Der ultimative Leitfaden für Ihr Home Office
Die Pandemie hat unsere Arbeitsweise verändert. Obwohl sich die Gesellschaft geöffnet hat, erwarten die meisten Arbeitnehmer nicht, wieder Vollzeit im Büro zu sein, und betonen, wie wichtig es ist, ein richtiges Home-Office einzurichten.
Um eine effektive Arbeit von zu Hause aus zu gewährleisten, müssen Sie und Ihr Arbeitgeber die Vorschriften in Bezug auf Steuern, Bruttolohnsystem, Arbeitsunfallversicherung und andere relevante Gesetze kennen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass das Home-Office für beide Seiten zu einer unangenehmen Überraschung wird.
Außerdem muss Ihr Heimbüro Ihren körperlichen Anforderungen entsprechen und ergonomisch gestaltet sein. Möbel und Geräte sollten Ihren Bedürfnissen entsprechen und täglich 7-8 Stunden sitzender Arbeit ermöglichen, ohne dass es zu Körperverletzungen kommt.
Wenn Sie diesen Artikel lesen, können wir Ihnen helfen, ein Home-Office zu finden, das das körperliche Wohlbefinden und ein gesundes Arbeitsleben unterstützt.
Das ergonomische Home-Office
Da das Arbeiten von zu Hause aus und flexibles Arbeiten immer mehr akzeptiert werden, steigt der Bedarf an ergonomischen Lösungen.
Schlechte Arbeitspositionen verursachen im Laufe der Zeit erhebliche Schäden. Es ist beispielsweise erwiesen, dass über 20 bis 25 Stunden Computer- oder Mausarbeit pro Woche das Risiko von Nacken-, Schulter-, Rücken-, Arm- und Handschmerzen erhöhen.
Wenn Sie früher ein paar Tage im Jahr von zu Hause aus gearbeitet haben, konnten Sie sich mit einer Konfiguration zufrieden geben, die nicht optimal war. Wenn Sie jedoch jede Woche — vielleicht an mehreren Tagen in der Woche — von zu Hause aus arbeiten, ändert sich das dramatisch. Hier beginnen die Arbeitsbedingungen, sich auf Ihr körperliches Wohlbefinden auszuwirken.
Wenn Sie anfangen, eine Einrichtung zu haben, bei der Sie von zu Hause aus arbeiten können, oder eine flexible Lösung, sollten Sie Ihr Heimbüro einer strengen Inspektion unterziehen. Es ist wichtig, dass Sie darauf achten, ob Sie über die notwendigen Möbel und Geräte verfügen, um eine gesunde und ergonomisch korrekte Arbeitshaltung zu gewährleisten. In diesem Kapitel schauen wir uns genau das genauer an.
Dekorieren Sie Ihr Heimbüro
Beginnen Sie bei der Dekoration Ihres Heimbüros immer mit den allgemeinen Prinzipien. Trotz einer festen Einrichtung hinter einem Laptop gibt es einige fundierte Regeln, um Ihren Körper gesund und schmerzfrei zu halten.
Platz zum Bewegen haben
Sie müssen Ihr Heimbüro so einrichten, dass Sie Bewegungsfreiheit haben. Ein Wechsel der Arbeitsposition ist entscheidend, um bei der Arbeit körperlich gesund zu sein.
Leicht aufstehen
Sie müssen Ihr Heimbüro so dekorieren, dass es leicht aufstehen und sich dehnen lässt. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch ist ideal, aber Ihre Position sollte immer entspannt und bequem sein. Stellen Sie Ihren Stuhl nicht so auf, dass die Rückenlehne direkt an einer Wand anliegt. Es sollte leicht sein, von Ihrem Stuhl aufzustehen, da Sie ermutigt werden, sich zu bewegen und Aufgaben im Stehen zu erledigen.
Mit Möbeln und Geräten, die zu Ihnen passen
Ihr Home Office muss Ihren Bedürfnissen entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Stuhl, Ihr Tisch und Ihre Geräte (Tastatur, Maus, Monitor usw.) alle die richtigen Abmessungen und Details haben, um Ihnen die beste Arbeitsumgebung zu bieten.
Die oben genannten Punkte basieren auf Empfehlungen der dänischen Arbeitsschutzbehörde.
Die ideale Arbeitszone
— Alles, was Sie in sitzender Position mit Ihren Händen erreichen können, befindet sich im idealen Bereich.
— Ihre wichtigsten Arbeitsgeräte sollten alle hier platziert werden.
