Le guide ultime pour votre bureau à domicile
La pandémie a changé notre façon de travailler. Malgré l'ouverture de la société, la plupart des travailleurs ne s'attendent pas à retourner au bureau à plein temps, ce qui souligne l'importance de créer un véritable bureau à domicile.
Pour garantir l'efficacité du travail à domicile, vous et votre employeur devez connaître les réglementations concernant les impôts, le système de salaire brut, l'assurance contre les accidents du travail et les autres lois pertinentes. Sinon, vous courez le risque que le bureau à domicile devienne une mauvaise surprise pour les deux parties.
De plus, votre bureau à domicile doit répondre à vos exigences physiques et être conçu de manière ergonomique. Le mobilier et l'équipement doivent répondre à vos besoins et permettre 7 à 8 heures de travail sédentaire par jour sans provoquer de blessures corporelles.
En lisant cet article, nous pouvons vous aider à obtenir un bureau à domicile qui favorise le bien-être physique et une vie professionnelle saine.
Le bureau à domicile ergonomique
À mesure que le travail à domicile et le travail flexible sont de plus en plus acceptés, le besoin de solutions ergonomiques augmente.
Les mauvaises positions de travail causent des dommages importants au fil du temps. Par exemple, il est prouvé que plus de 20 à 25 heures de travail à l'ordinateur ou à la souris par semaine augmentent le risque de douleurs au cou, aux épaules, au dos, aux bras et aux mains.
Si vous aviez l'habitude de travailler à domicile quelques jours par an, vous pourriez vous contenter d'une configuration qui n'était pas optimale. Cependant, lorsque vous travaillez à domicile chaque semaine, peut-être plusieurs jours par semaine, cela change radicalement. Ici, les conditions de travail commencent à avoir des répercussions sur votre bien-être physique.
Lorsque vous commencez à avoir une configuration permettant de travailler à domicile ou une solution flexible, vous devez procéder à une inspection rigoureuse de votre bureau à domicile. Il est important que vous vérifiiez si vous disposez du mobilier et de l'équipement nécessaires pour maintenir une position de travail saine et ergonomique. Dans ce chapitre, nous examinerons exactement cela de plus près.
Décorer votre bureau à domicile
Lorsque vous décorez votre bureau à domicile, commencez toujours par les principes généraux. Malgré une configuration fixe derrière un ordinateur portable, il existe des règles bien fondées pour garder votre corps en bonne santé et sans douleur.
Avoir de la place pour bouger
Vous devez aménager votre bureau à domicile de manière à avoir de la place pour déménager. Il est essentiel de changer de position de travail pour être en bonne santé physique au travail.
Se lever facilement
Vous devez décorer votre bureau à domicile de manière à ce qu'il soit facile de vous lever et de vous étirer. Un bureau réglable en hauteur est idéal, mais votre position doit toujours être détendue et pratique. Évitez de placer votre chaise de manière à ce que le dossier soit directement contre un mur. Il devrait être facile de vous lever de votre chaise, car vous serez encouragé à vous déplacer et à effectuer des tâches debout.
Disposer du mobilier et de l'équipement qui vous conviennent
Votre bureau à domicile doit correspondre à vos besoins. Assurez-vous que votre chaise, votre table et votre équipement (clavier, souris, écran, etc.) ont tous les bonnes dimensions et les bons détails pour vous offrir le meilleur environnement de travail.
Les points mentionnés ci-dessus sont basés sur les recommandations de l'Autorité danoise pour l'environnement de travail.
La zone de travail idéale
— Tout ce que vous pouvez atteindre avec vos mains en position assise se trouve dans la zone idéale.
— Vos principaux outils de travail doivent tous être placés ici.
— Les outils que vous utilisez moins souvent peuvent être placés dans la zone secondaire indiquée sur l'image. C'est-à-dire à une distance que vous pouvez facilement atteindre avec vos bras mais sans tordre ni étirer le corps.
— Vos outils de travail ne doivent pas se trouver dans la zone tertiaire, où vous rangez des lampes, des plantes et des objets similaires que vous n'avez pas besoin d'utiliser quotidiennement.
Meubles pour votre bureau à domicile
Dans cette section, nous passons en revue ce que vous devez prendre en compte lorsque vous concevez votre bureau à domicile avec du mobilier et des équipements tels qu'un clavier, une souris et un écran. Vous pouvez également vous renseigner sur les conditions d'espace optimales pour votre bureau à domicile.
Qu'est-ce qui fait une bonne chaise ?
Un bon siège doit être stable et vous garantir une liberté de mouvement suffisante pour soutenir différentes positions de travail appropriées.
Vous devriez pouvoir modifier la hauteur du siège. De même, l'angle du siège doit être réglable. Il en va de même pour le dossier de la chaise, où il doit également être possible de modifier à la fois la hauteur et l'angle. De plus, vous devez être en mesure de modifier l'inclinaison et la profondeur du siège.
