Perimmäinen opas kotitoimistoon
Pandemia on muuttanut työskentelytapojamme. Vaikka yhteiskunta avautuu, useimmat työntekijät eivät odota palaavansa kokopäiväisesti toimistoon, mikä korostaa kunnollisen kotitoimiston perustamisen tärkeyttä.
Jotta etätyöskentely olisi tehokasta, sinun ja työnantajasi on oltava tietoisia veroja, bruttopalkkajärjestelmää, työtapaturmavakuutusta ja muuta asiaankuuluvaa lainsäädäntöä koskevista säännöksistä. Muuten vaarana on, että kotitoimistosta tulee molemmille osapuolille epämiellyttävä yllätys.
Lisäksi kotitoimiston on vastattava fyysisiä vaatimuksiasi ja oltava ergonomisesti suunniteltu. Huonekalujen ja laitteiden on vastattava tarpeitasi, ja niiden on tuettava 7-8 tunnin istumatyötä päivittäin aiheuttamatta ruumiinvammoja.
Lukemalla tämän artikkelin voimme auttaa sinua saamaan kotitoimiston, joka tukee fyysistä hyvinvointia ja terveellistä työelämää.
Ergonominen kotitoimisto
Kotona työskentelyn ja joustavan työn hyväksynnän lisääntyessä ergonomisten ratkaisujen tarve kasvaa.
Huonot työasennot aiheuttavat ajan mittaan merkittäviä vaurioita. On esimerkiksi todistettu, että yli 20-25 tuntia tietokoneella tai hiirellä työskentelyä viikossa lisää niskan, hartioiden, selän, käsivarsien ja käsien kipujen riskiä.
Jos työskentelit kotona muutaman päivän vuodessa, voit tyytyä asetukseen, joka ei ole optimaalinen. Kun kuitenkin työskentelet kotoa käsin joka viikko - ehkä jopa useana päivänä viikossa - tilanne muuttuu dramaattisesti. Tällöin työolosuhteet alkavat vaikuttaa fyysiseen hyvinvointiisi.
Kun aloitat työskentelyn kotoa käsin tai käytät joustavaa ratkaisua, kotitoimistosi on syytä tarkastaa tarkasti. On tärkeää, että kiinnität huomiota siihen, onko sinulla kalusteet ja laitteet, jotka tukevat terveellistä ja ergonomisesti oikeaa työskentelyasentoa. Tässä luvussa tarkastelemme tarkemmin juuri tätä.
Kotitoimiston sisustaminen
Kun sisustat kotitoimistoasi, aloita aina yleisistä periaatteista. Vaikka kannettavan tietokoneen takana on kiinteä asetelma, on olemassa joitakin perusteltuja sääntöjä, joiden avulla voit pitää kehosi terveenä ja kivuttomana.
Liikkumavaraa
Kotitoimisto on järjestettävä niin, että sinulla on tilaa liikkua. Työasentojen vaihtaminen on ratkaisevan tärkeää fyysisesti terveenä työskentelyn kannalta.
Helppo ylösnousu
Kotitoimisto on sisustettava niin, että sieltä on helppo nousta ylös ja venytellä. Korkeussäädettävä työpöytä on ihanteellinen, mutta asentosi on aina oltava rento ja kätevä. Vältä tuolin sijoittamista niin, että selkänoja on suoraan seinää vasten. Tuolilta on oltava helppo nousta, sillä sinua kannustetaan liikkumaan ja hoitamaan tehtäviä seisaaltaan.
Sinulle sopivat kalusteet ja laitteet
Kotitoimiston on vastattava tarpeitasi. Varmista, että tuolisi, pöytäsi ja laitteesi (näppäimistö, hiiri, näyttö jne.) ovat mitoiltaan ja yksityiskohdiltaan oikeat, jotta ne tarjoavat sinulle parhaan työympäristön.
Edellä mainitut kohdat perustuvat Tanskan työympäristöviranomaisen suosituksiin.
Ihanteellinen työskentelyalue
- Kaikki, mihin pääset käsilläsi käsiksi istuma-asennossa, on ihanteellisella alueella.
- Ensisijaiset työvälineesi olisi sijoitettava tähän.
- Harvemmin käyttämäsi työvälineet voidaan sijoittaa kuvassa osoitetulle toissijaiselle alueelle. Siis sellaiselle etäisyydelle, johon yletyt helposti käsilläsi, mutta vartaloa kiertämättä tai venyttämättä.
