Den ultimata guiden till ditt hemmakontor
Pandemin har förändrat hur vi arbetar. Trots att samhället öppnas upp förväntar sig de flesta arbetstagare inte att vara tillbaka på kontoret på heltid, vilket understryker vikten av att inrätta ett ordentligt hemmakontor.
För att kunna arbeta effektivt hemifrån måste du och din arbetsgivare känna till reglerna kring skatter, bruttolönesystem, arbetsskadeförsäkring och annan relevant lagstiftning. Annars finns det risk för att hemmakontoret blir en obehaglig överraskning för båda parter.
Ditt hemmakontor måste också uppfylla dina fysiska krav och vara ergonomiskt utformat. Möbler och utrustning ska passa dina behov och klara 7-8 timmars stillasittande arbete per dag utan att orsaka kroppsskada.
Genom att läsa den här artikeln kan vi hjälpa dig att få ett hemmakontor som stöder fysiskt välbefinnande och ett hälsosamt arbetsliv.
Det ergonomiska hemmakontoret
I takt med att det blir allt vanligare med hemarbete och flexibelt arbete ökar behovet av ergonomiska lösningar.
Dåliga arbetsställningar orsakar betydande skador över tid. Det är t.ex. bevisat att över 20-25 timmars dator- eller musarbete per vecka ökar risken för smärtor i nacke, axlar, rygg, armar och händer.
Om du brukade arbeta hemifrån några dagar varje år kunde du nöja dig med en installation som inte var optimal. Men när du arbetar hemifrån varje vecka - kanske flera dagar i veckan - förändras det dramatiskt. Då börjar arbetsförhållandena gå ut över ditt fysiska välbefinnande.
När du börjar få ett upplägg där du arbetar hemifrån eller en flexibel lösning bör du göra en noggrann inspektion av ditt hemmakontor. Det är viktigt att du är uppmärksam på om du har de möbler och den utrustning som krävs för en hälsosam och ergonomiskt korrekt arbetsställning. I det här kapitlet tittar vi närmare på just detta.
Inredning av ditt hemmakontor
När du ska inreda ditt hemmakontor ska du alltid börja med de allmänna principerna. Trots en fast placering bakom en bärbar dator finns det några välgrundade regler för att hålla kroppen frisk och smärtfri.
Att ha utrymme att röra sig
Du måste ordna ditt hemmakontor så att du har utrymme att röra dig. Att byta arbetsställning är avgörande för att vara fysiskt frisk när man arbetar.
Lättatt resa sig
Du måste inreda ditt hemmakontor så att det är lätt att resa sig och sträcka på sig. Ett höj- och sänkbart skrivbord är idealiskt, men din ställning ska alltid vara avslappnad och bekväm. Undvik att placera din stol så att ryggstödet är direkt mot en vägg. Det ska vara lätt att resa sig från stolen eftersom du uppmuntras att röra på dig och utföra arbetsuppgifter stående.
Ha möbler och utrustning som passar dig
Ditt hemmakontor måste matcha dina behov. Se till att stol, bord och utrustning (tangentbord, mus, bildskärm etc.) har rätt mått och detaljer för att skapa den bästa arbetsmiljön för dig.
De punkter som nämns ovan baseras på rekommendationer från den danska arbetsmiljöverket.
Den perfekta arbetszonen
- Allt som du kan nå med händerna i sittande ställning är i det ideala området.
- Alla dina primära arbetsredskap ska placeras här.
- Redskap som du använder mer sällan kan placeras i det sekundära området som anges på bilden. Det vill säga på ett avstånd som du lätt kan nå med armarna utan att vrida eller sträcka på kroppen.
- Dina arbetsredskap ska inte finnas i det tertiära området, där du förvarar lampor, växter och liknande föremål som du inte behöver använda dagligen.
Möbler för ditt hemmakontor
I det här avsnittet går vi igenom vad du behöver tänka på när du ska inreda ditt hemmakontor med möbler och utrustning som tangentbord, mus och bildskärm. Du kan också bli klokare på de optimala utrymmesförhållandena för ditt hemmakontor.
Vad gör en bra stol?
En bra stol måste vara stabil och ge dig rörelsefrihet så att du kan inta olika lämpliga arbetsställningar.
Du ska kunna ändra sitsens höjd. Likaså ska sitsens vinkel vara justerbar. Samma sak gäller för stolens rygg, där det också ska vara möjligt att ändra både höjd och vinkel. Dessutom måste du kunna ändra sitsens lutning och sittdjup.
