Den ultimata guiden till ditt hemmakontor
Pandemin har förändrat hur vi arbetar. Trots att samhället öppnar sig förväntar sig de flesta arbetare inte att vara tillbaka på kontoret på heltid, vilket betonar vikten av att etablera ett ordentligt hemmakontor.
För att säkerställa effektivitet när du arbetar hemifrån måste du och din arbetsgivare vara medvetna om reglerna om skatter, bruttolönesystem, arbetsskadeförsäkring och annan relevant lagstiftning. Annars riskerar du att hemmakontoret blir en obehaglig överraskning för båda parter.
Dessutom måste ditt hemmakontor uppfylla dina fysiska krav och vara ergonomiskt utformat. Möbler och utrustning ska passa dina behov och stödja 7-8 timmars stillasittande arbete dagligen utan att orsaka kroppsskada.
Genom att läsa den här artikeln kan vi hjälpa dig att få ett hemmakontor som stöder fysiskt välbefinnande och hälsosamt arbetsliv.
Ergonomiskt hemmakontor
I takt med att arbete hemifrån och flexibelt arbete blir mer accepterat ökar behovet av ergonomiska lösningar.
Dåliga arbetspositioner orsakar betydande skador över tiden. Till exempel är det bevisat att över 20-25 timmars dator- eller musarbete per vecka ökar risken för smärta i nacke, axlar, rygg, armar och händer.
Om du brukade arbeta hemifrån några dagar varje år kan du nöja dig med en installation som inte var optimal. Men när du arbetar hemifrån varje vecka - kanske flera dagar i veckan - förändras det dramatiskt. Här börjar arbetsförhållandena ta sin rätt på ditt fysiska välbefinnande.
När du börjar ha en installation där du arbetar hemifrån eller en flexibel lösning, bör du göra en styv inspektion av ditt hemmakontor. Det är viktigt att du är uppmärksam på om du har möbler och utrustning för att stödja en hälsosam och ergonomiskt korrekt arbetsposition. I det här kapitlet tittar vi närmare på exakt det.
Dekorera ditt hemmakontor
När du dekorerar ditt hemmakontor, börja alltid med de allmänna principerna. Trots en fast uppsättning bakom en bärbar dator finns det några välgrundade regler för att hålla din kropp frisk och smärtfri.
Att ha utrymme att flytta
Du måste ordna ditt hemmakontor så att du har utrymme att flytta. Att byta arbetsposition är avgörande för att vara fysiskt frisk när du arbetar.
Stå upp lätt
Du måste dekorera ditt hemmakontor så att det är lätt att gå upp och sträcka sig. Ett höjdjusterbart skrivbord är perfekt, men din position ska alltid vara avslappnad och bekväm. Undvik att placera din stol så att ryggstödet är direkt mot en vägg. Det ska vara lätt att resa sig från stolen, eftersom du kommer att uppmuntras att flytta och hantera uppgifter stående.
Att ha möbler och utrustning som passar dig
Ditt hemmakontor måste matcha dina behov. Se till att din stol, bord och utrustning (tangentbord, mus, bildskärm etc.) alla har rätt dimensioner och detaljer för att ge den bästa arbetsmiljön för dig.
De punkter som nämns ovan bygger på rekommendationer från den danska arbetsmiljömyndigheten.
Den ideala arbetszonen
— Allt du kan nå med händerna i sittande läge är i det perfekta området.
— Dina primära arbetsverktyg bör alla placeras här.
— Verktyg som du använder mindre ofta kan placeras i det sekundära området som anges i bilden. Det betyder på ett avstånd som du lätt kan nå med armarna men utan att vrida eller sträcka kroppen.
— Dina arbetsredskap ska inte vara i det tertiära området, där du förvarar ljus, växter och liknande föremål som du inte behöver använda dagligen.
Möbler för ditt hemmakontor
I det här avsnittet granskar vi vad du behöver vara medveten om när du utformar ditt hemmakontor med möbler och utrustning som tangentbord, mus och bildskärm. Du kan också bli klokare om de optimala utrymmesförhållandena för ditt hemmakontor.
Vad gör en bra stol?
En bra stol måste vara stabil och den måste säkerställa att du har rörelsefrihet för att stödja olika lämpliga arbetspositioner.
Du bör kunna ändra höjden på sätet. På samma sätt bör sätets vinkel vara justerbar. Samma sak gäller stolens rygg, där det också måste vara möjligt att ändra både höjd och vinkel. Du måste också kunna ändra sätets lutning och sittdjup.