- Työvälineesi eivät saisi olla tertiäärisellä alueella, jossa säilytät valoja, kasveja ja muita vastaavia esineitä, joita et tarvitse käyttää päivittäin.
Huonekalut kotitoimistoon
Tässä jaksossa käymme läpi, mitä sinun on otettava huomioon, kun suunnittelet kotitoimistoon kalusteita ja laitteita, kuten näppäimistöä, hiirtä ja näyttöä. Voit myös tulla viisaammaksi kotitoimiston optimaalisista tilaolosuhteista.
Mikä tekee hyvästä tuolista hyvän?
Hyvän tuolin on oltava vakaa, ja siinä on varmistettava, että voit liikkua vapaasti, jotta voit tukea erilaisia sopivia työasentoja.
Istuimen korkeutta pitäisi pystyä muuttamaan. Samoin istuimen kulman pitäisi olla säädettävissä. Sama pätee tuolin selkänojaan, jonka korkeutta ja kulmaa on myös voitava muuttaa. Myös istuimen kallistusta ja istuimen syvyyttä on voitava muuttaa.
Sen on pystyttävä säätämään tuolin eri osia, kuten istuinta, selkänojaa ja mahdollisesti käsinojia, toisistaan riippumatta.
Lähde: Unison - Istutko mukavasti?
Mitä sinun on otettava huomioon, kun asetat tuolia?
- Aseta istuinkorkeus siten, että jalat ovat lattiaa vasten, jotta käsivarret voivat levätä helposti pöydällä.
- Asetu istuimen selkänojaan, jotta reidet saavat tukea. Parhaan asennon saat, kun mahdutat käden polviesi ja tuolin etuosan väliin.
- Säädä tuolin selkänojan korkeus, syvyys ja kulma niin, että se tukee alaselkääsi.
- Käsinojat on säädetty oikein, kun ne sallivat käsivarsien ja hartioiden rentoutumisen.
- Varmista, että käsinojien ansiosta voit istua lähellä pöytää. Pidä 90 asteen kulma kyynärpäissäsi, polvissasi ja lantiossasi, sillä se varmistaa oikean työasennon.
Millainen on hyvä työpöytä?
Työpöydän on oltava riittävän leveä ja syvä, jotta voit sijoittaa näytön, näppäimistön ja hiiren sekä muut työvälineet (kuten asiakirjat, työpöydät, kansiot jne.) oikein.
Työpöydän korkeuden tulisi sopia sinulle ja tehtävillesi. Säädettävä työpöytä on eduksi, koska voit asettaa sen optimaaliseen korkeuteen, joka sopii yksilöllisiin tarpeisiisi.
Lopuksi, kotitoimistoon sopivan työpöydän pinnan ei pitäisi heijastaa valoa, jotta vältät näköhäiriöt.
Mitä on otettava huomioon työpöytää perustettaessa?
- On ihanteellista, jos voit nostaa tai laskea työpöytää, koska silloin voit työskennellä seisaaltaan.
- Vältä pöytää, jossa on laatikko näppäimistöä varten, koska käsiäsi ja käsivarttasi on voitava liikuttaa vapaasti.
- Työpöydän reunan ja seinän välissä on oltava noin metrin etäisyys.
- Sijoita työpöytä kauemmas ikkunoista, jotta voimakas auringonvalo ei häiritse näköäsi. Parhaiten toimii, jos aurinko tulee työpöydälle vinosti.
- Työpöydällä on voitava työskennellä istuen, hartiat laskettuina ja rentoina ja kädet voivat levätä 90 asteen kulmassa.
Kotitoimiston laitteet
Tässä osiossa saat lisätietoja kotitoimiston kolmesta tärkeimmästä laitteesta: näppäimistöstä, hiirestä ja näytöstä. Näet myös esimerkkejä ergonomisista näppäimistöistä ja hiiristä.
Näppäimistö kotitoimistoon
Millainen on hyvä näppäimistö?
Vaihtelu ja mukauttaminen ovat avainasemassa, kun valitset näppäimistöä kotitoimistoosi. Näppäimistö, jossa on säädettävät jalat ja kallistustoiminnot, on ehdoton valinta. Niiden avulla voit työskennellä näppäimistöllä eri asennoissa, mikä vähentää käsien, sormien ja ranteiden rasitusta.
