien ja hartioiden rentoutua.
— Varmista, että käsinojan avulla voit istua lähellä pöytää. Pidä 90 asteen kulma kyynärpäissä, polvissa ja lantioissa, koska se varmistaa oikean työasennon.
Mikä tekee hyvän työpöydän?
Pöytäsi tulee olla riittävän leveä ja syvä, jotta voit sijoittaa näytön, näppäimistön ja hiiren sekä muut työvälineet (kuten asiakirjat, työpöydät, kansiot jne.) oikein.
Pöydän korkeuden tulisi sopia sinulle ja suorittamillesi tehtäville. Säädettävä pöytä on etu, koska voit asettaa sen optimaaliselle korkeudelle, joka sopii yksilöllisiin tarpeisiisi.
Lopuksi kotitoimistollesi sopivalla pöydällä tulisi olla pinta, joka ei heijasta valoa, jotta vältät näköhäiriöt.
Mitä tulee huomioida työpöytää asettaessasi
— Se on ihanteellinen, jos voit nostaa tai laskea työpöytää, koska näin voit työskennellä seisaallaan.
— Vältä laatikolla varustetun pöydän käyttöä näppäimistöllesi, koska kädet ja kädet pitäisi olla mahdollista liikuttaa vapaasti.
— Tarvitset noin metrin etäisyyden pöydän reunan ja seinän väliin.
- Aseta työpöytä pois ikkunoista, jotta et häiritse näköäsi voimakkaalla auringonvalolla. Se toimii parhaiten, jos aurinko tulee pöydällesi kulmasta.
— Sinun on pystyttävä työskentelemään istuen alas lasketuilla, rentoilla hartioilla, kun kädet voivat levätä 90 asteen kulmassa.
Laitteet kotitoimistoosi
Tässä osiossa saat lisätietoja kotitoimistosi kolmesta tärkeimmästä laitteesta: näppäimistöstä, hiirestä ja näytöstä. Näet myös esimerkkejä ergonomiset näppäimistöt ja hiiret.
Näppäimistö kotitoimistoosi
Mikä tekee hyvän näppäimistön?
Vaihtelu ja mukauttaminen ovat avainasemassa valittaessa näppäimistöä kotitoimistollesi. Näppäimistö, jossa on säädettävät jalat ja kallistustoiminnot, on välttämätön. Sen avulla voit työskennellä näppäimistöllä eri asennoissa vähentäen käsien, sormien ja ranteiden rasitusta.
Säädettävien jalkojen ja kallistustoimintojen avulla voit säätää näppäimistöä sopimaan yksittäiseen tehtävään, jonka parissa työskentelet. Esimerkiksi kirjoittaessasi on optimaalista asettaa näppäimistö negatiiviseen kallistukseen, koska se auttaa sinua rentoutumaan enemmän sormissasi.
Näppäimistön suunnittelun tulisi myös tukea ergonomisesti oikeaa työasentoa käsivarsien ollessa näppäimistön eteen. Pikanäppäimet rajoittavat hiiren käyttöä vähentäen siten käsien ja sormien rasitusta.
Mitä sinun tulisi olla tietoinen työskennellessäsi näppäimistöllä?
— Taita näppäimistön jalat yhteen niin, että ne makaavat tasaisesti pöydällä — mitä negatiivisempi kulma, sitä parempi.
— Näppäimistön edessä on oltava tilaa, jotta kyynärvarret voivat levätä pöydällä.
— Aseta näppäimistö niin, että istut suoraan sen edessä ja vältä käsien ja ranteiden kiertämistä.
Vältä istumista sormet ylöspäin — niin sanotussa ”valmiina” asennossa.
— Käytä pikanäppäimiä vähentääksesi hiiren käyttöä.
Hiiri kotitoimistollesi
Ergonomisen hiiren valitseminen kotitoimistoosi voi estää rasituksia ja jännitteitä, jotka voivat kehittyä vammoiksi ajan myötä.
Voit valita perinteisen yhden käden hiiren, jossa on ergonominen muotoilu. Täältä saat hiiren, joka edistää käden oikeaa sijoittamista. Sinulla on rento ote ja vältä sormien taivuttamista, kun pidät hiirtä. Toinen ergonomisimman yhden käden hiiren ominaisuus on mukautuva muotoilu. Se mahdollistaa hiiren kaltevuuden ja peukalon tuen säätämisen, joten saat juuri tarvitsemasi hiiren.
Tällä tavalla rajoitat ranteiden ja sormien rasitusta.
Unimouse havainnollistetuilla toiminnoilla:
- Tarjoaa mahdollisuuden muuttaa pystykulmaa, jolloin paine voidaan ottaa pois ranteesta
- Mahdollisuus säätää hiiren kulmaa 35-70 asteen välillä
- Peukalon tukea voidaan säätää kaikkiin suuntiin: sisään/ulos, ylös/alas, eteen/taaksepäin, kaltevuus ja kierto
— Kuusi ohjelmoitavaa painiketta ja mukava vieritys
Voit myös valita ergonomisesti keskitetyn hiiren
Nämä innovatiiviset hiiret sijaitsevat näppäimistön edessä, mikä vähentää työtilaa. Voit työskennellä pienillä, kevyillä liikkeillä ja välttää siten kaulan, olkapään, kyynärpäiden ja ranteiden ylikuormitusta.
