Der ultimative Leitfaden für Ihr Heimbüro
Die Pandemie hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Obwohl sich die Gesellschaft öffnet, erwarten die meisten Arbeitnehmer nicht, dass sie wieder ganztags im Büro arbeiten werden, was die Bedeutung eines angemessenen Home Office unterstreicht.
Um die Effektivität der Heimarbeit zu gewährleisten, müssen Sie und Ihr Arbeitgeber die Vorschriften in Bezug auf Steuern, Bruttolohnregelung, Arbeitsunfallversicherung und andere einschlägige Gesetze kennen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass das Homeoffice für beide Seiten zu einer unangenehmen Überraschung wird.
Außerdem muss Ihr Heimbüro Ihren körperlichen Anforderungen entsprechen und ergonomisch gestaltet sein. Möbel und Geräte sollten Ihren Bedürfnissen entsprechen und 7-8 Stunden sitzende Arbeit pro Tag ermöglichen, ohne dass es zu körperlichen Schäden kommt.
Wenn Sie diesen Artikel lesen, können wir Ihnen helfen, ein Home Office einzurichten, das Ihr körperliches Wohlbefinden und ein gesundes Arbeitsleben unterstützt.
Das ergonomische Heimbüro
Mit der zunehmenden Akzeptanz von Heimarbeit und flexiblem Arbeiten steigt auch der Bedarf an ergonomischen Lösungen.
Schlechte Arbeitspositionen verursachen mit der Zeit erhebliche Schäden. Es ist beispielsweise erwiesen, dass mehr als 20-25 Stunden Computer- oder Mausarbeit pro Woche das Risiko von Schmerzen in Nacken, Schultern, Rücken, Armen und Händen erhöhen.
Wenn Sie früher nur wenige Tage im Jahr von zu Hause aus gearbeitet haben, konnten Sie sich mit einer nicht optimalen Einrichtung zufrieden geben. Wenn Sie jedoch jede Woche - vielleicht sogar mehrere Tage pro Woche - von zu Hause aus arbeiten, ändert sich das dramatisch. Hier beginnen die Arbeitsbedingungen ihren Tribut an Ihr körperliches Wohlbefinden zu fordern.
Wenn Sie anfangen, von zu Hause aus zu arbeiten oder eine flexible Lösung zu finden, sollten Sie Ihr Heimbüro genau unter die Lupe nehmen. Es ist wichtig, dass Sie darauf achten, ob Sie die Möbel und Geräte haben, die eine gesunde und ergonomisch korrekte Arbeitshaltung unterstützen. In diesem Kapitel nehmen wir genau das unter die Lupe.
Dekorieren Sie Ihr Heimbüro
Wenn Sie Ihr Heimbüro einrichten, sollten Sie immer von den allgemeinen Grundsätzen ausgehen. Trotz einer festen Aufstellung hinter dem Laptop gibt es einige fundierte Regeln, um Ihren Körper gesund und schmerzfrei zu halten.
Bewegungsfreiheit
Sie müssen Ihr Heimbüro so einrichten, dass Sie sich frei bewegen können. Der Wechsel der Arbeitsposition ist entscheidend für die körperliche Gesundheit bei der Arbeit.
Leichtes Aufstehen
Sie müssen Ihr Heimbüro so einrichten, dass Sie leicht aufstehen und sich strecken können. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch ist ideal, aber Ihre Position sollte immer entspannt und bequem sein. Vermeiden Sie es, Ihren Stuhl so zu platzieren, dass die Rückenlehne direkt an einer Wand steht. Das Aufstehen vom Stuhl sollte einfach sein, denn Sie werden dazu ermuntert, sich zu bewegen und Aufgaben im Stehen zu erledigen.
Möbel und Geräte, die zu Ihnen passen
Ihr Heimbüro muss zu Ihren Bedürfnissen passen. Achten Sie darauf, dass Ihr Stuhl, Ihr Tisch und Ihre Geräte (Tastatur, Maus, Monitor usw.) die richtigen Maße und Details haben, um Ihnen die beste Arbeitsumgebung zu bieten.
Die oben genannten Punkte basieren auf den Empfehlungen der dänischen Arbeitsschutzbehörde.
Die ideale Arbeitszone
- Alles, was Sie im Sitzen mit den Händen erreichen können, befindet sich im idealen Bereich.
- Ihre primären Arbeitswerkzeuge sollten alle hier platziert werden.