— Werkzeuge, die Sie seltener verwenden, können in dem im Bild angegebenen sekundären Bereich platziert werden. Das heißt, in einer Entfernung, die Sie leicht mit Ihren Armen erreichen können, ohne den Körper zu verdrehen oder zu dehnen.
— Ihre Arbeitsgeräte sollten sich nicht im Tertiärbereich befinden, wo Sie Lichter, Pflanzen und ähnliche Gegenstände aufbewahren, die Sie nicht täglich benötigen.
Möbel für Ihr Heimbüro
In diesem Abschnitt besprechen wir, worauf Sie bei der Gestaltung Ihres Heimbüros mit Möbeln und Geräten wie Tastatur, Maus und Monitor achten müssen. Sie können sich auch über die optimalen Platzbedingungen für Ihr Heimbüro informieren.
Was macht einen guten Stuhl aus?
Ein guter Stuhl muss stabil sein und sicherstellen, dass Sie Bewegungsfreiheit haben, um verschiedene Arbeitspositionen zu unterstützen.
Sie sollten in der Lage sein, die Höhe des Sitzes zu ändern. Ebenso sollte der Winkel des Sitzes einstellbar sein. Das Gleiche gilt für die Rückenlehne des Stuhls, wo es auch möglich sein muss, sowohl die Höhe als auch die Neigung zu ändern. Außerdem müssen Sie in der Lage sein, die Sitzneigung und die Sitztiefe zu ändern.
Es muss in der Lage sein, die verschiedenen Teile des Stuhls, wie den Sitz, die Rückenlehne und möglicherweise die Armlehnen, unabhängig voneinander einzustellen.
Quelle: Unison — Sitzen Sie bequem?
Worauf sollten Sie beim Aufstellen eines Stuhls achten?
— Stellen Sie die Sitzhöhe auf Plattfüße auf dem Boden ein, sodass Ihre Arme leicht auf dem Schreibtisch liegen können.
— Stellen Sie sich auf die Rückseite des Sitzes, damit Ihre Oberschenkel Halt haben. Für die beste Position müssen Sie eine Hand zwischen Ihre Knie und die Vorderseite des Stuhls legen.
— Stellen Sie die Rückenlehne des Stuhls in Höhe, Tiefe und Neigung so ein, dass sie Ihren unteren Rücken stützt.
— Die Armlehnen sind richtig eingestellt, wenn sie es Ihren Armen und Schultern ermöglichen, sich zu entspannen.
— Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Armlehne in der Nähe des Tisches sitzen können. Halten Sie an Ellbogen, Knien und Hüften einen 90-Grad-Winkel ein, um die richtige Arbeitsposition zu gewährleisten.
Was macht einen guten Schreibtisch aus?
Ihr Schreibtisch sollte breit und tief genug sein, damit Sie Monitor, Tastatur und Maus sowie andere Arbeitsgeräte (wie Dokumente, Desktops, Ordner usw.) richtig positionieren können.
Die Höhe des Schreibtisches sollte zu Ihnen und den Aufgaben passen, die Sie ausführen. Ein verstellbarer Schreibtisch ist von Vorteil, da Sie ihn auf die optimale Höhe einstellen können, die Ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.
Schließlich sollte ein geeigneter Schreibtisch für Ihr Heimbüro eine Oberfläche haben, die kein Licht reflektiert, damit Sie Sehstörungen vermeiden.
Worauf Sie bei der Einrichtung Ihres Schreibtisches achten sollten
— Es ist ideal, wenn Sie den Schreibtisch anheben oder senken können, da Sie so im Stehen arbeiten können.
— Vermeiden Sie es, einen Tisch mit einer Schublade für Ihre Tastatur zu verwenden, da Sie Ihre Arme und Hände frei bewegen können sollten.
— Sie benötigen ungefähr 1 Meter Abstand zwischen der Schreibtischkante und der Wand.
— Stellen Sie den Schreibtisch nicht in der Nähe von Fenstern auf, um Ihre Sicht nicht durch starke Sonneneinstrahlung zu beeinträchtigen. Es funktioniert am besten, wenn die Sonne aus einem Winkel auf Ihren Schreibtisch fällt.
— Sie müssen in der Lage sein, im Sitzen mit gesenkten, entspannten Schultern zu arbeiten, während Ihre Arme in einem 90-Grad-Winkel ruhen können.
Ausrüstung für Ihr Heimbüro
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die drei wichtigsten Geräte für Ihr Heimbüro: Tastatur, Maus und Monitor. Sie können sich auch Beispiele ansehen für ergonomische Tastaturen und Mäuse.