Säädettävien jalkojen ja kallistustoimintojen avulla voit säätää näppäimistön kulloisenkin työtehtävän mukaan. Esimerkiksi kirjoittaessasi on optimaalista asettaa näppäimistö negatiiviseen kallistukseen, sillä se auttaa sinua rentouttamaan sormiasi enemmän.
Näppäimistön muotoilun tulisi myös tukea ergonomisesti oikeaa työskentelyasentoa, jossa kädet on asetettu näppäimistön eteen. Pikanäppäimet rajoittavat hiiren käyttöä, mikä vähentää käsien ja sormien rasitusta.
Mitä sinun tulisi huomioida, kun työskentelet näppäimistön kanssa?
- Taita näppäimistön jalat yhteen niin, että ne ovat tasaisesti pöydällä - mitä negatiivisempi kulma, sitä parempi.
- Näppäimistön edessä on oltava tilaa, jotta kyynärvarret voivat levätä pöydällä.
- Aseta näppäimistö niin, että istut suoraan sen edessä, ja vältä käsien ja ranteiden vääntämistä.
- Vältä istumista sormet ylhäällä - niin sanotussa "valmiusasennossa".
- Käytä näppäimistön pikanäppäimiä vähentääksesi hiiren käyttöä.
Hiiri kotitoimistoon
Valitsemalla ergonomisen hiiren kotitoimistoon voit ehkäistä rasituksia ja jännityksiä, jotka voivat ajan mittaan kehittyä vammoiksi.
Voit valita perinteisen yhden käden hiiren, jossa on ergonominen muotoilu. Tällöin saat hiiren, joka edistää käden oikeaa asentoa. Sinulla on rento ote ja vältät sormien taivuttamisen hiirtä pidellessäsi. Ergonomisimman yhden käden hiiren toinen ominaisuus on mukautuva muotoilu. Sen ansiosta hiiren kallistusta ja peukalotukea on mahdollista säätää, joten saat juuri sellaisen hiiren kuin haluat.
Näin rajoitat ranteisiin ja sormiin kohdistuvaa rasitusta.
Unimouse with illustrated functions:
- Tarjoaa mahdollisuuden muuttaa pystykulmaa, jolloin paine voidaan ottaa pois ranteesta
- Hiiren kulma on mahdollista säätää 35 ja 70 asteen välille
- Peukalotukea voidaan säätää kaikkiin suuntiin: sisään/ulos, ylös/alas, eteen/taakse, kallistus ja kierto
- Kuusi ohjelmoitavaa painiketta ja mukava vierityspyörä.
Voit myös valita ergonomisesti keskitetyn hiiren.
Nämä innovatiiviset hiiret sijaitsevat näppäimistön edessä, mikä vähentää työtilaa. Voit työskennellä pienillä, kevyillä liikkeillä ja välttää näin niskan, olkapään, kyynärpäiden ja ranteiden ylikuormittumista.
Mitä hiiren kanssa työskennellessäsi on syytä huomioida?
- Niiden on oltava mahdollisimman lähellä kehoa eikä sivussa
- Vaihda vapaasti oikean ja vasemman käden välillä hiiren ohjaamiseen, jotta helpotat ja luot vaihtelua
- Venyttele, taivuta ja ravistele käsiäsi ja käsivarsia silloin tällöin.
Mikä on oikea näyttö sinulle?
Hyvän näytön tulisi olla vähintään 24 tuumaa. Tällaisen koon ansiosta voit pitää useita ikkunoita auki samanaikaisesti, joten sinun ei tarvitse klikkailla eri ikkunoiden välillä. Viime kädessä se vähentää hiiren käytöstä aiheutuvaa rasitusta.
Mattapintainen näyttö, joka ei heijasta ja suojaa silmiäsi häikäisyltä, on suositeltavampi. Valitse näyttö, jota voi kallistaa ja jonka korkeutta voi säätää, jotta voit mukauttaa näytön sijainnin tarpeidesi mukaan.
Mitä kannattaa pitää mielessä monitorin kanssa?
- Näytön tulisi olla käsivarren etäisyydellä sinusta - noin 60-70 cm
- Silmiesi tulisi olla samassa linjassa näytön yläreunan kanssa
- Kun käytät useita näyttöjä, ne sijoitetaan V-muotoon niskan liikkeiden estämiseksi.