Den måste kunna justera stolens olika delar, såsom sätet, ryggstödet och eventuellt armstöden, oberoende av varandra.
Källa: Unison - Sitter du bekvämt?
Vad ska du vara medveten om när du sätter upp en stol?
— Ställ in sitthöjden till platta fötter på golvet så att dina armar kan vila lätt på skrivbordet.
— Placera dig själv på baksidan av sätet så att låren har stöd. För bästa position måste du passa en hand mellan knäna och stolens framsida.
— Justera stolens rygg i höjd, djup och vinkel så att den stöder korsryggen.
— Armstöden är rätt inställda när de låter dina armar och axlar slappna av.
— Se till att armstödet låter dig sitta nära bordet. Håll en 90-graders vinkel i armbågar, knän och höfter eftersom det säkrar rätt arbetsposition.
Vad gör ett bra skrivbord?
Ditt skrivbord ska vara tillräckligt brett och djupt för att du ska kunna placera din bildskärm, tangentbord och mus korrekt, liksom andra arbetsverktyg (som dokument, skrivbord, mappar etc.).
Skrivbordets höjd ska passa dig och de uppgifter du utför. Att ha ett justerbart skrivbord är en fördel, eftersom du kan ställa in det på den mest optimala höjden som passar dina individuella behov.
Slutligen bör ett lämpligt skrivbord för ditt hemmakontor ha en yta som inte reflekterar ljus, så att du undviker störningar i din syn.
Vad du ska vara medveten om när du ställer in ditt skrivbord
— Det är perfekt om du kan höja eller sänka skrivbordet, eftersom det gör att du kan arbeta stående.
— Undvik att använda ett bord med en låda för tangentbordet, eftersom det ska vara möjligt att röra armar och händer fritt.
— Du behöver ungefär 1 meter avstånd mellan kanten på skrivbordet och väggen.
- Placera skrivbordet borta från fönster för att undvika att störa din syn med kraftigt solljus. Det fungerar bäst om solen kommer in i skrivbordet från en vinkel.
— Du måste kunna arbeta sittande med sänkta, avslappnade axlar medan armarna kan vila i 90 graders vinkel.
Utrustning för ditt hemmakontor
I det här avsnittet kan du lära dig mer om de tre viktigaste enheterna för ditt hemmakontor: tangentbord, mus och bildskärm. Du kan också se exempel på ergonomiska tangentbord och möss.
Tangentbord för ditt hemmakontor
Vad gör ett bra tangentbord?
Variation och anpassning är nyckeln när du väljer ett tangentbord för ditt hemmakontor. Ett tangentbord med justerbara ben och lutningsfunktioner är ett måste. Det låter dig arbeta på tangentbordet i olika positioner, vilket minskar belastningen på dina händer, fingrar och handleder.
Med justerbara ben och lutningsfunktioner kan du justera tangentbordet så att det passar den enskilda uppgiften du arbetar med. När du till exempel skriver är det optimalt att ställa in tangentbordet på en negativ lutning, eftersom det hjälper dig att slappna av mer i fingrarna.
Tangentbordets design bör också stödja en ergonomiskt korrekt arbetsposition med armarna placerade framför tangentbordet. Genvägstangenter begränsar användningen av musen, vilket minskar belastningen på händer och fingrar.
Vad bör du vara medveten om när du arbetar med ett tangentbord?
- Vik tangentbordets fötter ihop för att ligga platt på bordet - ju mer negativ vinkeln desto bättre.
— Det måste finnas utrymme framför tangentbordet för att underarmarna ska vila på bordet.
— Placera tangentbordet så att du sitter direkt framför det och undvik att vrida armar och handleder.
Undvik att sitta med fingrarna upphöjda — i den så kallade ”redo” positionen.
— Använd kortkommandon för att minska musanvändningen.
Mus för ditt hemmakontor
Att välja en ergonomisk mus för ditt hemmakontor kan förhindra påfrestningar och spänningar som kan utvecklas till skador över tid.
Du kan välja en traditionell enhandsmus med en ergonomisk design. Här får du en mus som främjar korrekt handpositionering. Du kommer att ha ett avslappnat grepp och undvika att böja fingrarna när du håller musen. En annan egenskap hos den mest ergonomiska enhandsmusen är den anpassningsbara designen. Det gör det möjligt att justera musens lutning och tumstöd, så att du får exakt den mus du behöver.
