Den ultimative guide til dit hjemmekontor
Pandemien har ændret vores måde at arbejde på. På trods af at samfundet åbner sig, forventer de fleste medarbejdere ikke at være tilbage på kontoret på fuld tid, hvilket understreger vigtigheden af at etablere et ordentligt hjemmekontor.
For at sikre effektivitet i hjemmearbejdet skal du og din arbejdsgiver være opmærksomme på reglerne for skat, bruttolønsordning, arbejdsskadeforsikring og anden relevant lovgivning. Ellers risikerer du, at hjemmekontoret bliver en ubehagelig overraskelse for begge parter.
Dit hjemmekontor skal også opfylde dine fysiske krav og være ergonomisk designet. Møbler og udstyr skal passe til dine behov og understøtte 7-8 timers stillesiddende arbejde dagligt uden at fremkalde kropslige skader.
Ved at læse denne artikel kan vi hjælpe dig med at få et hjemmekontor, der understøtter fysisk velbefindende og et sundt arbejdsliv.
Det ergonomiske hjemmekontor
I takt med at hjemmearbejde og fleksibelt arbejde bliver mere accepteret, stiger behovet for ergonomiske løsninger.
Dårlige arbejdsstillinger forårsager betydelige skader over tid. Det er f.eks. bevist, at over 20-25 timers computer- eller musearbejde om ugen øger risikoen for smerter i nakke, skuldre, ryg, arme og hænder.
Hvis du arbejdede hjemmefra nogle få dage om året, kunne du nøjes med en opsætning, der ikke var optimal. Men når du arbejder hjemmefra hver uge - måske flere dage om ugen - ændrer det sig dramatisk. Her begynder arbejdsforholdene at gå ud over dit fysiske velbefindende.
Når du begynder at have et setup, hvor du arbejder hjemmefra eller en fleksibel løsning, bør du foretage en grundig inspektion af dit hjemmekontor. Det er vigtigt, at du er opmærksom på, om du har de møbler og det udstyr, der understøtter en sund og ergonomisk korrekt arbejdsstilling. I dette kapitel ser vi nærmere på netop det.
Indretning af dit hjemmekontor
Når du indretter dit hjemmekontor, skal du altid starte med de generelle principper. På trods af en fast opstilling bag en bærbar computer er der nogle velbegrundede regler for at holde din krop sund og smertefri.
Have plads til at bevægesig
Du skal indrette dit hjemmekontor, så du har plads til at bevæge dig. At skifte arbejdsstilling er afgørende for at være fysisk sund, når man arbejder.
Letat rejse sig
Du skal indrette dit hjemmekontor, så det er let at rejse sig og strække ud. Et højdejusterbart skrivebord er ideelt, men din stilling skal altid være afslappet og bekvem. Undgå at placere din stol, så ryglænet står direkte op ad en væg. Det skal være nemt at rejse sig fra stolen, så du bliver opfordret til at bevæge dig og klare opgaverne stående.
Hav møbler og udstyr, der passer til dig
Dit hjemmekontor skal matche dine behov. Sørg for, at din stol, dit bord og dit udstyr (tastatur, mus, skærm osv.) har de rigtige mål og detaljer for at skabe det bedste arbejdsmiljø for dig.
Ovenstående punkter er baseret på anbefalinger fra Arbejdstilsynet.
Den ideelle arbejdszone
- Alt, hvad du kan nå med hænderne i siddende stilling, er i det ideelle område.
- Dine primære arbejdsredskaber skal alle placeres her.
- Redskaber, du bruger mindre ofte, kan placeres i det sekundære område, der er angivet på billedet. Det vil sige i en afstand, som du nemt kan nå med dine arme, men uden at vride eller strække kroppen.
- Dine arbejdsredskaber bør ikke være i det tertiære område, hvor du opbevarer lys, planter og lignende genstande, som du ikke behøver at bruge dagligt.
Møbler til dit hjemmekontor
I dette afsnit gennemgår vi, hvad du skal være opmærksom på, når du indretter dit hjemmekontor med møbler og udstyr som tastatur, mus og skærm. Du kan også blive klogere på de optimale pladsforhold for dit hjemmekontor.
Hvad gør en god stol?
En god stol skal være stabil, og den skal sikre, at du har bevægelsesfrihed til at understøtte forskellige hensigtsmæssige arbejdsstillinger.
Du skal kunne ændre højden på sædet. På samme måde skal sædets vinkel kunne justeres. Det samme gælder for stolens ryg, hvor det også skal være muligt at ændre både højde og vinkel. Du skal også kunne ændre sædets hældning og sædedybde.