Den måste kunna justera stolens olika delar, t.ex. sits, ryggstöd och eventuellt armstöd, oberoende av varandra.
Källa: Unison - Sitter du bekvämt?
Vad bör du tänka på när du sätter upp en stol?
- Ställ in sitthöjden så att fötterna står plant på golvet och armarna lätt kan vila på skrivbordet.
- Placera dig i stolens ryggstöd så att låren får stöd. För bästa möjliga position måste du ha en hand mellan knäna och stolens framsida.
- Justera stolens rygg i höjd, djup och vinkel så att den ger stöd åt ländryggen.
- Armstöden är rätt inställda när de gör att armar och axlar kan slappna av.
- Se till att armstödet gör att du kan sitta nära bordet. Håll en 90-graders vinkel i armbågar, knän och höfter för att säkerställa en korrekt arbetsställning.
Vad kännetecknar ett bra skrivbord?
Skrivbordet ska vara tillräckligt brett och djupt för att du ska kunna placera bildskärm, tangentbord och mus samt andra arbetsredskap (t.ex. dokument, skrivbord, mappar etc.) på rätt sätt.
Höjden på skrivbordet ska passa dig och de arbetsuppgifter du utför. Det är en fördel att ha ett justerbart skrivbord, eftersom du kan ställa in det på den mest optimala höjden som passar dina individuella behov.
Slutligen bör ett lämpligt skrivbord för ditt hemmakontor ha en yta som inte reflekterar ljus, så att du undviker störningar i din syn.
Vad du bör tänka på när du ställer i ordning ditt skrivbord
- Det är bra om du kan höja eller sänka skrivbordet, eftersom du då kan arbeta stående.
- Undvik att använda ett bord med låda för tangentbordet, eftersom armar och händer ska kunna röra sig fritt.
- Du behöver ungefär 1 meters avstånd mellan skrivbordskanten och väggen.
- Placera skrivbordet en bit från fönster för att undvika att du störs av starkt solljus. Bäst fungerar det om solen kommer in i skrivbordet från en vinkel.
- Du ska kunna arbeta sittande med sänkta, avslappnade axlar och armarna ska kunna vila i 90 graders vinkel.
Utrustning för ditt hemmakontor
I det här avsnittet kan du lära dig mer om de tre viktigaste enheterna för ditt hemmakontor: tangentbord, mus och bildskärm. Du kan också se exempel på ergonomiska tangentbord och möss.
Tangentbord för ditt hemmakontor
Vad kännetecknar ett bra tangentbord?
Variation och anpassning är nyckeln när du väljer tangentbord till ditt hemmakontor. Ett tangentbord med justerbara ben och tiltfunktioner är ett måste. Det gör att du kan arbeta på tangentbordet i olika positioner, vilket minskar belastningen på händer, fingrar och handleder.
Med justerbara ben och lutningsfunktioner kan du anpassa tangentbordet till den enskilda arbetsuppgift du utför. När du t.ex. skriver är det optimalt att ställa in tangentbordet i en negativ lutning, eftersom det hjälper dig att slappna av mer i fingrarna.
Tangentbordets utformning ska också stödja en ergonomiskt korrekt arbetsställning med armarna placerade framför tangentbordet. Genvägstangenter begränsar användningen av musen och minskar därmed belastningen på händer och fingrar.
Vad bör du tänka på när du arbetar med ett tangentbord?
- Vik ihop tangentbordets fötter så att de ligger platt på bordet - ju mer negativ vinkel, desto bättre.
- Det måste finnas utrymme framför tangentbordet så att underarmarna kan vila på bordet.
- Placera tangentbordet så att du sitter rakt framför det och undvik att vrida armar och handleder.
- Undvik att sitta med fingrarna i luften - i den så kallade "ready"-positionen.
- Använd kortkommandon för att minska musanvändningen.
Mus för ditt hemmakontor
Genom att välja en ergonomisk mus till ditt hemmakontor kan du förebygga spänningar och belastningar som kan utvecklas till skador med tiden.
Du kan välja en traditionell enhandsmus med ergonomisk design. Här får du en mus som främjar korrekt handpositionering. Du får ett avslappnat grepp och undviker att böja fingrarna när du håller i musen. En annan egenskap hos den mest ergonomiska enhandsmusen är den anpassningsbara designen. Den gör det möjligt att justera musens lutning och tumstöd, så att du får precis den mus du behöver.
