Den ultimative guide til dit hjemmekontor
Pandemien har ændret, hvordan vi arbejder. På trods af at samfundet åbner sig, forventer de fleste arbejdstagere ikke at være tilbage på kontoret på fuld tid, hvilket understreger vigtigheden af at etablere et ordentligt hjemmekontor.
For at sikre effektivitet, når du arbejder hjemmefra, skal du og din arbejdsgiver være opmærksomme på reglerne om skatter, bruttolønordning, arbejdsskadesforsikring og anden relevant lovgivning. Ellers risikerer du, at hjemmekontoret bliver en ubehagelig overraskelse for begge parter.
Dit hjemmekontor skal også opfylde dine fysiske krav og være ergonomisk designet. Møbler og udstyr skal passe til dine behov og understøtte 7-8 timers stillesiddende arbejde dagligt uden at fremkalde kropsskade.
Ved at læse denne artikel kan vi hjælpe dig med at få et hjemmekontor, der understøtter fysisk velvære og sundt arbejdsliv.
Ergonomisk hjemmekontor
Efterhånden som det at arbejde hjemmefra og fleksibelt arbejde bliver mere accepteret, øges behovet for ergonomiske løsninger.
Dårlige arbejdsstillinger forårsager betydelig skade over tid. For eksempel er det bevist, at over 20-25 timers computer- eller musarbejde om ugen øger risikoen for smerter i nakke, skuldre, ryg, arme og hænder.
Hvis du plejede at arbejde hjemmefra et par dage hvert år, kunne du nøjes med en opsætning, der ikke var optimal. Men når du arbejder hjemmefra hver uge - måske flere dage om ugen - ændrer det sig dramatisk. Her begynder arbejdsforholdene at tage deres told på dit fysiske velbefindende.
Når du begynder at have en opsætning, hvor du arbejder hjemmefra eller en fleksibel løsning, skal du foretage en stiv inspektion af dit hjemmekontor. Det er vigtigt, at du er opmærksom på, om du har møbler og udstyr til at understøtte en sund og ergonomisk korrekt arbejdsstilling. I dette kapitel ser vi nærmere på netop det.
Udsmykning af dit hjemmekontor
Når du dekorerer dit hjemmekontor, skal du altid starte med de generelle principper. På trods af en fast opsætning bag en bærbar computer er der nogle velbegrundede regler for at holde din krop sund og smertefri.
Har plads til at bevæge sig
Du skal arrangere dit hjemmekontor, så du har plads til at flytte. Ændring af arbejdsstillinger er afgørende for at være fysisk sund, når du arbejder.
Stå let op
Du skal dekorere dit hjemmekontor, så det er let at rejse sig og strække sig. Et højdejusterbart skrivebord er ideelt, men din position skal altid være afslappet og praktisk. Undgå at placere din stol, så ryglænet er direkte mod en væg. Det skal være let at rejse sig fra din stol, da du vil blive opfordret til at bevæge dig og håndtere opgaver stående op.
At have møbler og udstyr, der passer dig
Dit hjemmekontor skal matche dine behov. Sørg for, at din stol, bord og udstyr (tastatur, mus, skærm osv.) alle har de korrekte dimensioner og detaljer for at give det bedste arbejdsmiljø for dig.
Ovennævnte punkter er baseret på anbefalinger fra Arbejdstilsynet.
Den ideelle arbejdszone
— Alt, hvad du kan nå med dine hænder i siddende stilling, er i det ideelle område.
— Dine primære arbejdsredskaber skal alle placeres her.
— Værktøjer, du bruger sjældnere, kan placeres i det sekundære område, der er angivet på billedet. Det betyder i en afstand, som du let kan nå med dine arme, men uden at vride eller strække kroppen.
— Dine arbejdsredskaber bør ikke være i det tertiære område, hvor du opbevarer lys, planter og lignende genstande, som du ikke behøver at bruge dagligt.
Møbler til dit hjemmekontor
I dette afsnit gennemgår vi, hvad du skal være opmærksom på, når du designer dit hjemmekontor med møbler og udstyr såsom tastatur, mus og skærm. Du kan også blive klogere på de optimale pladsforhold til dit hjemmekontor.
Hvad er en god stol?
En god stol skal være stabil, og den skal sikre, at du har bevægelsesfrihed til at understøtte forskellige passende arbejdsstillinger.
Du skal være i stand til at ændre højden på sædet. Tilsvarende skal sædets vinkel være justerbar. Det samme gælder stolens ryg, hvor det også skal være muligt at ændre både højde og vinkel. Du skal også være i stand til at ændre sædets hældning og sædedybde.