På så sätt begränsar du belastningen på dina handleder och fingrar.
Unimouse med illustrerade funktioner:
- Erbjuder möjligheten att ändra den vertikala vinkeln så att trycket kan tas bort från handleden
- Möjligt att justera musens vinkel till var som helst mellan 35 och 70 grader
- Tumstödet kan justeras i alla riktningar: in/ut, upp/ner, framåt/bakåt, lutning och rotation
— Sex programmerbara knappar och en bekväm rullning
Du kan också välja en ergonomiskt centrerad mus
Dessa innovativa möss är placerade framför tangentbordet, vilket minskar din arbetsyta. Du kan arbeta med små, lätta rörelser och därmed undvika överbelastning av nacke, axel, armbågar och handleder.
Vad ska du vara medveten om när du arbetar med en mus?
— Måste vara så nära kroppen som möjligt och inte till sidan
— Växla gärna mellan höger och vänster hand för att styra musen så att du lindrar och skapar variation
— Sträck, böj och skaka händer och armar då och då.
Vad är rätt bildskärm för dig?
En bra bildskärm bör vara 24 tum eller större. Med en sådan storlek kan du ha flera fönster öppna samtidigt, så du behöver inte klicka runt mellan olika fönster. I slutändan minskar det belastningen av att använda en mus.
En matt skärm som är icke-reflekterande och skyddar dina ögon från bländning är att föredra. Du bör välja en bildskärm som kan lutas och justeras i höjd så att du kan anpassa skärmens plats till dina behov.
Vad ska du tänka på med din bildskärm?
— Skärmen ska vara en armlängd från dig — ca 60-70 cm
— Dina ögon ska vara i linje med skärmens överkant
— Vid användning av flera skärmar placeras de i V-form för att förhindra rörelse i nacken
Lagstiftning om hemmakontor
Om du arbetar hemifrån regelbundet gäller ett antal olika regler som du och din arbetsgivare måste vara medvetna om.
I det här avsnittet kan du lära dig mer om de krav du kan ställa på din arbetsgivare i förhållande till ditt hemmakontor. Du kan också läsa om skatter och vilka avdrag som kan gälla när du arbetar från ett hemmakontor.
Lagstiftning om arbete hemifrån
Att arbeta hemifrån är en flexibel arbetsmiljö, där anställda arbetar hemifrån en del eller hela tiden. Vissa arbetare kan hitta vissa fördelar med att arbeta hemifrån, till exempel ökad produktivitet, bättre balans mellan arbete och privatliv, ökad arbetstillfredsställelse. Ur arbetsgivarsynpunkt är fördelarna högre personalretention och minskade kontorshyra och resekostnader.
Om du arbetar hemifrån — antingen heltid eller som en del av en hybridmodell — finns det olika lagar och ansvarsområden som du och din arbetsgivare måste vara medvetna om när det gäller arbetsmiljö och skatt.
Det är både arbetstagarens och arbetsgivarens ansvar att se till att arbetet hemifrån sker i en säker miljö och kan bedrivas enligt båda parters önskemål.
Arbetsgivare måste alltid:
— vara öppen för samtal om hybridarbeten
— överväga vilka jobb som kan utföras flexibelt
— diskutera med arbetaren hur man hittar en lämplig lösning
Källa: ACAS
I det här avsnittet kan du lära dig mer om de krav du kan ställa till din arbetsgivare angående ditt hemmakontor. Du kan också läsa mer om tillgängliga skattefordringar när du arbetar hemifrån konsekvent.
Vad kan du begära av din arbetsgivare
Som arbetare kan du alltid göra en informell begäran om flexibelt arbete eller ett formellt förslag. Om dina arbetsgivare ger dig möjlighet att arbeta mer hemifrån kan du kräva att vissa villkor uppfylls för att säkerställa en säker och hälsosam miljö.
Arbetsgivare har ett juridiskt ansvar för alla arbetstagares hälsa och säkerhet. Detta inkluderar både de som konsekvent är på kontoret och de som arbetar under ett mer dynamiskt arrangemang.
Arbetsgivare måste bedöma en arbetstagares arbete och arbetsplats om något arrangemang angående arbete hemifrån har gjorts. Lagen kräver att denna bedömning måste vara ”lämplig och tillräcklig”.
Om bedömningen drar slutsatsen att ändringar måste göras är arbetsgivaren ansvarig för att de sker i enlighet med detta. Regelbundna kontroller måste planeras för att säkerställa att arbetsmiljön konsekvent överensstämmer med koden.