Il doit pouvoir régler les différentes parties du fauteuil, telles que l'assise, le dossier et éventuellement les accoudoirs, indépendamment les unes des autres.
Source : Unison — Êtes-vous assis confortablement ?
À quoi devez-vous faire attention lorsque vous installez une chaise ?
— Réglez la hauteur d'assise de manière à ce que les pieds soient à plat par rapport au sol, afin que vos bras puissent reposer facilement sur le bureau.
— Placez-vous à l'arrière du siège pour soutenir vos cuisses. Pour une position optimale, vous devez placer une main entre vos genoux et l'avant de la chaise.
— Réglez le dossier de la chaise en hauteur, en profondeur et en angle, de manière à ce qu'il soutienne le bas de votre dos.
— Les accoudoirs sont correctement réglés lorsqu'ils permettent à vos bras et à vos épaules de se détendre.
— Assurez-vous que l'accoudoir vous permet de vous asseoir près de la table. Gardez un angle de 90 degrés entre vos coudes, vos genoux et vos hanches afin de garantir une position de travail appropriée.
Qu'est-ce qui caractérise un bon bureau ?
Votre bureau doit être suffisamment large et profond pour vous permettre de positionner correctement votre écran, votre clavier et votre souris, ainsi que les autres outils de travail (tels que les documents, les bureaux, les dossiers, etc.).
La hauteur du bureau doit être adaptée à vous et aux tâches que vous effectuez. Avoir un bureau ajustable est un avantage, car vous pouvez le régler à la hauteur optimale qui correspond à vos besoins individuels.
Enfin, un bureau adapté à votre bureau à domicile doit avoir une surface qui ne réfléchit pas la lumière, afin d'éviter toute perturbation de votre vision.
Ce qu'il faut savoir lors de la configuration de votre bureau
— C'est l'idéal si vous pouvez lever ou abaisser le bureau, car cela vous permet de travailler debout.
— Évitez d'utiliser une table avec un tiroir pour votre clavier, car il devrait être possible de bouger librement vos bras et vos mains.
— Il faut un espacement d'environ 1 mètre entre le bord du bureau et le mur.
— Éloignez le bureau des fenêtres pour ne pas perturber votre vision en cas de fort ensoleillement. Cela fonctionne mieux si le soleil entre dans votre bureau sous un angle.
— Vous devez être capable de travailler assis, les épaules baissées et détendues, tandis que vos bras peuvent reposer à un angle de 90 degrés.
Équipement pour votre bureau à domicile
Dans cette section, vous pouvez en savoir plus sur les trois appareils les plus importants pour votre bureau à domicile : le clavier, la souris et l'écran. Vous pouvez également voir des exemples de claviers et souris ergonomiques.
Clavier pour votre bureau à domicile
Qu'est-ce qui caractérise un bon clavier ?
La variation et la personnalisation sont essentielles lors du choix d'un clavier pour votre bureau à domicile. Un clavier avec pieds réglables et fonctions d'inclinaison est indispensable. Il vous permet de travailler sur votre clavier dans différentes positions, réduisant ainsi la tension sur vos mains, vos doigts et vos poignets.
Grâce aux pieds réglables et aux fonctions d'inclinaison, vous pouvez ajuster le clavier en fonction de la tâche individuelle sur laquelle vous travaillez. Lorsque vous tapez, par exemple, il est préférable de régler le clavier sur une inclinaison négative, car cela vous aidera à vous détendre davantage avec vos doigts.
La conception du clavier doit également permettre une position de travail ergonomique correcte avec les bras placés devant le clavier. Les touches de raccourci limitent l'utilisation de la souris, réduisant ainsi la pression sur les mains et les doigts.
À quoi devez-vous faire attention lorsque vous travaillez avec un clavier ?
— Pliez les pieds du clavier pour les placer à plat sur la table. Plus l'angle est négatif, mieux c'est.
— Il doit y avoir un espace devant le clavier pour que les avant-bras puissent reposer sur la table.
— Positionnez le clavier de manière à vous asseoir directement devant lui et évitez de vous tordre les bras et les poignets.
— Évitez de vous asseoir les doigts en l'air, dans la position dite « prête ».
— Utilisez les raccourcis clavier pour réduire l'utilisation de la souris.
Souris pour votre bureau à domicile
Le choix d'une souris ergonomique pour votre bureau à domicile permet d'éviter les tensions qui peuvent se transformer en blessures au fil du temps.
Vous pouvez choisir une souris à une main traditionnelle au design ergonomique. Ici, vous obtenez une souris qui favorise le positionnement correct des mains. Vous aurez une prise en main détendue et vous éviterez de plier les doigts lorsque vous tenez la souris. Une autre caractéristique de la souris à une main la plus ergonomique est son design adaptable. Il permet de régler l'inclinaison de la souris et le support du pouce, afin que vous obteniez exactement la souris dont vous avez besoin.