Mitä sinun tulisi olla tietoinen työskennellessäsi hiiren kanssa?
— On oltava mahdollisimman lähellä vartaloa eikä sivua
— Voit vapaasti vaihtaa oikean ja vasemman käden välillä ohjataksesi hiirtä, jotta voit lievittää ja luoda vaihtelua
— Venytä, taivuta ja ravista käsiä ja käsiäsi silloin tällöin.
Mikä on oikea näyttö sinulle?
Hyvän näytön tulisi olla 24 tuumaa tai suurempi. Tällaisella koolla voit avata useita ikkunoita samanaikaisesti, joten sinun ei tarvitse napsauttaa eri ikkunoiden välillä. Viime kädessä se vähentää hiiren käytön rasitusta.
Mattanäyttö, joka ei heijasta ja suojaa silmiäsi häikäisyltä, on parempi. Sinun tulisi valita näyttö, jota voidaan kallistaa ja säätää korkeutta, jotta voit mukauttaa näytön sijainnin tarpeisiisi.
Mitä pitää mielessä näytön kanssa?
— Näytön tulee olla käsivarren pituus sinusta — n. 60-70 cm
— Silmiesi tulee olla linjassa näytön yläreunan kanssa
— Useita näyttöjä käytettäessä ne asetetaan V-muotoon estämään liikkuminen kaulassa
Kotitoimistoa koskeva lainsäädäntö
Jos työskentelet kotoa säännöllisesti, sovelletaan useita erilaisia sääntöjä, joista sinun ja työnantajasi on oltava tietoisia.
Tässä osiossa voit oppia lisää vaatimuksista, joita voit asettaa työnantajallesi suhteessa kotitoimistoon. Voit myös lukea veroista ja siitä, mitä vähennyksiä voidaan soveltaa, kun työskentelet kotitoimistosta.
Kotona työskentelyä koskeva lainsäädäntö
Kotona työskentely on joustava työympäristö, jossa työntekijät työskentelevät kotoa osan tai koko ajan. Jotkut työntekijät saattavat löytää tiettyjä etuja kotona työskentelystä, kuten lisääntynyt tuottavuus, parempi työ- ja yksityiselämän tasapaino, lisääntynyt työtyytyväisyys. Työnantajan näkökulmasta etuja ovat suurempi henkilöstön säilyttäminen ja vähentyneet toimistovuokraus- ja matkakustannukset.
Jos työskentelet kotona - joko kokopäiväisesti tai osana hybridimallia - on olemassa erilaisia lakeja ja vastuita, jotka sinun ja työnantajasi on oltava tietoisia työympäristön ja verotuksen suhteen.
Sekä työntekijän että työnantajan vastuulla on huolehtia siitä, että kotona työskentely tapahtuu turvallisessa ympäristössä ja että se voidaan suorittaa molempien osapuolten toiveiden mukaisesti.
Työnantajan on aina:
— olla avoin keskusteluille hybridityöjärjestelyistä
— miettiä, mitkä työt voidaan tehdä joustavasti
— keskustella työntekijän kanssa sopivan ratkaisun löytämisestä
Lähde: ACAS
Tässä osiossa voit oppia lisää vaatimuksista, joita voit esittää työnantajallesi kotitoimistosi suhteen. Voit myös lukea lisää käytettävissä olevista verovaatimuksista, kun työskentelet kotoa jatkuvasti.
Mitä voit kysyä työnantajaltasi
Työntekijänä voit aina tehdä epävirallisen pyynnön joustavasta työstä tai muodollisen ehdotuksen. Jos työnantajasi antavat sinulle mahdollisuuden työskennellä enemmän kotoa, voit vaatia tiettyjen ehtojen täyttymistä turvallisen ja terveellisen ympäristön turvaamiseksi.
Työnantajilla on oikeudellinen vastuu kaikkien työntekijöiden terveydestä ja turvallisuudesta. Tähän kuuluvat sekä ne, jotka ovat jatkuvasti toimistossa, että dynaamisemmassa järjestelyssä työskentelevät.
Työnantajan on arvioitava työntekijän työ ja työpaikka, onko kotona tehtävää työtä koskeva järjestely tehty. Laki edellyttää, että tämän arvioinnin on oltava ”sopiva ja riittävä”.
Jos arvioinnissa todetaan, että muutoksia on tehtävä, työnantaja vastaa siitä, että muutokset tapahtuvat vastaavasti. Säännölliset tarkastukset on ajoitettava sen varmistamiseksi, että työympäristö on johdonmukaisesti koodin mukainen.