Ta reda på mer om Vad arbetsgivare bör göra från Health and Safety Executive (HSE).
Utrustning och teknik
Anställda måste ha rätt utrustning och teknik som krävs för att arbeta hemifrån effektivt. Det säkerställer en smidig övergång och minskar risken för stress och fysiska åkommor om förhållandena är dåliga. Saker som arbetsgivare, arbetstagare och eventuella representanter bör komma överens om inkluderar:
Vad är det väsentliga kravet, till exempel en pålitlig och säker internetanslutning och ett monteringsskrivbord och stolVem kommer att tillhandahålla utrustning och reparationerTekniskt stöd för installation av utrustning och detVad behövs när det gäller ergonomiska lösningar för att undvika skador som specialiserad mus och tangentbord
Arbetsgivare måste ha tydliga policyer för utrustning och IT, inklusive:
— hur man rapporterar eventuella problem till t ex IT-teamet
— hur man övervakar, använder och hanterar informationdataskydd och cybersäkerhet
— protokoll om en enhet går förlorad eller stulen
Källa: ACAS
Vad är ditt ansvar?
Arbetstagare har ett ansvar att ta hand om sin säkerhet och allmänna hälsa när de arbetar hemifrån. Alla som är under ett hybridarbetsarrangemang måste ha regelbunden kontakt med sin chef och berätta för dem om:
— Fysiska eller psykiska hälsoutmaningar och risker
— Ändringar i arbetsvillkoren som behöver ändras
Det är viktigt med frekvent kommunikation mellan arbetare och chefer för att säkerställa en smidig och säker lösning.
Källa: ACAS
Arbeta hemifrån och skattefordringar
Lagstiftningen om arbete hemifrån och skattefordringar beror på att man tvingas arbeta hemma regelbundet. Antingen för hela veckan eller som en del av en hybridmodell. Om du väljer att arbeta hemifrån frivilligt kan du inte kräva någon skattelättnad från dina kostnader i samband med att göra ditt jobb.
Om du arbetar hemifrån ofrivilligt, du kanske kan begära skattelättnad för:
— Gas och el
— Uppmätt vatten
— Telefonsamtal och tillgång till internet (om det inte tillhandahålls av din arbetsgivare)
Du kan inte göra anspråk på totala räkningar, utan snarare handlar delen om arbete. Om du har köpt utrustning för att göra ditt jobb, till exempel en bärbar dator, en stol eller ett tangentbord, kan du också kräva skattelättnad.
Du får skattelättnad baserat på den skattesats som du betalar skatt till. Du kan välja att antingen begära skattelättnad på:
— £6 per vecka
— det exakta beloppet av extra kostnader du har ådragit dig utöver veckobeloppet - du behöver bevis som kvitton, räkningar eller kontrakt
Källa: Storbritanniens regering
Kontrollera försäkringsskyddet
Om du arbetar hemifrån omfattas du inte av din arbetsgivares försäkring på samma sätt som du skulle vara på kontoret. Därför måste arbetstagare alltid kontrollera att det inte finns några problem med att de arbetar hemifrån, med deras:
— hemförsäkringsleverantör
— hypoteksleverantör eller hyresvärd
Det är alltid en bra idé för arbetsgivare att påminna arbetstagare om att kontrollera detta. Arbetsgivare bör också se till att deras försäkring täcker arbetstagare som arbetar hemifrån.
Vem täcker inventeringen?
Hur lager som möbler och utrustning täcks beror enbart på vem som äger respektive enheter. Din försäkring täcker om du arbetar på din privatägda dator på ditt hemmakontor, medan din arbetsgivares försäkring täcker om de har tillhandahållit en bärbar dator åt dig.
Vem täcker eventuella skador?
Arbetsgivarens ansvarsförsäkring erbjuder viss täckning för fjärrarbetare, men detta kommer i slutändan att bero på den tillgängliga policyn.
En arbetsgivaransvarsförsäkring täcker alla ”kontorsaktiviteter” som utförs hemma eller på distans, men det finns några gråzoner. Till exempel kan skador eller sjukdomar som drabbats av under kontorstid inte vara ”i samband med arbetstagarens arbete”.
Lagen om att arbeta hemifrån och de policyer som följer med det är ofta svårt att navigera, varför det rekommenderas att få en översikt från försäkringsleverantören.