Tastatur für Ihr Heimbüro
Was macht eine gute Tastatur aus?
Variation und Anpassung sind entscheidend bei der Auswahl einer Tastatur für Ihr Heimbüro. Eine Tastatur mit verstellbaren Beinen und Neigungsfunktionen ist ein Muss. Sie ermöglicht es Ihnen, in verschiedenen Positionen an Ihrer Tastatur zu arbeiten, wodurch Ihre Hände, Finger und Handgelenke entlastet werden.
Mit verstellbaren Beinen und Neigungsfunktionen können Sie die Tastatur an die individuelle Aufgabe anpassen, an der Sie gerade arbeiten. Beim Tippen ist es beispielsweise optimal, die Tastatur auf eine negative Neigung einzustellen, da Sie so Ihre Finger besser entspannen können.
Das Design der Tastatur sollte auch eine ergonomisch korrekte Arbeitsposition mit vor der Tastatur platzierten Armen unterstützen. Tastenkombinationen schränken die Verwendung der Maus ein und reduzieren so die Belastung der Hände und Finger.
Worauf sollten Sie bei der Arbeit mit einer Tastatur achten?
— Klappen Sie die Füße der Tastatur so zusammen, dass sie flach auf dem Tisch liegen — je negativer der Winkel, desto besser.
— Vor der Tastatur muss Platz sein, damit die Unterarme auf dem Tisch liegen können.
— Positionieren Sie die Tastatur so, dass Sie direkt davor sitzen und vermeiden Sie es, Ihre Arme und Handgelenke zu verdrehen.
— Vermeiden Sie es, mit erhobenen Finger zu sitzen — in der sogenannten „Bereitschaftsposition“.
— Verwenden Sie Tastenkombinationen, um den Mausgebrauch zu reduzieren.
Maus für Ihr Heimbüro
Wenn Sie sich für Ihr Heimbüro eine ergonomische Maus entscheiden, können Sie Belastungen und Verspannungen vorbeugen, die sich im Laufe der Zeit zu Verletzungen entwickeln können.
Sie können eine traditionelle Einhandmaus mit ergonomischem Design wählen. Hier erhalten Sie eine Maus, die die korrekte Handpositionierung fördert. Sie haben einen entspannten Griff und vermeiden es, Ihre Finger zu verbiegen, wenn Sie die Maus halten. Ein weiteres Merkmal der ergonomischsten Einhandmaus ist das anpassungsfähige Design. Es ermöglicht die Einstellung der Neigung und der Daumenstütze der Maus, sodass Sie genau die Maus erhalten, die Sie benötigen.
Auf diese Weise begrenzen Sie die Belastung Ihrer Handgelenke und Finger.
Unimaus mit illustrierten Funktionen:
— Bietet die Möglichkeit, den vertikalen Winkel zu ändern, sodass der Druck vom Handgelenk weggenommen werden kann
— Es ist möglich, den Winkel der Maus auf einen beliebigen Wert zwischen 35 und 70 Grad einzustellen
— Die Daumenstütze kann in alle Richtungen verstellt werden: ein/aus, hoch/runter, vorwärts/rückwärts, Neigung und Drehung
— Sechs programmierbare Tasten und ein komfortables Scrollen
Sie können auch eine ergonomisch zentrierte Maus wählen
Diese innovativen Mäuse befinden sich vor der Tastatur und reduzieren so Ihren Arbeitsbereich. Sie können mit kleinen, leichten Bewegungen arbeiten und vermeiden so eine Überlastung von Hals, Schulter, Ellbogen und Handgelenken.
Worauf sollten Sie bei der Arbeit mit einer Maus achten?
— Muss so nah wie möglich am Körper sein und nicht an der Seite
— Sie können jederzeit zwischen rechter und linker Hand wechseln, um die Maus zu steuern, sodass Sie entspannen und Abwechslung schaffen
— Dehnen, beugen und schütteln Sie Ihre Hände und Arme ab und zu.
Welcher ist der richtige Monitor für Sie?
Ein guter Monitor sollte 24 Zoll oder größer sein. Bei einer solchen Größe können Sie mehrere Fenster gleichzeitig öffnen, sodass Sie nicht zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herklicken müssen. Letztlich reduziert es die Belastung durch die Verwendung einer Maus.
Ein mattes Display, das nicht reflektiert und Ihre Augen vor Blendung schützt, ist vorzuziehen. Sie sollten einen Monitor wählen, der geneigt und in der Höhe verstellt werden kann, damit Sie die Position des Bildschirms an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Was ist bei Ihrem Monitor zu beachten?