- Werkzeuge, die Sie seltener benutzen, können im sekundären Bereich platziert werden, der auf dem Bild angegeben ist. Das heißt, in einer Entfernung, die Sie leicht mit den Armen erreichen können, ohne den Körper zu verdrehen oder zu strecken.
- Ihre Arbeitsgeräte sollten nicht im tertiären Bereich stehen, wo Sie Lampen, Pflanzen und ähnliche Gegenstände aufbewahren, die Sie nicht täglich brauchen.
Möbel für Ihr Heimbüro
In diesem Abschnitt erfahren Sie, worauf Sie bei der Einrichtung Ihres Heimbüros mit Möbeln und Geräten wie Tastatur, Maus und Monitor achten müssen. Sie können sich auch über die optimalen Platzverhältnisse für Ihr Home Office informieren.
Was macht einen guten Stuhl aus?
Ein guter Stuhl muss stabil sein und Bewegungsfreiheit bieten, um verschiedene geeignete Arbeitspositionen zu unterstützen.
Sie sollten die Höhe des Sitzes verändern können. Auch der Winkel des Sitzes sollte verstellbar sein. Das Gleiche gilt für die Rückenlehne, die ebenfalls in der Höhe und im Winkel verstellbar sein muss. Außerdem müssen Sie die Sitzneigung und die Sitztiefe verändern können.
Er muss die verschiedenen Teile des Stuhls, wie Sitz, Rückenlehne und eventuell die Armlehnen, unabhängig voneinander einstellen können.
Quelle: Unison - Sitzen Sie bequem?
Worauf sollten Sie beim Aufstellen eines Stuhls achten?
- Stellen Sie die Sitzhöhe so ein, dass Ihre Füße flach auf dem Boden stehen, so dass Ihre Arme leicht auf dem Schreibtisch ruhen können.
- Stellen Sie sich in die Rückenlehne des Stuhls, so dass Ihre Oberschenkel abgestützt sind. Die beste Position erreichen Sie, wenn Sie eine Hand zwischen Ihre Knie und die Vorderseite des Stuhls legen.
- Stellen Sie die Rückenlehne des Stuhls in Höhe, Tiefe und Winkel so ein, dass sie Ihren unteren Rücken stützt.
- Die Armlehnen sind richtig eingestellt, wenn Sie Ihre Arme und Schultern entspannen können.
- Achten Sie darauf, dass die Armlehne es Ihnen ermöglicht, nah am Tisch zu sitzen. Achten Sie darauf, dass Ihre Ellbogen, Knie und Hüften einen 90-Grad-Winkel bilden, um eine korrekte Arbeitshaltung zu gewährleisten.
Was macht einen guten Schreibtisch aus?
Ihr Schreibtisch sollte breit und tief genug sein, damit Sie Ihren Monitor, Ihre Tastatur und Ihre Maus sowie andere Arbeitsmittel (z. B. Dokumente, Arbeitsblätter, Ordner usw.) richtig positionieren können.
Die Höhe des Schreibtisches sollte zu Ihnen und den von Ihnen ausgeführten Aufgaben passen. Ein verstellbarer Schreibtisch ist von Vorteil, da Sie ihn auf die optimale Höhe einstellen können, die Ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.
Schließlich sollte ein geeigneter Schreibtisch für Ihr Heimbüro eine Oberfläche haben, die das Licht nicht reflektiert, damit Sie Ihre Sicht nicht beeinträchtigen.
Worauf Sie bei der Einrichtung Ihres Schreibtisches achten sollten
- Ideal ist es, wenn Sie den Schreibtisch anheben oder absenken können, damit Sie im Stehen arbeiten können.
- Vermeiden Sie einen Tisch mit einer Schublade für Ihre Tastatur, da Sie Ihre Arme und Hände frei bewegen können sollten.
- Der Abstand zwischen der Schreibtischkante und der Wand sollte etwa 1 Meter betragen.
- Stellen Sie den Schreibtisch nicht in der Nähe von Fenstern auf, damit Sie nicht durch starkes Sonnenlicht gestört werden. Am besten ist es, wenn die Sonne schräg auf den Schreibtisch fällt.
- Sie müssen im Sitzen mit gesenkten, entspannten Schultern arbeiten können, während Ihre Arme im 90-Grad-Winkel ruhen können.
Ausstattung für Ihr Heimbüro
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die drei wichtigsten Geräte für Ihr Heimbüro: Tastatur, Maus und Monitor. Sie können auch Beispiele für ergonomische Tastaturen und Mäuse sehen.