Lue lisää mitä työnantajien tulisi tehdä työterveys- ja turvallisuusjohtajalta (HSE).
Laitteet ja tekniikka
Työntekijöillä on oltava oikeat laitteet ja tekniikka, joita tarvitaan tehokkaaseen työskentelyyn kotona. Se varmistaa sujuvan siirtymisen ja vähentää stressin ja fyysisten vaivojen riskiä, jos olosuhteet ovat huonot. Asiat, joista työnantajien, työntekijöiden ja mahdollisten edustajien tulisi sopia, ovat:
Mikä on olennainen vaatimus, esimerkiksi luotettava ja turvallinen internetyhteys sekä sovituspöytä ja tuoliKuka tarjoaa laitteita ja korjauksiaTeknistä tukea laitteiden ja sen asentamiseen tarvitaanMitä tarvitaan ergonomisten ratkaisujen suhteen vammojen välttämiseksi, kuten erikoishiiri ja näppäimistö
Työnantajilla on oltava selkeät laitteet ja tietotekniikkaa koskevat käytännöt, mukaan lukien:
— miten mahdollisista ongelmista ilmoitetaan esim. IT-tiimille
— miten valvoa, käyttää ja käsitellä tietosuojaa ja kyberturvallisuutta
— protokollat, jos laite katoaa tai varastetaan
Lähde: ACAS
Mikä on sinun vastuullasi?
Työntekijöillä on velvollisuus huolehtia turvallisuudestaan ja yleisestä terveydestään työskennellessään kotona. Jokaisen, joka on hybridityöjärjestelyssä, on oltava säännöllisesti yhteydessä esimieheensä ja kerrottava heille:
— Fyysisen tai mielenterveyden haasteet ja riskit
— Työehtoihin tehtävät muutokset, joita on muutettava
Työntekijöiden ja johtajien välinen säännöllinen viestintä on välttämätöntä sujuvan ja turvallisen ratkaisun varmistamiseksi.
Lähde: ACAS
Kotona työskentely ja verovaatimukset
Kotona työskentelyä ja verovaatimuksia koskeva lainsäädäntö riippuu siitä, että joudut työskentelemään kotona säännöllisesti. Joko koko viikon ajan tai osana hybridimallia. Jos päätät työskennellä kotoa vapaaehtoisesti, et voi vaatia verohelpotusta työsi tekemiseen liittyvistä kustannuksista.
Jos työskentelet kotoa käsin tahattomasti, saatat pystyä hakemaan verohelpotusta:
— Kaasu ja sähkö
— Mitattu vesi
— Puhelut ja internetyhteys (jos työnantajasi ei tarjoa)
Et voi vaatia laskujen kokonaismäärää, vaan osa liittyy työhön. Jos olet ostanut laitteita työsi suorittamiseen, kuten kannettavan tietokoneen, tuolin tai näppäimistön, voit myös hakea verohelpotusta.
Saat verohelpotuksen sen mukaan, millä verokannalla maksat veroa. Voit hakea verohelpotusta seuraavilla tavoilla:
— 6 puntaa viikossa
— viikoittaisen määrän ylittävien lisäkustannusten tarkka määrä - tarvitset todisteita, kuten kuitteja, laskuja tai sopimuksia
Lähde: Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus
Vakuutusturvan tarkistaminen
Jos työskentelet kotona, työnantajan vakuutus ei kata sinua samalla tavalla kuin toimistossa. Siksi työntekijöiden on aina tarkistettava, että he työskentelevät kotona, ei ole ongelmia:
— kotivakuutuksen tarjoaja
— asuntolainan tarjoaja tai vuokranantaja
Työnantajien on aina hyvä muistuttaa työntekijöitä tarkistamaan tämä. Työnantajien tulisi myös varmistaa, että heidän vakuutuksensa kattaa kotoa työskentelevät työntekijät.
Kuka kattaa varaston?
Se, miten varastot, kuten huonekalut ja laitteet, katetaan, riippuu yksinomaan siitä, kuka omistaa kyseiset yksiköt. Vakuutuksesi kattaa, jos työskentelet yksityisomistuksessa olevalla tietokoneellasi kotitoimistossasi, kun taas työnantajasi vakuutus kattaa, jos he ovat toimittaneet sinulle kannettavan tietokoneen.
Kuka kattaa mahdolliset vammat?
Työnantajan vastuuvakuutus tarjoaa jonkin verran suojaa etätyöntekijöille, mutta tämä riippuu viime kädessä käytettävissä olevasta käytännöstä.
Työnantajan vastuuvakuutus kattaa kaikki kotona tai etänä tehdyt ”toimistotoimet”, mutta harmaita alueita on muutama. Esimerkiksi virka-aikana syntyneet vammat tai sairaudet eivät välttämättä tapahdu ”työntekijän työn yhteydessä”.
Kotona työskentelyä koskevassa laissa ja siihen liittyvissä vakuutuksissa on usein vaikea navigoida, miksi on suositeltavaa saada yleiskatsaus vakuutuksenantajalta.