Den skal kunne justere de forskellige dele af stolen, såsom sæde, ryglæn og eventuelt armlæn, uafhængigt af hinanden.
Kilde: Unison - Sidder du behageligt?
Hvad skal du være opmærksom på, når du sætter en stol op?
- Indstil siddehøjden til flade fødder på gulvet, så dine arme let kan hvile på skrivebordet.
- Placer dig bagest i sædet, så dine lår får støtte. For at få den bedste position skal du have en hånd mellem dine knæ og stolens forside.
- Juster stolens ryg i højde, dybde og vinkel, så den støtter din lænd.
- Armlænene er indstillet korrekt, når de giver dine arme og skuldre mulighed for at slappe af.
- Sørg for, at armlænet giver dig mulighed for at sidde tæt på bordet. Hold en 90 graders vinkel i albuerne, knæene og hofterne, da det sikrer en korrekt arbejdsstilling.
Hvad gør et godt skrivebord?
Dit skrivebord skal være bredt og dybt nok til, at du kan placere din skærm, dit tastatur og din mus samt andre arbejdsredskaber (f.eks. dokumenter, skriveborde, mapper osv.) korrekt.
Højden på skrivebordet skal passe til dig og de opgaver, du udfører. Det er en fordel at have et justerbart skrivebord, da du kan indstille det i den mest optimale højde, der passer til dine individuelle behov.
Endelig bør et passende skrivebord til dit hjemmekontor have en overflade, der ikke reflekterer lys, så du undgår forstyrrelser i dit syn.
Hvad du skal være opmærksom på, når du indretter dit skrivebord
- Det er ideelt, hvis du kan hæve eller sænke skrivebordet, så du kan arbejde stående.
- Undgå at bruge et bord med en skuffe til dit tastatur, da det skal være muligt at bevæge arme og hænder frit.
- Du skal have cirka 1 meters afstand mellem kanten af skrivebordet og væggen.
- Placer skrivebordet væk fra vinduer for at undgå at forstyrre dit syn med kraftigt sollys. Det fungerer bedst, hvis solen kommer ind i skrivebordet fra en vinkel.
- Du skal kunne arbejde siddende med sænkede, afslappede skuldre, mens dine arme kan hvile i en 90-graders vinkel.
Udstyr til dit hjemmekontor
I dette afsnit kan du lære mere om de tre vigtigste enheder til dit hjemmekontor: tastatur, mus og skærm. Du kan også se eksempler på ergonomiske tastaturer og mus.
Tastatur til dit hjemmekontor
Hvad gør et godt tastatur?
Variation og tilpasning er afgørende, når du vælger et tastatur til dit hjemmekontor. Et tastatur med justerbare ben og vippefunktion er et must. Det giver dig mulighed for at arbejde på tastaturet i forskellige positioner, hvilket reducerer belastningen af dine hænder, fingre og håndled.
Med justerbare ben og vippefunktioner kan du justere tastaturet, så det passer til den enkelte opgave, du arbejder med. Når du skriver, er det f.eks. optimalt at indstille tastaturet til en negativ hældning, da det hjælper dig med at slappe mere af i fingrene.
Tastaturets design skal også understøtte en ergonomisk korrekt arbejdsstilling med armene placeret foran tastaturet. Genvejstaster begrænser brugen af musen og reducerer dermed belastningen af hænder og fingre.
Hvad skal du være opmærksom på, når du arbejder med et tastatur?
- Fold tastaturets fødder sammen, så de ligger fladt på bordet - jo mere negativ vinkel, jo bedre.
- Der skal være plads foran tastaturet til, at underarmene kan hvile på bordet.
- Placer tastaturet, så du sidder lige foran det, og undgå at vride arme og håndled.
- Undgå at sidde med løftede fingre - i den såkaldte "ready"-position.
- Brug tastaturgenveje for at reducere brugen af musen.
Mus til dit hjemmekontor
Hvis du vælger en ergonomisk mus til dit hjemmekontor, kan du forebygge overbelastninger og spændinger, som med tiden kan udvikle sig til skader.
Du kan vælge en traditionel enhåndsbetjent mus med et ergonomisk design. Her får du en mus, der fremmer korrekt håndpositionering. Du får et afslappet greb og undgår at bøje fingrene, når du holder musen. En anden egenskab ved den mest ergonomiske enhåndsbetjente mus er det tilpasningsdygtige design. Det gør det muligt at justere musens hældning og tommelfingerstøtte, så du får præcis den mus, du har brug for.
På den måde begrænser du belastningen af dine håndled og fingre.