De cette façon, vous limitez la pression sur vos poignets et vos doigts.
Unimouse avec fonctions illustrées :
— Permet de modifier l'angle vertical, ce qui permet d'atténuer la pression sur le poignet
— Possibilité de régler l'angle de la souris entre 35 et 70 degrés
— Le support du pouce peut être réglé dans toutes les directions : entrée/sortie, haut/bas, avant/arrière, inclinaison et rotation
— Six boutons programmables et un défilement confortable
Vous pouvez également choisir une souris ergonomique
Ces souris innovantes sont situées devant le clavier, ce qui réduit votre espace de travail. Vous pouvez travailler avec de petits mouvements légers et ainsi éviter de surcharger le cou, les épaules, les coudes et les poignets.
À quoi devez-vous faire attention lorsque vous travaillez avec une souris ?
— Doit être le plus près possible du corps et non sur le côté
— N'hésitez pas à basculer entre la main droite et la main gauche pour contrôler la souris afin de soulager et de créer des variations
— Étirez-vous, pliez et secouez vos mains et vos bras de temps en temps.
Quel est le moniteur qui vous convient le mieux ?
Un bon moniteur doit mesurer 24 pouces ou plus. Avec une telle taille, vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres simultanément, vous n'avez donc pas à cliquer entre les différentes fenêtres. En fin de compte, cela réduit la fatigue liée à l'utilisation d'une souris.
Il est préférable d'utiliser un écran mat non réfléchissant qui protège vos yeux des reflets. Vous devez choisir un moniteur inclinable et réglable en hauteur afin de pouvoir adapter l'emplacement de l'écran à vos besoins.
Que faut-il garder à l'esprit avec votre écran ?
— L'écran doit être à bout de bras de vous, environ 60 à 70 cm
— Vos yeux doivent être alignés avec le bord supérieur de l'écran
— Lors de l'utilisation de plusieurs écrans, ils sont placés en forme de V pour empêcher tout mouvement du cou
Législation sur le bureau à domicile
Si vous travaillez régulièrement à domicile, un certain nombre de règles différentes s'appliquent, que vous et votre employeur devez connaître.
Dans cette section, vous pouvez en savoir plus sur les exigences que vous pouvez imposer à votre employeur en ce qui concerne votre bureau à domicile. Vous pouvez également en savoir plus sur les impôts et les déductions qui peuvent s'appliquer lorsque vous travaillez à domicile.
Législation sur le travail à domicile
Le travail à domicile est un environnement de travail flexible, dans lequel les employés travaillent de chez eux une partie ou la totalité du temps. Certains travailleurs peuvent bénéficier de certains avantages du travail à domicile, tels qu'une productivité accrue, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, une plus grande satisfaction au travail. Du point de vue de l'employeur, les avantages sont une meilleure rétention du personnel et une réduction du loyer des bureaux et des frais de déplacement.
Si vous travaillez à domicile, que ce soit à temps plein ou dans le cadre d'un modèle hybride, il existe différentes législations et responsabilités que vous et votre employeur devez connaître en termes d'environnement de travail et de fiscalité.
Il incombe à la fois à l'employé et à l'employeur de veiller à ce que le travail à domicile se déroule dans un environnement sûr et puisse être effectué conformément aux souhaits des deux parties.
Les employeurs doivent toujours :
— soyez ouvert aux discussions sur les modalités de travail hybrides
— réfléchissez aux tâches qui peuvent être effectuées de manière flexible
— discuter avec le travailleur de la manière de trouver une solution adaptée
Source : ACAS
Dans cette section, vous pouvez en savoir plus sur les exigences que vous pouvez présenter à votre employeur concernant votre bureau à domicile. Vous pouvez également en savoir plus sur les déductions fiscales disponibles lorsque vous travaillez régulièrement à domicile.
Que pouvez-vous demander à votre employeur
En tant que travailleur, vous pouvez toujours faire une demande informelle de flexibilité du travail ou faire une proposition officielle. Si vos employeurs vous offrent la possibilité de travailler davantage à domicile, vous pouvez exiger que certaines conditions soient remplies pour garantir un environnement sûr et sain.
Les employeurs sont légalement responsables de la santé et de la sécurité de tous les travailleurs. Cela inclut à la fois ceux qui sont régulièrement au bureau et ceux qui travaillent dans le cadre d'un arrangement plus dynamique.
Les employeurs doivent évaluer le travail et le lieu de travail des travailleurs si des dispositions concernant le travail à domicile ont été prises. La loi exige que cette évaluation soit « adaptée et suffisante ».