Kotitoimistoa koskeva lainsäädäntö
Jos työskentelet säännöllisesti kotoa käsin, sovelletaan useita erilaisia sääntöjä, jotka sinun ja työnantajasi on tunnettava.
Tässä osiossa saat lisätietoja vaatimuksista, joita voit asettaa työnantajallesi kotitoimiston osalta. Voit myös lukea veroista ja siitä, mitä vähennyksiä voidaan tehdä, kun työskentelet kotitoimistosta käsin.
Kotona työskentelyä koskeva lainsäädäntö
Kotona työskentely on joustava työympäristö, jossa työntekijät työskentelevät osan ajasta tai koko ajan kotoa käsin. Jotkut työntekijät saattavat kokea kotoa käsin työskentelystä tiettyjä etuja, kuten tuottavuuden lisääntymisen, paremman työ- ja yksityiselämän tasapainon ja lisääntyneen työtyytyväisyyden. Työnantajan näkökulmasta hyötyjä ovat henkilöstön parempi sitoutuminen sekä toimistovuokrien ja matkakustannusten väheneminen.
Jos työskentelet kotoa käsin - joko kokopäiväisesti tai osana yhdistelmämallia - sinun ja työnantajasi on tiedostettava erilaiset työympäristöön ja verotukseen liittyvät säädökset ja velvollisuudet.
Sekä työntekijän että työnantajan vastuulla on varmistaa, että kotona työskentely tapahtuu turvallisessa ympäristössä ja että sitä voidaan tehdä molempien osapuolten toiveiden mukaisesti.
Työnantajien on aina:
- olla avoin keskusteluille yhdistetyistä työjärjestelyistä
- harkita, mitä töitä voidaan tehdä joustavasti
- keskustella työntekijän kanssa siitä, miten sopiva ratkaisu löydetään.
Lähde: ACAS
Tässä osiossa saat lisätietoja vaatimuksista, joita voit esittää työnantajallesi kotitoimiston osalta. Voit myös lukea lisää saatavilla olevista verovaateista, kun työskentelet jatkuvasti kotona.
Mitä voit pyytää työnantajaltasi
Työntekijänä voit aina esittää epävirallisen pyynnön joustavasta työstä tai virallisen ehdotuksen. Jos työnantajasi antaa sinulle mahdollisuuden työskennellä enemmän kotoa käsin, voit vaatia, että tietyt ehdot täyttyvät turvallisen ja terveellisen ympäristön takaamiseksi.
Työnantajilla on oikeudellinen vastuu kaikkien työntekijöiden terveydestä ja turvallisuudesta. Tämä koskee sekä niitä, jotka työskentelevät jatkuvasti toimistossa, että niitä, jotka työskentelevät dynaamisemmissa järjestelyissä.
Työnantajan on arvioitava työntekijän työ ja työpaikka, jos kotona työskentelyä koskevia järjestelyjä on tehty. Laissa edellytetään, että tämän arvioinnin on oltava "sopiva ja riittävä".
Jos arvioinnissa päädytään siihen, että muutoksia on tehtävä, työnantaja on vastuussa siitä, että muutokset toteutetaan asianmukaisesti. Säännölliset tarkastukset on suunniteltava sen varmistamiseksi, että työympäristö on jatkuvasti sääntöjen mukainen.
Lisätietoja siitä, mitä työnantajien tulisi tehdä, saat Health and Safety Executive (HSE) -virastosta.
Laitteet ja teknologia
Työntekijöillä on oltava oikeat laitteet ja teknologia, jotta he voivat työskennellä tehokkaasti kotoa käsin. Se varmistaa sujuvan siirtymisen ja vähentää stressin ja fyysisten vaivojen riskiä, jos olosuhteet ovat huonot. Työnantajien, työntekijöiden ja mahdollisten edustajien tulisi sopia muun muassa seuraavista asioista:
Mitkä ovat olennaiset vaatimukset, esimerkiksi luotettava ja turvallinen internetyhteys sekä sopiva työpöytä ja tuoliKuka tarjoaa laitteet ja korjauksetTekninen tuki laitteiden ja tietotekniikan käyttöönotossaMitä tarvitaan ergonomisten ratkaisujen osalta loukkaantumisten välttämiseksi, kuten erikoishiiri ja -näppäimistö.