— Der Bildschirm sollte eine Armlänge von Ihnen entfernt sein — ca. 60-70 cm
— Ihre Augen sollten auf den oberen Bildschirmrand ausgerichtet sein
— Bei der Verwendung mehrerer Bildschirme werden diese V-förmig angeordnet, um Bewegungen im Nacken zu verhindern
Gesetzgebung zum Home-Office
Wenn Sie regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, gelten verschiedene Regeln, die Sie und Ihr Arbeitgeber beachten müssen.
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die Anforderungen, die Sie in Bezug auf Ihr Home Office an Ihren Arbeitgeber stellen können. Außerdem erfährst du mehr über Steuern und welche Abzüge gelten können, wenn du von zu Hause aus arbeitest.
Gesetzgebung zur Arbeit von zu Hause aus
Die Arbeit von zu Hause aus ist ein flexibles Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter einige oder die ganze Zeit von zu Hause aus arbeiten. Einige Arbeitnehmer können bestimmte Vorteile darin sehen, von zu Hause aus zu arbeiten, wie z. B. höhere Produktivität, bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, höhere Arbeitszufriedenheit. Aus Arbeitgebersicht sind die Vorteile eine höhere Mitarbeiterbindung und geringere Büromiete und Reisekosten.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten — entweder Vollzeit oder als Teil eines Hybridmodells — gibt es unterschiedliche Gesetze und Verantwortlichkeiten, die Sie und Ihr Arbeitgeber in Bezug auf das Arbeitsumfeld und die Steuern beachten müssen.
Es liegt sowohl in der Verantwortung des Arbeitnehmers als auch in der Verantwortung des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass die Arbeit von zu Hause aus in einer sicheren Umgebung stattfindet und den Wünschen beider Parteien entspricht.
Arbeitgeber müssen immer:
— offen sein für Gespräche über hybride Arbeitsregelungen
— überlegen Sie, welche Aufgaben flexibel erledigt werden können
— besprechen Sie mit dem Mitarbeiter, wie eine geeignete Lösung gefunden werden kann
Quelle: ACAS
In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über die Anforderungen, die Sie an Ihren Arbeitgeber in Bezug auf Ihr Home Office stellen können. Sie können auch mehr über die verfügbaren Steuerforderungen lesen, wenn Sie regelmäßig von zu Hause aus arbeiten.
Was können Sie von Ihrem Arbeitgeber verlangen?
Als Arbeitnehmer können Sie jederzeit eine informelle Anfrage für flexibles Arbeiten oder einen formellen Vorschlag stellen. Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Möglichkeit bietet, mehr von zu Hause aus zu arbeiten, können Sie verlangen, dass bestimmte Bedingungen erfüllt werden, um eine sichere und gesunde Umgebung zu gewährleisten.
Arbeitgeber tragen eine gesetzliche Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit aller Arbeitnehmer. Dies schließt sowohl diejenigen ein, die ständig im Büro sind, als auch diejenigen, die im Rahmen einer dynamischeren Vereinbarung arbeiten.
Der Arbeitgeber muss die Arbeit und den Arbeitsplatz eines Arbeitnehmers beurteilen, wenn eine Vereinbarung über die Arbeit von zu Hause aus getroffen wurde. Das Gesetz schreibt vor, dass diese Bewertung „angemessen und ausreichend“ sein muss.
Kommt die Bewertung zu dem Schluss, dass Änderungen vorgenommen werden müssen, ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass diese entsprechend vorgenommen werden. Regelmäßige Kontrollen müssen geplant werden, um sicherzustellen, dass die Arbeitsumgebung stets den Vorschriften entspricht.
Erfahre mehr über was Arbeitgeber vom Health and Safety Executive (HSE) tun sollten.
Ausrüstung und Technologie
Die Mitarbeiter müssen über die richtige Ausrüstung und Technologie verfügen, um effektiv von zu Hause aus arbeiten zu können. Es gewährleistet einen reibungslosen Übergang und reduziert das Risiko von Stress und körperlichen Beschwerden, wenn die Bedingungen schlecht sind. Zu den Dingen, über die sich Arbeitgeber, Arbeitnehmer und alle Vertreter einigen sollten, gehören:
Was ist die Grundvoraussetzung, z. B. eine zuverlässige und sichere Internetverbindung sowie ein Schreibtisch und ein StühleWer stellt Ausrüstung und Reparaturen zur Verfügung? Technische Unterstützung bei der Einrichtung der Geräte und der IT.Was ist in Bezug auf ergonomische Lösungen zur Vermeidung von Verletzungen erforderlich, z. B. spezielle Maus und Tastatur?