Det skal være i stand til at justere de forskellige dele af stolen, såsom sæde, ryglæn og muligvis armlænene, uafhængigt af hinanden.
Kilde: Unison - Sidder du behageligt?
Hvad skal du være opmærksom på, når du sætter en stol op?
- Indstil siddehøjden til flade fødder på gulvet, så dine arme kan hvile let på skrivebordet.
— Placer dig selv bag på sædet, så dine lår har støtte. For den bedste position skal du placere en hånd mellem knæene og fronten af stolen.
— Juster stolens ryg i højde, dybde og vinkel, så den understøtter din korsryg.
— Armlænene er korrekt indstillet, når de lader dine arme og skuldre slappe af.
— Sørg for, at armlænet giver dig mulighed for at sidde tæt på bordet. Hold en 90-graders vinkel i albuer, knæ og hofter, da det sikrer korrekt arbejdsstilling.
Hvad er et godt skrivebord?
Dit skrivebord skal være bredt og dybt nok til at give dig mulighed for korrekt at placere din skærm, tastatur og mus samt andre arbejdsværktøjer (såsom dokumenter, desktops, mapper osv.).
Højden på skrivebordet skal passe til dig og de opgaver, du udfører. At have et justerbart skrivebord er en fordel, da du kan indstille det i den mest optimale højde, der passer til dine individuelle behov.
Endelig skal et passende skrivebord til dit hjemmekontor have en overflade, der ikke reflekterer lys, så du undgår forstyrrelser i dit syn.
Hvad skal du være opmærksom på, når du sætter dit skrivebord op
— Det er ideelt, hvis du kan hæve eller sænke skrivebordet, da dette giver dig mulighed for at arbejde stående.
— Undgå at bruge et bord med en skuffe til dit tastatur, da det skal være muligt at bevæge dine arme og hænder frit.
— Du har brug for ca. 1 meter afstand mellem kanten af skrivebordet og væggen.
- Placer skrivebordet væk fra vinduer for at undgå at forstyrre dit syn med kraftigt sollys. Det fungerer bedst, hvis solen kommer ind på dit skrivebord fra en vinkel.
— Du skal kunne arbejde siddende med sænkede, afslappede skuldre, mens dine arme kan hvile i en 90-graders vinkel.
Udstyr til dit hjemmekontor
I dette afsnit kan du lære mere om de tre vigtigste enheder til dit hjemmekontor: tastatur, mus og skærm. Du kan også se eksempler på ergonomiske tastaturer og mus.
Tastatur til dit hjemmekontor
Hvad gør et godt tastatur?
Variation og tilpasning er nøglen, når du vælger et tastatur til dit hjemmekontor. Et tastatur med justerbare ben og vippefunktioner er et must. Det giver dig mulighed for at arbejde på dit tastatur i forskellige positioner, hvilket reducerer belastningen på dine hænder, fingre og håndled.
Med justerbare ben og vippefunktioner kan du justere tastaturet, så det passer til den individuelle opgave, du arbejder på. Når du for eksempel skriver, er det optimalt at indstille tastaturet til en negativ hældning, da det hjælper dig med at slappe mere af i fingrene.
Tastaturets design skal også understøtte en ergonomisk korrekt arbejdsposition med arme placeret foran tastaturet. Genvejstaster begrænser brugen af musen, hvilket reducerer belastningen på hænder og fingre.
Hvad skal du være opmærksom på, når du arbejder med et tastatur?
- Fold tastaturets fødder sammen for at ligge fladt på bordet - jo mere negativ vinklen er, jo bedre.
— Der skal være plads foran tastaturet, så underarmene kan hvile på bordet.
— Placer tastaturet, så du sidder direkte foran det og undgå at vride dine arme og håndled.
Undgå at sidde med fingrene hævede — i den såkaldte „klar“ position.
— Brug tastaturgenveje til at reducere brugen af musen.
Mus til dit hjemmekontor
At vælge en ergonomisk mus til dit hjemmekontor kan forhindre belastninger og spændinger, der kan udvikle sig til skader over tid.
Du kan vælge en traditionel enhånds mus med et ergonomisk design. Her får du en mus, der fremmer korrekt håndpositionering. Du får et afslappet greb og undgår at bøje fingrene, når du holder musen. Et andet kendetegn ved den mest ergonomiske enhånds mus er det tilpasningsdygtige design. Det gør det muligt at justere musens hældning og tommelfingerstøtte, så du får præcis den mus, du har brug for.
På den måde begrænser du belastningen på dine håndled og fingre.