Työnantajilla on oltava selkeät laitteisiin ja tietotekniikkaan liittyvät toimintaperiaatteet, mukaan lukien:
- miten mahdollisista ongelmista ilmoitetaan esim. tietotekniikkaryhmälle
- miten tietoja seurataan, käytetään ja käsitellään tietosuojan ja kyberturvallisuuden osalta
- menettelyt, jos laite katoaa tai varastetaan.
Lähde: ACAS
Mikä on sinun vastuullasi?
Työntekijöillä on vastuu huolehtia turvallisuudestaan ja yleisestä terveydestään työskennellessään kotona. Hybridityöjärjestelyssä työskentelevien on oltava säännöllisesti yhteydessä esimieheensä ja kerrottava hänelle seuraavista asioista:
- Fyysisen tai mielenterveyden haasteet ja riskit
- Mahdolliset muutokset työolosuhteisiin, joita on muutettava.
Työntekijöiden ja johtajien välinen tiivis viestintä on tärkeää sujuvan ja turvallisen ratkaisun varmistamiseksi.
Lähde: ACAS
Kotona työskentely ja veroilmoitukset
Kotona työskentelyä ja veroilmoituksia koskeva lainsäädäntö riippuu siitä, onko pakko työskennellä säännöllisesti kotona. Joko koko viikon ajan tai osana hybridimallia. Jos valitset vapaaehtoisesti kotoa käsin työskentelyn, et voi hakea verohelpotuksia työn tekemiseen liittyvistä kustannuksista.
Jos työskentelet kotoa käsin vapaaehtoisesti, voit ehkä hakea verohelpotuksia:
- Kaasu ja sähkö
- Mittaroitu vesi
- Puhelut ja Internet-yhteys (jos työnantaja ei tarjoa niitä).
Et voi hakea korvausta laskujen kokonaismäärästä, vaan ainoastaan työhön liittyvästä osasta. Jos olet ostanut työssäsi tarvittavia välineitä, kuten kannettavan tietokoneen, tuolin tai näppäimistön, voit myös hakea verohelpotuksia.
Saat verohelpotuksia sen verokannan mukaan, jonka mukaan maksat veroa. Voit valita joko verohuojennuksen:
- 6 puntaa viikossa
- tarkat lisäkustannukset, jotka ovat ylittäneet viikoittaisen määrän - tarvitset todisteita, kuten kuitteja, laskuja tai sopimuksia.
Lähde: Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus
Vakuutusturvan tarkistaminen
Jos työskentelet kotoa käsin, työnantajan vakuutus ei kata sinua samalla tavalla kuin toimistossa. Siksi työntekijöiden on aina tarkistettava, ettei heidän kotoa käsin työskentelyynsä liity mitään ongelmia:
- kotivakuutuksen tarjoaja
- asuntolainan tarjoaja tai vuokranantaja
Työnantajien on aina hyvä muistuttaa työntekijöitä tämän tarkistamisesta. Työnantajien olisi myös varmistettava, että heidän vakuutuksensa kattaa kotona työskentelevät työntekijät.
Kuka kattaa inventaarion?
Se, miten kaluston, kuten huonekalujen ja laitteiden, vakuutusturva katetaan, riippuu yksinomaan siitä, kuka omistaa kyseiset yksiköt. Vakuutuksesi kattaa, jos työskentelet yksityisessä toimistossasi yksityisessä omistuksessasi olevalla tietokoneella, kun taas työnantajasi vakuutus kattaa, jos hän on antanut sinulle kannettavan tietokoneen.
Kuka kattaa mahdolliset vammat?
Työnantajan vastuuvakuutus tarjoaa jonkin verran suojaa etätyöntekijöille, mutta tämä riippuu viime kädessä saatavilla olevasta vakuutuksesta.
Työnantajan vastuuvakuutus kattaa kaikki kotona tai etänä suoritettavat "toimistotehtävät", mutta on olemassa muutamia harmaita alueita. Esimerkiksi toimistoaikana saadut vammat tai sairaudet eivät välttämättä ole "työntekijän työnteon yhteydessä".
Kotona työskentelyä koskeva laki ja siihen liittyvät vakuutukset ovat usein vaikeaselkoisia, minkä vuoksi on suositeltavaa saada yleiskatsaus vakuutuksen tarjoajalta.