Arbeitgeber müssen klare Richtlinien für Ausrüstung und IT haben, einschließlich:
— wie man mögliche Probleme z. B. dem IT-Team meldet
— wie man Informationen, Datenschutz und Cybersicherheit überwacht, nutzt und handhabt
— Protokolle, wenn ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird
Quelle: ACAS
Was ist deine Verantwortung?
Die Arbeitnehmer sind dafür verantwortlich, bei der Arbeit von zu Hause aus auf ihre Sicherheit und allgemeine Gesundheit zu achten. Jeder, der eine hybride Arbeitsvereinbarung hat, muss in regelmäßigem Kontakt mit seinem Vorgesetzten stehen und ihm Folgendes mitteilen:
— Körperliche oder psychische Gesundheitsprobleme und Risiken
— Alle Änderungen der Arbeitsbedingungen, die geändert werden müssen
Bei häufiger Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern ist es wichtig, eine reibungslose und sichere Lösung zu gewährleisten.
Quelle: ACAS
Von zu Hause aus arbeiten und Steuerforderungen
Die Gesetzgebung in Bezug auf Heimarbeit und Steuerforderungen hängt davon ab, dass man gezwungen ist, regelmäßig zu Hause zu arbeiten. Entweder für die ganze Woche oder als Teil eines Hybridmodells. Wenn Sie sich dafür entscheiden, freiwillig von zu Hause aus zu arbeiten, können Sie keine Steuerermäßigung von Ihren Kosten im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit geltend machen.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten unfreiwillig, können Sie möglicherweise Steuererleichterungen beantragen für:
— Gas und Strom
— Abgemessenes Wasser
— Telefonanrufe und Internetzugang (falls nicht von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt)
Sie können keine Gesamtrechnungen geltend machen, sondern der Teil bezieht sich auf die Arbeit. Wenn Sie für Ihre Arbeit Geräte gekauft haben, z. B. einen Laptop, einen Stuhl oder eine Tastatur, können Sie auch Steuererleichterungen beantragen.
Sie erhalten Steuererleichterungen, die auf dem Steuersatz basieren, zu dem Sie Steuern zahlen. Sie können wählen, ob Sie eine Steuerermäßigung beantragen möchten für:
— £6 pro Woche
— die genaue Höhe der zusätzlichen Kosten, die Ihnen über den wöchentlichen Betrag hinaus entstanden sind — Sie benötigen Belege wie Quittungen, Rechnungen oder Verträge
Quelle: Regierung des Vereinigten Königreichs
Überprüfung des Versicherungsschutzes
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sind Sie nicht so versichert wie im Büro. Daher müssen die Arbeitnehmer immer überprüfen, ob es keine Probleme gibt, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, und zwar mit ihren:
— Hausversicherungsanbieter
— Hypothekengeber oder Vermieter
Es ist immer eine gute Idee, dass Arbeitgeber die Arbeitnehmer daran erinnern, dies zu überprüfen. Arbeitgeber sollten auch sicherstellen, dass ihre Versicherung Arbeitnehmer abdeckt, die von zu Hause aus arbeiten.
Wer deckt das Inventar ab?
Wie Inventar wie Möbel und Geräte abgedeckt werden, hängt ausschließlich davon ab, wem die jeweiligen Einheiten gehören. Ihre Versicherung deckt ab, wenn Sie in Ihrem Heimbüro an Ihrem privaten Computer arbeiten, wohingegen die Versicherung Ihres Arbeitgebers abdeckt, wenn er Ihnen einen Laptop zur Verfügung gestellt hat.
Wer deckt mögliche Verletzungen ab?
Betriebshaftpflichtversicherung bietet einen gewissen Versicherungsschutz für Telearbeiter, aber das hängt letztlich von der verfügbaren Police ab.
Eine Arbeitgeberhaftpflichtversicherung deckt alle „Bürotätigkeiten“ ab, die zu Hause oder aus der Ferne ausgeführt werden, aber es gibt einige Grauzonen. Beispielsweise dürfen Verletzungen oder Krankheiten, die während der Bürozeiten erlitten werden, möglicherweise nicht „während der Arbeit des Arbeitnehmers“ erfolgen.
Das Gesetz über das Arbeiten von zu Hause und die damit verbundenen Policen sind oft schwer zu verstehen, weshalb es empfehlenswert ist, sich beim Versicherer einen Überblick zu verschaffen.