Si l'évaluation conclut que des modifications doivent être apportées, l'employeur est responsable de s'assurer qu'elles se produisent en conséquence. Des contrôles réguliers doivent être programmés pour s'assurer que l'environnement de travail est toujours conforme au code.
En savoir plus sur ce que les employeurs devraient faire de la part du Health and Safety Executive (HSE).
Équipement et technologie
Les employés doivent disposer de l'équipement et de la technologie appropriés pour travailler efficacement à domicile. Il assure une transition en douceur et réduit le risque de stress et de maladies physiques si les conditions sont mauvaises. Les points sur lesquels les employeurs, les travailleurs et tous les représentants devraient se mettre d'accord incluent :
Quelle est l'exigence essentielle, par exemple, une connexion Internet fiable et sécurisée, un bureau et une chaise d'essayage ? Qui fournira l'équipement et les réparationsAssistance technique pour la configuration de l'équipement et de l'informatique ? Quelles sont les solutions ergonomiques nécessaires pour éviter les blessures, telles qu'une souris et un clavier spécialisés ?
Les employeurs doivent disposer de politiques claires en matière d'équipement et d'informatique, notamment :
— comment signaler d'éventuels problèmes, par exemple à l'équipe informatique
— comment surveiller, utiliser et gérer les informations, la protection des données et la cybersécurité
— protocoles en cas de perte ou de vol d'un appareil
Source : ACAS
Quelle est votre responsabilité ?
Les travailleurs ont la responsabilité de veiller à leur sécurité et à leur santé en général lorsqu'ils travaillent à domicile. Toute personne soumise à un régime de travail hybride doit être en contact régulier avec son responsable et lui parler de :
— Défis et risques liés à la santé physique ou mentale
— Toute modification des conditions de travail qui doit être modifiée
Il est essentiel de communiquer fréquemment entre les travailleurs et les responsables pour garantir une solution fluide et sûre.
Source : ACAS
Travail à domicile et déclarations fiscales
La législation concernant le travail à domicile et les demandes fiscales dépend de l'obligation de travailler régulièrement à domicile. Que ce soit pour toute la semaine ou dans le cadre d'un modèle hybride. Si vous choisissez volontairement de travailler à domicile, vous ne pouvez prétendre à aucun allégement fiscal sur les coûts liés à l'exercice de votre travail.
Si vous travaillez à domicile involontairement, vous pourriez être en mesure de demander un allégement fiscal pour :
— Gaz et électricité
— Eau mesurée
— Appels téléphoniques et accès à Internet (si cela n'est pas fourni par votre employeur)
Vous n'êtes pas en mesure de réclamer le montant total des factures, mais la partie concerne plutôt le travail. Si vous avez acheté du matériel pour faire votre travail, comme un ordinateur portable, une chaise ou un clavier, vous pouvez également demander un allégement fiscal.
Vous bénéficierez d'un allégement fiscal en fonction du taux auquel vous payez vos impôts. Vous pouvez choisir de demander un allégement fiscal sur :
— 6£ par semaine
— le montant exact des frais supplémentaires que vous avez engagés au-delà du montant hebdomadaire — vous aurez besoin de preuves telles que des reçus, des factures ou des contrats
Source : Gouvernement britannique
Vérification de la couverture d'assurance
Si vous travaillez à domicile, vous n'êtes pas couvert par l'assurance de votre employeur de la même manière que vous le feriez au bureau. Par conséquent, les travailleurs doivent toujours vérifier qu'il n'y a aucun problème à ce qu'ils travaillent à domicile, auprès de :
— fournisseur d'assurance habitation
— fournisseur de prêts hypothécaires ou propriétaire
C'est toujours une bonne idée pour les employeurs de rappeler aux travailleurs de vérifier cela. Les employeurs devraient également s'assurer que leur assurance couvre les travailleurs travaillant à domicile.
Qui s'occupe de l'inventaire ?
La manière dont les stocks tels que le mobilier et l'équipement sont couverts dépend uniquement du propriétaire des unités respectives. Votre assurance couvrira si vous travaillez sur votre ordinateur personnel dans votre bureau à domicile, tandis que l'assurance de votre employeur couvrira s'il vous a fourni un ordinateur portable.
Qui couvre les blessures éventuelles ?
Assurance responsabilité de l'employeur offre une certaine couverture aux travailleurs à distance, mais cela dépendra en fin de compte de la politique disponible.
Une police d'assurance responsabilité civile de l'employeur couvre toutes les « activités de bureau » effectuées à domicile ou à distance, mais il existe quelques zones grises. Par exemple, les blessures ou les maladies subies pendant les heures de bureau peuvent ne pas survenir « dans le cadre du travail de l'employé ».
La législation sur le travail à domicile et les politiques qui l'accompagnent sont souvent difficiles à comprendre, c'est pourquoi il est recommandé de se faire une idée générale auprès de l'assureur.