Unimouse med illustrerede funktioner:
- Giver mulighed for at ændre den lodrette vinkel, så trykket kan tages væk fra håndleddet
— Muligt at justere musens vinkel til hvor som helst mellem 35 og 70 grader
- Tommelfingerstøtten kan justeres i alle retninger: ind/ud, op/ned, fremad/bagud, hældning og rotation
— Seks programmerbare knapper og en behagelig rulle
Du kan også vælge en ergonomisk centreret mus
Disse innovative mus er placeret foran tastaturet, hvilket reducerer dit arbejdsområde. Du kan arbejde med små, lette bevægelser og dermed undgå overbelastning af nakke, skulder, albuer og håndled.
Hvad skal du være opmærksom på, når du arbejder med en mus?
— Skal være så tæt på kroppen som muligt og ikke til siden
— Du er velkommen til at skifte mellem højre og venstre hånd for at styre musen, så du lindrer og skaber variation
— Stræk, bøj og ryst hænder og arme en gang imellem.
Hvad er den rigtige skærm til dig?
En god skærm skal være 24 tommer eller større. Med en sådan størrelse kan du have flere vinduer åbne samtidigt, så du ikke behøver at klikke rundt mellem forskellige vinduer. I sidste ende reducerer det belastningen ved at bruge en mus.
En mat skærm, der er ikke-reflekterende og beskytter dine øjne mod blænding, foretrækkes. Du skal vælge en skærm, der kan vippes og justeres i højden, så du kan tilpasse skærmens placering til dine behov.
Hvad skal du huske på med din skærm?
— Skærmen skal være en armlængde fra dig — ca. 60-70 cm
— Dine øjne skal være på linje med skærmens øverste kant
— Ved brug af flere skærme placeres de i en V-form for at forhindre bevægelse i nakken
Lovgivning om hjemmekontor
Hvis du arbejder hjemmefra regelmæssigt, gælder der en række forskellige regler, som du og din arbejdsgiver skal være opmærksomme på.
I dette afsnit kan du lære mere om de krav, du kan stille til din arbejdsgiver i forhold til dit hjemmekontor. Du kan også læse om skatter og hvilke fradrag der kan gælde, når du arbejder fra et hjemmekontor.
Lovgivning om hjemmearbejde
At arbejde hjemmefra er et fleksibelt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne arbejder hjemmefra en del eller hele tiden. Nogle arbejdstagere kan finde visse fordele ved at arbejde hjemmefra, såsom øget produktivitet, bedre balance mellem arbejde og privatliv, øget jobtilfredshed. Fra en arbejdsgivervinkel er fordelene højere medarbejderfastholdelse og reducerede kontorleje- og rejseomkostninger.
Hvis du arbejder hjemmefra - enten på fuld tid eller som en del af en hybridmodel - er der forskellige lovgivninger og ansvarsområder, som du og din arbejdsgiver skal være opmærksomme på med hensyn til arbejdsmiljø og skat.
Det er både medarbejderens og arbejdsgiverens ansvar at sikre, at arbejdet hjemmefra sker i et sikkert miljø og kan udføres efter begge parters ønsker.
Arbejdsgiverne skal altid:
— være åben for samtaler om hybride arbejdsordninger
— overveje, hvilke job der kan udføres fleksibelt
— diskutere med medarbejderen, hvordan man finder en passende løsning
Kilde: ACAS
I dette afsnit kan du lære mere om de krav, du kan stille til din arbejdsgiver vedrørende dit hjemmekontor. Du kan også læse mere om tilgængelige skattekrav, når du arbejder hjemmefra konsekvent.
Hvad kan du bede om af din arbejdsgiver
Som arbejdstager kan du altid fremsætte en uformel anmodning om fleksibelt arbejde eller et formelt forslag. Hvis dine arbejdsgivere giver dig mulighed for at arbejde mere hjemmefra, kan du kræve, at visse betingelser er opfyldt for at sikre et sikkert og sundt miljø.
Arbejdsgiverne har et juridisk ansvar for alle arbejdstageres sundhed og sikkerhed. Dette inkluderer både dem, der konsekvent er på kontoret, og dem, der arbejder under et mere dynamisk arrangement.
Arbejdsgivere skal vurdere en arbejdstagers arbejde og arbejdsplads, hvis der er truffet nogen ordning vedrørende hjemmearbejde. Loven kræver, at denne vurdering skal være „passende og tilstrækkelig“.
Hvis vurderingen konkluderer, at der skal foretages ændringer, er arbejdsgiveren ansvarlig for at sikre, at de sker i overensstemmelse hermed. Regelmæssig kontrol skal planlægges for at sikre, at arbejdsmiljøet konsekvent er op til koden.