Unimouse with illustrated functions:
- Giver mulighed for at ændre den lodrette vinkel, så trykket fjernes fra håndleddet
- Det er muligt at justere musens vinkel til et sted mellem 35 og 70 grader
- Tommelfingerstøtten kan justeres i alle retninger: ind/ud, op/ned, frem/tilbage, hældning og rotation
- Seks programmerbare knapper og en behagelig scrollfunktion
Du kan også vælge en ergonomisk centreret mus
Disse innovative mus er placeret foran tastaturet, hvilket reducerer din arbejdsplads. Du kan arbejde med små, lette bevægelser og dermed undgå at overbelaste nakke, skulder, albuer og håndled.
Hvad skal du være opmærksom på, når du arbejder med en mus?
- Skal være så tæt på kroppen som muligt og ikke ud til siden
- Skift gerne mellem højre og venstre hånd for at styre musen, så du aflaster og skaber variation
- Stræk, bøj og ryst dine hænder og arme en gang imellem.
Hvad er den rigtige skærm for dig?
En god skærm bør være 24 tommer eller større. Med en sådan størrelse kan du have flere vinduer åbne samtidig, så du ikke behøver at klikke rundt mellem forskellige vinduer. I sidste ende reducerer det belastningen ved at bruge en mus.
En mat skærm, der ikke reflekterer og beskytter dine øjne mod blænding, er at foretrække. Du bør vælge en skærm, der kan vippes og justeres i højden, så du kan tilpasse skærmens placering til dine behov.
Hvad skal du huske på med din skærm?
- Skærmen skal være en armslængde fra dig - ca. 60-70 cm
- Dine øjne skal være på linje med skærmens øverste kant
- Når du bruger flere skærme, placeres de i en V-form for at forhindre bevægelse i nakken
Lovgivning om hjemmekontor
Hvis du arbejder hjemmefra regelmæssigt, gælder der en række forskellige regler, som du og din arbejdsgiver skal være opmærksomme på.
I dette afsnit kan du lære mere om de krav, du kan stille til din arbejdsgiver i forhold til dit hjemmekontor. Du kan også læse om skat, og hvilke fradrag du kan få, når du arbejder fra et hjemmekontor.
Lovgivning om at arbejde hjemmefra
Hjemmearbejde er et fleksibelt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne arbejder hjemmefra noget af tiden eller hele tiden. Nogle medarbejdere kan opleve visse fordele ved at arbejde hjemmefra, f.eks. øget produktivitet, bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv og større jobtilfredshed. Set fra arbejdsgiverens side er fordelene større fastholdelse af medarbejderne og færre udgifter til kontorleje og rejser.
Hvis du arbejder hjemmefra - enten på fuld tid eller som en del af en hybridmodel - er der forskellige lovgivninger og ansvarsområder, som du og din arbejdsgiver skal være opmærksomme på med hensyn til arbejdsmiljø og skat.
Det er både medarbejderens og arbejdsgiverens ansvar at sikre, at hjemmearbejde foregår i et sikkert miljø og kan udføres i overensstemmelse med begge parters ønsker.
Arbejdsgivere skal altid:
- være åbne for samtaler om hybride arbejdsordninger
- overveje, hvilke job der kan udføres fleksibelt
- diskutere med medarbejderen, hvordan man finder en passende løsning
Kilde: ACAS
I dette afsnit kan du lære mere om de krav, du kan stille til din arbejdsgiver i forbindelse med dit hjemmekontor. Du kan også læse mere om mulige skattekrav, når du konsekvent arbejder hjemmefra.
Hvad kan du bede din arbejdsgiver om?
Som arbejdstager kan du altid komme med en uformel anmodning om fleksibelt arbejde eller et formelt forslag. Hvis din arbejdsgiver giver dig mulighed for at arbejde mere hjemmefra, kan du kræve, at visse betingelser er opfyldt for at sikre et sikkert og sundt miljø.
Arbejdsgivere har et juridisk ansvar for alle medarbejderes sundhed og sikkerhed. Det gælder både dem, der konstant er på kontoret, og dem, der arbejder under en mere dynamisk ordning.
Arbejdsgivere skal vurdere en arbejdstagers arbejde og arbejdsplads, hvis der er indgået en aftale om hjemmearbejde. Loven kræver, at denne vurdering skal være "passende og tilstrækkelig".
Hvis vurderingen konkluderer, at der skal foretages ændringer, er det arbejdsgiverens ansvar at sørge for, at det sker. Der skal planlægges regelmæssige kontrolbesøg for at sikre, at arbejdsmiljøet hele tiden er i orden.