Tastatur für Ihr Heimbüro
Was macht eine gute Tastatur aus?
Bei der Auswahl einer Tastatur für Ihr Heimbüro sind Variation und Anpassung entscheidend. Eine Tastatur mit verstellbaren Füßen und Neigungsfunktionen ist ein Muss. So können Sie in verschiedenen Positionen auf der Tastatur arbeiten und Ihre Hände, Finger und Handgelenke entlasten.
Mit verstellbaren Füßen und Neigungsfunktionen können Sie die Tastatur an die jeweilige Aufgabe anpassen. Beim Tippen ist es beispielsweise optimal, die Tastatur auf eine negative Neigung einzustellen, da sich dadurch die Finger besser entspannen können.
Auch das Design der Tastatur sollte eine ergonomisch korrekte Arbeitshaltung mit vor der Tastatur platzierten Armen unterstützen. Schnelltasten schränken die Verwendung der Maus ein und verringern so die Belastung der Hände und Finger.
Worauf sollten Sie bei der Arbeit mit einer Tastatur achten?
- Klappen Sie die Füße der Tastatur so zusammen, dass sie flach auf dem Tisch liegen - je negativer der Winkel, desto besser.
- Vor der Tastatur muss Platz sein, damit die Unterarme auf dem Tisch aufliegen können.
- Stellen Sie die Tastatur so auf, dass Sie direkt davor sitzen und vermeiden Sie es, Ihre Arme und Handgelenke zu verdrehen.
- Vermeiden Sie es, mit erhobenen Fingern zu sitzen - in der so genannten "Bereitschaftsstellung".
- Verwenden Sie Tastaturkürzel, um die Verwendung der Maus zu reduzieren.
Maus für Ihr Home Office
Die Wahl einer ergonomischen Maus für Ihr Heimbüro kann Belastungen und Verspannungen vorbeugen, die sich mit der Zeit zu Verletzungen entwickeln können.
Sie können sich für eine traditionelle Einhandmaus mit ergonomischem Design entscheiden. Hier erhalten Sie eine Maus, die die richtige Handhaltung fördert. Sie haben einen entspannten Griff und vermeiden es, Ihre Finger beim Halten der Maus zu verbiegen. Ein weiteres Merkmal der ergonomischsten Einhandmaus ist ihr anpassungsfähiges Design. So können Sie die Neigung der Maus und die Daumenauflage einstellen und erhalten so genau die Maus, die Sie benötigen.
Auf diese Weise werden Ihre Handgelenke und Finger weniger belastet.
Unimouse with illustrated functions:
- Bietet die Möglichkeit, den vertikalen Winkel zu verändern, um den Druck vom Handgelenk zu nehmen
- Der Winkel der Maus kann zwischen 35 und 70 Grad eingestellt werden
- Die Daumenstütze kann in alle Richtungen eingestellt werden: nach innen/außen, nach oben/unten, nach vorne/hinten, Neigung und Drehung
- Sechs programmierbare Tasten und ein komfortabler Bildlauf
Sie können auch eine ergonomisch zentrierte Maus wählen
Diese innovativen Mäuse befinden sich vor der Tastatur, wodurch der Arbeitsbereich verkleinert wird. Sie können mit kleinen, leichten Bewegungen arbeiten und vermeiden so eine Überlastung von Nacken, Schulter, Ellbogen und Handgelenken.
Worauf sollten Sie bei der Arbeit mit einer Maus achten?
- Sie muss so nah wie möglich am Körper und nicht an der Seite sein
- Wechseln Sie ruhig zwischen rechter und linker Hand, um die Maus zu steuern, damit Sie sich entlasten und Abwechslung schaffen
- Strecken, beugen und schütteln Sie Ihre Hände und Arme ab und zu.
Welches ist der richtige Monitor für Sie?
Ein guter Monitor sollte 24 Zoll oder größer sein. Bei einer solchen Größe können Sie mehrere Fenster gleichzeitig geöffnet haben, so dass Sie nicht zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herklicken müssen. Letztlich verringert sich dadurch die Belastung durch die Verwendung einer Maus.
Ein matter Bildschirm, der nicht reflektiert und Ihre Augen vor Blendung schützt, ist zu bevorzugen. Sie sollten einen Monitor wählen, der sich neigen und in der Höhe verstellen lässt, damit Sie den Standort des Bildschirms an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Was ist bei Ihrem Monitor zu beachten?