Få mere at vide om Hvad arbejdsgivere skal gøre fra Health and Safety Executive (HSE).
Udstyr og teknologi
Medarbejdere skal have det rigtige udstyr og den teknologi, der kræves for at arbejde hjemmefra effektivt. Det sikrer en jævn overgang og reducerer risikoen for stress og fysiske lidelser, hvis forholdene er dårlige. Ting, som arbejdsgivere, arbejdstagere og eventuelle repræsentanter bør blive enige om, omfatter:
Hvad er det væsentlige krav, for eksempel en pålidelig og sikker internetforbindelse og et passende skrivebord og stolHvem vil levere udstyr og reparationerTeknisk support til opsætning af udstyr og detHvad er nødvendigt med hensyn til ergonomiske løsninger for at undgå skader som specialiseret mus og tastatur
Arbejdsgiverne skal have klare politikker for udstyr og it, herunder:
— hvordan man rapporterer mulige problemer til f.eks. IT-teamet
— hvordan man overvåger, bruger og håndterer informationdatabeskyttelse og cybersikkerhed
— protokoller, hvis en enhed går tabt eller stjålet
Kilde: ACAS
Hvad er dit ansvar?
Arbejdstagere har et ansvar for at tage sig af deres sikkerhed og generelle sundhed, mens de arbejder hjemmefra. Enhver, der er under en hybrid arbejdsordning, skal være i regelmæssig kontakt med deres leder og fortælle dem om:
— Fysiske eller mentale sundhedsmæssige udfordringer og risici
— Eventuelle ændringer af arbejdsvilkårene, der skal ændres
Det er vigtigt med hyppig kommunikation mellem arbejdstagere og ledere for at sikre en problemfri og sikker løsning.
Kilde: ACAS
Arbejde hjemmefra og skattekrav
Lovgivningen om hjemmearbejde og skattekrav afhænger af at blive tvunget til at arbejde hjemme regelmæssigt. Enten for hele ugen eller som en del af en hybridmodel. Hvis du vælger at arbejde hjemmefra frivilligt, kan du ikke kræve nogen skattelettelser for dine omkostninger i forbindelse med at udføre dit job.
Hvis du arbejder hjemmefra ufrivilligt, kan du muligvis kræve skattelettelser for:
— Gas og elektricitet
— Målt vand
— Telefonopkald og internetadgang (hvis ikke leveret af din arbejdsgiver)
Du er ikke i stand til at kræve samlede regninger, men snarere vedrører delen arbejde. Hvis du har købt udstyr til at udføre dit job, såsom en bærbar computer, en stol eller et tastatur, kan du også kræve skattelettelser.
Du får skattelettelser baseret på den sats, du betaler skat til. Du kan vælge enten at kræve skattelettelser på:
- £6 om ugen
— det nøjagtige beløb for ekstra omkostninger, du har pådraget dig over det ugentlige beløb - du skal bruge beviser såsom kvitteringer, regninger eller kontrakter
Kilde: Storbritanniens regering
Kontrol af forsikringsdækning
Hvis du arbejder hjemmefra, er du ikke dækket af din arbejdsgivers forsikring på samme måde som du ville være på kontoret. Derfor skal arbejdere altid kontrollere, at der ikke er nogen problemer med, at de arbejder hjemmefra, med deres:
— boligforsikringsudbyder
— realkreditudbyder eller udlejer
Det er altid en god ide for arbejdsgivere at minde arbejdstagerne om at kontrollere dette. Arbejdsgivere bør også sørge for, at deres forsikring dækker arbejdstagere, der arbejder hjemmefra.
Hvem dækker lagerbeholdningen?
Hvordan lager som møbler og udstyr dækkes afhænger udelukkende af, hvem der ejer de respektive enheder. Din forsikring dækker, hvis du arbejder på din privatejede computer på dit hjemmekontor, hvorimod din arbejdsgivers forsikring dækker, hvis de har leveret en bærbar computer til dig.
Hvem dækker eventuelle skader?
Arbejdsgiverens ansvarsforsikring tilbyder en vis dækning for fjernarbejdere, men dette vil i sidste ende afhænge af den tilgængelige politik.
En arbejdsgiveransvarsforsikring dækker alle 'kontoraktiviteter', der udføres hjemme eller eksternt, men der er et par gråzoner. For eksempel kan skader eller sygdomme, der pådrages i kontortiden, ikke være „i løbet af medarbejderens arbejde“.
Loven om hjemmearbejde og de politikker, der følger med det, er ofte vanskelige at navigere, hvorfor det anbefales at få et overblik fra forsikringsudbyderen.