På så sätt minskar du belastningen på dina handleder och fingrar.
Unimouse with illustrated functions:
- Möjligheten att ändra den vertikala vinkeln gör att trycket på handleden minskar
- Möjlighet att justera musens vinkel till mellan 35 och 70 grader
- Tumstödet kan justeras i alla riktningar: in/ut, upp/ner, framåt/bakåt, lutning och rotation
- Sex programmerbara knappar och en bekväm scroll
Du kan också välja en ergonomiskt centrerad mus
Dessa innovativa möss är placerade framför tangentbordet, vilket minskar din arbetsyta. Du kan arbeta med små, lätta rörelser och på så sätt undvika överbelastning av nacke, axlar, armbågar och handleder.
Vad bör du tänka på när du arbetar med en mus?
- Ska vara så nära kroppen som möjligt och inte åt sidan
- Växla gärna mellan höger och vänster hand för att styra musen så avlastar du och skapar variation
- Sträck, böj och skaka på händer och armar då och då.
Vilken är den rätta monitorn för dig?
En bra bildskärm bör vara 24 tum eller större. Med en sådan storlek kan du ha flera fönster öppna samtidigt, så att du inte behöver klicka dig runt mellan olika fönster. I slutändan minskar det påfrestningen att använda en mus.
En matt skärm som är reflexfri och skyddar ögonen mot bländning är att föredra. Du bör välja en monitor som kan lutas och justeras i höjdled så att du kan anpassa skärmens placering efter dina behov.
Vad ska du tänka på när du använder din monitor?
- Skärmen ska vara en armlängds avstånd från dig - ca 60-70 cm
- Dina ögon ska vara i linje med skärmens överkant
- Vid användning av flera skärmar placeras de i en V-form för att förhindra rörelser i nacken
Lagstiftning om hemmakontor
Om du regelbundet arbetar hemifrån gäller ett antal olika regler som du och din arbetsgivare måste känna till.
I det här avsnittet kan du läsa mer om vilka krav du kan ställa på din arbetsgivare i samband med ditt hemmakontor. Du kan också läsa om skatter och vilka avdrag som kan gälla när du arbetar från ett hemmakontor.
Lagstiftning om att arbeta hemifrån
Att arbeta hemifrån är en flexibel arbetsmiljö där anställda arbetar hemifrån hela tiden eller en del av tiden. Vissa arbetstagare kan se vissa fördelar med att arbeta hemifrån, t.ex. ökad produktivitet, bättre balans mellan arbete och fritid och ökad arbetstillfredsställelse. Ur arbetsgivarens synvinkel är fördelarna att personalen stannar kvar och att hyres- och resekostnaderna för kontoren minskar.
Om du arbetar hemifrån - antingen på heltid eller som en del av en hybridmodell - finns det olika lagstiftningar och ansvarsområden som du och din arbetsgivare måste känna till när det gäller arbetsmiljö och skatt.
Det är både den anställdes och arbetsgivarens ansvar att se till att hemarbetet sker i en säker miljö och kan bedrivas enligt båda parters önskemål.
Arbetsgivare måste alltid:
- vara öppen för samtal om hybrida arbetsformer
- överväga vilka jobb som kan utföras flexibelt
- diskutera med arbetstagaren hur man kan hitta en lämplig lösning
Källa: ACAS ACAS
I det här avsnittet kan du lära dig mer om vilka krav du kan ställa på din arbetsgivare när det gäller ditt hemmakontor. Du kan också läsa mer om vilka skattefordringar som finns när du konsekvent arbetar hemifrån.
Vad kan du begära av din arbetsgivare
Som arbetstagare kan du alltid lämna in en informell begäran om flexibelt arbete eller ett formellt förslag. Om din arbetsgivare ger dig möjlighet att arbeta mer hemifrån kan du kräva att vissa villkor uppfylls för att säkerställa en säker och hälsosam miljö.
Arbetsgivaren har ett lagstadgat ansvar för alla arbetstagares hälsa och säkerhet. Det gäller både dem som ständigt befinner sig på kontoret och dem som arbetar under mer dynamiska förhållanden.
Arbetsgivaren måste bedöma arbetstagarens arbete och arbetsplats om det har gjorts någon överenskommelse om hemarbete. Lagen kräver att denna bedömning måste vara "lämplig och tillräcklig".