- Der Bildschirm sollte eine Armlänge von Ihnen entfernt sein - ca. 60-70 cm
- Ihre Augen sollten auf den oberen Rand des Bildschirms ausgerichtet sein
- Bei der Verwendung mehrerer Bildschirme werden diese in einer V-Form aufgestellt, um Bewegungen im Nacken zu vermeiden
Gesetzgebung zum Home Office
Wenn Sie regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, gelten verschiedene Regeln, die Sie und Ihr Arbeitgeber kennen müssen.
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die Anforderungen, die Sie an Ihren Arbeitgeber in Bezug auf Ihr Heimbüro stellen können. Außerdem erfahren Sie, welche Steuern und Abzüge Sie geltend machen können, wenn Sie von einem Heimbüro aus arbeiten.
Gesetzgebung zur Arbeit von zu Hause aus
Bei der Heimarbeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitsumfeld, in dem die Arbeitnehmer teilweise oder ganz von zu Hause aus arbeiten. Einige Arbeitnehmer sehen in der Heimarbeit bestimmte Vorteile, wie z. B. eine höhere Produktivität, eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und eine größere Arbeitszufriedenheit. Aus Sicht des Arbeitgebers liegen die Vorteile in einer höheren Mitarbeiterbindung und geringeren Kosten für Büromiete und Reisen.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten - entweder in Vollzeit oder im Rahmen eines gemischten Modells - müssen Sie und Ihr Arbeitgeber verschiedene Rechtsvorschriften und Verantwortlichkeiten in Bezug auf das Arbeitsumfeld und die Steuer beachten.
Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass die Arbeit von zu Hause aus in einem sicheren Umfeld stattfindet und nach den Wünschen beider Parteien durchgeführt werden kann.
Die Arbeitgeber müssen immer:
- für Gespräche über hybride Arbeitsformen offen sein
- prüfen, welche Arbeiten flexibel erledigt werden können
- mit dem Arbeitnehmer besprechen, wie eine geeignete Lösung gefunden werden kann
Quelle: ACAS
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die Forderungen, die Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber in Bezug auf Ihr Heimbüro geltend machen können. Sie können auch mehr über mögliche Steueransprüche lesen, wenn Sie ständig von zu Hause aus arbeiten.
Was können Sie von Ihrem Arbeitgeber verlangen?
Als Arbeitnehmer können Sie jederzeit einen informellen Antrag auf flexible Arbeit stellen oder einen formellen Vorschlag machen. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Möglichkeit gibt, mehr von zu Hause aus zu arbeiten, können Sie verlangen, dass bestimmte Bedingungen erfüllt werden, um ein sicheres und gesundes Umfeld zu gewährleisten.
Der Arbeitgeber trägt die gesetzliche Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit aller Arbeitnehmer. Dies gilt sowohl für diejenigen, die ständig im Büro sind, als auch für diejenigen, die im Rahmen einer dynamischeren Vereinbarung arbeiten.
Der Arbeitgeber muss die Arbeit und den Arbeitsplatz eines Arbeitnehmers bewerten, wenn eine Vereinbarung über Heimarbeit getroffen wurde. Das Gesetz schreibt vor, dass diese Bewertung "geeignet und ausreichend" sein muss.
Kommt die Bewertung zu dem Schluss, dass Änderungen vorgenommen werden müssen, so ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass diese Änderungen entsprechend durchgeführt werden. Es sind regelmäßige Kontrollen vorzusehen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsumgebung stets den Vorschriften entspricht.
Die Gesundheits- und Sicherheitsbehörde (Health and Safety Executive - HSE) informiert Sie darüber, was Arbeitgeber tun sollten.
Ausrüstung und Technologie
Die Mitarbeiter müssen über die richtige Ausrüstung und Technologie verfügen, um effektiv von zu Hause aus arbeiten zu können. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang und verringert das Risiko von Stress und körperlichen Beschwerden, wenn die Bedingungen schlecht sind. Arbeitgeber, Arbeitnehmer und etwaige Vertreter sollten sich unter anderem auf folgende Punkte einigen:
Was ist die Grundvoraussetzung, z. B. eine zuverlässige und sichere Internetverbindung und ein passender Schreibtisch und StuhlWer stellt Geräte und Reparaturen zur VerfügungTechnische Unterstützung bei der Einrichtung von Geräten und ITWas wird an ergonomischen Lösungen benötigt, um Verletzungen zu vermeiden, z. B. spezielle Mäuse und Tastaturen
Die Arbeitgeber müssen klare Richtlinien für Ausrüstung und IT haben, einschließlich
- wie eventuelle Probleme zu melden sind, z. B. an das IT-Team
- wie Informationen zu überwachen, zu nutzen und zu behandeln sindDatenschutz und Cybersicherheit
- Protokolle für den Fall, dass ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird
Quelle: ACAS
Was ist Ihre Verantwortung?