Find ud af mere om , hvad arbejdsgivere skal gøre, hos Health and Safety Executive (HSE).
Udstyr og teknologi
Medarbejderne skal have det rette udstyr og den rette teknologi for at kunne arbejde effektivt hjemmefra. Det sikrer en glidende overgang og reducerer risikoen for stress og fysiske lidelser, hvis forholdene er dårlige. Arbejdsgivere, arbejdstagere og eventuelle repræsentanter bør blive enige om følgende:
Hvad er de vigtigste krav, f.eks. en pålidelig og sikker internetforbindelse og et passende skrivebord og en passende stolHvem sørger for udstyr og reparationerTeknisk støtte til opsætning af udstyr og ITHvad er der brug for i form af ergonomiske løsninger for at undgå skader, f.eks. specialiserede mus og tastaturer?
Arbejdsgivere skal have klare politikker for udstyr og IT, herunder:
- hvordan man rapporterer mulige problemer til f.eks. it-teamet
- hvordan man overvåger, bruger og håndterer informationdatabeskyttelse og cybersikkerhed
- protokoller, hvis en enhed mistes eller stjæles
Kilde: ACAS
Hvad er dit ansvar?
Medarbejderne har et ansvar for at tage vare på deres sikkerhed og generelle helbred, når de arbejder hjemmefra. Enhver, der er under en hybrid arbejdsordning, skal være i regelmæssig kontakt med deres leder og fortælle dem om:
- Fysiske eller mentale sundhedsudfordringer og risici
- Eventuelle ændringer i arbejdsforholdene, der skal ændres
Det er vigtigt med hyppig kommunikation mellem medarbejdere og ledere for at sikre en smidig og sikker løsning.
Kilde: ACAS
Hjemmearbejde og skattekrav
Lovgivningen om hjemmearbejde og skattekrav afhænger af, om man er tvunget til at arbejde hjemme regelmæssigt. Enten hele ugen eller som en del af en hybridmodel. Hvis du vælger at arbejde hjemmefra frivilligt, kan du ikke kræve skattelettelser for dine omkostninger i forbindelse med dit arbejde.
Hvis du arbejder hjemmefra ufrivilligt, kan du måske få skattefradrag for det:
- Gas og elektricitet
- Målt vand
- Telefonopkald og internetadgang (hvis det ikke leveres af din arbejdsgiver)
Du kan ikke få fradrag for alle regninger, men kun for den del, der er relateret til arbejdet. Hvis du har købt udstyr til at udføre dit arbejde, f.eks. en bærbar computer, en stol eller et tastatur, kan du også få skattefradrag.
Du får skattelettelse baseret på den sats, du betaler skat af. Du kan vælge enten at kræve skattelettelse på:
- £6 om ugen
- det nøjagtige beløb for ekstra omkostninger, du har haft ud over det ugentlige beløb - du skal bruge dokumentation som f.eks. kvitteringer, regninger eller kontrakter.
Kilde: Den britiske regering
Tjekker forsikringsdækning
Hvis du arbejder hjemmefra, er du ikke dækket af din arbejdsgivers forsikring på samme måde, som du ville være på kontoret. Derfor skal arbejdstagere altid tjekke, at der ikke er nogen problemer med, at de arbejder hjemmefra, med deres:
- udbyder af indboforsikring
- realkreditudbyder eller udlejer
Det er altid en god idé for arbejdsgivere at minde medarbejderne om at tjekke dette. Arbejdsgivere bør også sikre sig, at deres forsikring dækker medarbejdere, der arbejder hjemmefra.
Hvem dækker inventar?
Hvordan inventar som møbler og udstyr er dækket, afhænger udelukkende af, hvem der ejer de respektive enheder. Din forsikring dækker, hvis du arbejder på din private computer på dit hjemmekontor, mens din arbejdsgivers forsikring dækker, hvis de har stillet en bærbar computer til rådighed for dig.
Hvem dækker eventuelle skader?
Arbejdsgiverens ansvarsforsikring giver en vis dækning for fjernarbejdere, men det vil i sidste ende afhænge af den tilgængelige police.
En arbejdsgiveransvarsforsikring dækker alle "kontoraktiviteter", der udføres hjemme eller på afstand, men der er et par gråzoner. For eksempel er skader eller sygdomme, der opstår i kontortiden, måske ikke "i forbindelse med medarbejderens arbejde".
Loven om hjemmearbejde og de politikker, der følger med, er ofte vanskelige at navigere i, hvorfor det anbefales at få et overblik fra forsikringsselskabet.