Om bedömningen leder till att förändringar måste göras, är det arbetsgivarens ansvar att se till att så sker. Regelbundna kontroller måste planeras in för att säkerställa att arbetsmiljön hela tiden är i toppklass.
Läs mer om vad arbetsgivarna bör göra från Health and Safety Executive (HSE).
Utrustning och teknik
Medarbetarna måste ha rätt utrustning och teknik för att kunna arbeta hemifrån på ett effektivt sätt. Det säkrar en smidig övergång och minskar risken för stress och fysiska besvär om förhållandena är dåliga. Saker som arbetsgivare, arbetstagare och eventuella representanter bör komma överens om är bland annat
Vilka är de grundläggande kraven, till exempel en pålitlig och säker internetanslutning och ett passande skrivbord och stolVem tillhandahåller utrustning och reparationerTekniskt stöd för att installera utrustning och ITVad behövs i form av ergonomiska lösningar för att undvika skador, till exempel specialiserade mus- och tangentbord
Arbetsgivaren måste ha tydliga policyer för utrustning och IT, inklusive
- hur man rapporterar eventuella problem till t.ex. IT-teamet
- hur man övervakar, använder och hanterar informationdataskydd och cybersäkerhet
- protokoll om en enhet tappas bort eller stjäls
Källa: ACAS ACAS
Vad är ditt ansvar?
Arbetstagare har ett ansvar för att ta hand om sin säkerhet och allmänna hälsa när de arbetar hemifrån. Den som har ett hybridarbetsavtal måste ha regelbunden kontakt med sin chef och berätta om detta:
- Fysiska eller psykiska hälsoutmaningar och risker
- Eventuella ändringar av arbetsförhållandena som behöver ändras
Det är viktigt med frekvent kommunikation mellan medarbetare och chefer för att säkerställa en smidig och säker lösning.
Källa: ACAS ACAS
Arbete hemifrån och skattekrav
Lagstiftningen kring hemarbete och skattekrav är beroende av att man tvingas arbeta hemma regelbundet. Antingen hela veckan eller som en del av en hybridmodell. Om du väljer att arbeta hemifrån frivilligt kan du inte få skattelättnader för dina kostnader för att utföra ditt arbete.
Om du ofrivilligt arbetar hemifrån kan du eventuellt få skattelättnader för detta:
- Gas och elektricitet
- Vattenmätning
- Telefonsamtal och internetuppkoppling (om det inte tillhandahålls av din arbetsgivare)
Du kan inte göra avdrag för hela räkningen, utan endast för den del som avser arbetet. Om du har köpt utrustning för att kunna utföra ditt arbete, t.ex. en bärbar dator, en stol eller ett tangentbord, kan du också få skattelättnader.
Du får skattelättnad baserat på den skattesats som du betalar. Du kan välja att antingen begära skattelättnad på:
- £6 per vecka
- det exakta beloppet för extra kostnader som du har haft utöver veckobeloppet - du behöver bevis som kvitton, räkningar eller kontrakt
Källa: Storbritanniens regering
Kontroll av försäkringsskydd
Om du arbetar hemifrån omfattas du inte av din arbetsgivares försäkring på samma sätt som du skulle göra om du arbetade på kontoret. Därför måste arbetstagare alltid kontrollera att det inte finns några problem med att de arbetar hemifrån, med deras:
- hemförsäkringsbolag
- bolåneinstitut eller hyresvärd
Det är alltid en bra idé att arbetsgivaren påminner arbetstagarna om att kontrollera detta. Arbetsgivare bör också se till att deras försäkringar täcker arbetstagare som arbetar hemifrån.
Vem täcker inventarier?
Hur inventarier som möbler och utrustning täcks beror helt och hållet på vem som äger respektive enhet. Din försäkring gäller om du arbetar på din privatägda dator i ditt hemmakontor, medan din arbetsgivares försäkring gäller om de har tillhandahållit en bärbar dator till dig.
Vem ersätter eventuella skador?
Arbetsgivarens ansvarsförsäkring ger visst skydd för distansarbetare, men detta beror i slutändan på den tillgängliga försäkringen.
En arbetsgivaransvarsförsäkring täcker alla "kontorsaktiviteter" som utförs i hemmet eller på distans, men det finns några gråzoner. Till exempel är det inte säkert att skador eller sjukdomar som uppkommer under kontorstid är "i samband med den anställdes arbete".
Lagen om hemarbete och de försäkringar som följer med den är ofta svåra att navigera i, varför det rekommenderas att få en översikt från försäkringsbolaget.