Die Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, für ihre Sicherheit und allgemeine Gesundheit zu sorgen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Jeder, der in einem hybriden Arbeitsverhältnis steht, muss regelmäßig mit seinem Vorgesetzten in Kontakt sein und ihn darüber informieren:
- Physische oder psychische Gesundheitsprobleme und -risiken
- Änderungen der Arbeitsbedingungen, die geändert werden müssen
Um eine reibungslose und sichere Lösung zu gewährleisten, ist eine häufige Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Managern unerlässlich.
Quelle: ACAS
Heimarbeit und Steueransprüche
Die Rechtsvorschriften über Heimarbeit und Steueransprüche setzen voraus, dass man gezwungen ist, regelmäßig zu Hause zu arbeiten. Entweder für die ganze Woche oder als Teil eines Hybridmodells. Wenn Sie freiwillig von zu Hause aus arbeiten, können Sie keine Steuererleichterungen für Ihre Kosten im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit geltend machen.
Wenn Sie unfreiwillig von zu Hause aus arbeiten, können Sie unter Umständen eine Steuererleichterung beantragen:
- Gas und Strom
- Gemessenes Wasser
- Telefongespräche und Internetzugang (falls nicht vom Arbeitgeber bereitgestellt)
Sie können nicht die gesamten Rechnungen geltend machen, sondern nur den Teil, der mit der Arbeit zusammenhängt. Wenn Sie Geräte für Ihre Arbeit gekauft haben, z. B. einen Laptop, einen Stuhl oder eine Tastatur, können Sie ebenfalls Steuererleichterungen beantragen.
Sie erhalten eine Steuererleichterung auf der Grundlage des Steuersatzes, den Sie zahlen. Sie können entweder eine Steuererleichterung für:
- 6 £ pro Woche
- der genaue Betrag der zusätzlichen Kosten, die Ihnen über den wöchentlichen Betrag hinaus entstanden sind - Sie benötigen Belege wie Quittungen, Rechnungen oder Verträge
Quelle: Britische Regierung
Überprüfung des Versicherungsschutzes
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sind Sie nicht wie im Büro durch die Versicherung Ihres Arbeitgebers abgedeckt. Daher müssen Arbeitnehmer immer prüfen, ob es keine Probleme mit der Arbeit von zu Hause aus mit ihrem Arbeitgeber gibt:
- Anbieter von Hausversicherungen
- Hypothekengeber oder Vermieter
Es ist immer eine gute Idee, wenn Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer daran erinnern, dies zu überprüfen. Die Arbeitgeber sollten sich auch vergewissern, dass ihre Versicherung die von zu Hause aus arbeitenden Arbeitnehmer abdeckt.
Wer übernimmt das Inventar?
Inwieweit Inventar wie Möbel und Geräte versichert sind, hängt allein davon ab, wem die jeweiligen Geräte gehören. Ihre Versicherung deckt, wenn Sie an Ihrem privaten Computer in Ihrem Heimbüro arbeiten, während die Versicherung Ihres Arbeitgebers einspringt, wenn er Ihnen einen Laptop zur Verfügung gestellt hat.
Wer deckt mögliche Verletzungen?
Die Haftpflichtversicherung des Arbeitgebers bietet einen gewissen Schutz für Fernarbeitnehmer, aber das hängt letztlich von der verfügbaren Police ab.
Die Haftpflichtversicherung des Arbeitgebers deckt alle "Bürotätigkeiten" ab, die zu Hause oder aus der Ferne ausgeübt werden, aber es gibt einige Grauzonen. So sind beispielsweise Verletzungen oder Krankheiten, die während der Bürozeiten erlitten werden, möglicherweise nicht "im Rahmen der Arbeit des Arbeitnehmers".
Das Gesetz über die Arbeit von zu Hause aus und die damit zusammenhängenden Policen sind oft schwer zu durchschauen, weshalb es empfehlenswert ist, sich beim Versicherungsanbieter einen Überblick zu verschaffen.