Lukuisat asiat ovat muuttuneet viime vuosina, ei vähiten tapa, jolla työskentelemme toimistossa. Monille se on muuttunut avoimista toimistoympäristöistä kotitoimistotiloiksi ruokapöydän päässä.
Vaikka yhä useammat ihmiset palaavat toimistoon tänä vuonna, monet jäävät kotitoimistoon. Joko kokonaan tai osittain. Jos palaat toimistoon tänä vuonna, kohtaat muutoksen arjessa, johon olet tottunut pandemian aikana.
Tämä on uusi standardi toimistotyössä. Pystymme tekemään joitain asioita, joita olemme kaivanneet kotitoimistossa. Pienkeskustelu kahvinkeittimessä, lounas kollegoiden kanssa tai hyvä ammatillinen vaihto. Samanaikaisesti useat uudet asiat ja aloitteet tulevat osaksi arkea toimistossa.
Kahdeksan asiaa, joista tulee osa toimiston uutta arkea
1. Hygienia ja etäisyys
Käsien pesemisestä, desinfioinnista ja kohtuullisen etäisyyden pitämisestä toisistaan on tullut tapa ja säännöllinen osa jokapäiväistä elämäämme. Me melkein rypistämme nenämme siitä, miten se oli ennen. On vaikea kuvitella, että uudet tavat eivät jatku uudessa toimistoympäristössä.
Desinfiointiaineiden annostelijoita löytyy todennäköisesti edelleen toimiston erilaisilta kosketuspinnoilta - etenkin sisäänkäynneiltä ja ruokalasta. Aivan kuten useimmat ihmiset kiinnittävät enemmän huomiota siivoukseen ja siivoamiseen itsensä jälkeen.
Lisäksi voimme odottaa, että pidämme automaattisesti enemmän etäisyyttä toisiinsa - sekä työpöydillä että kokoushuoneissa. Täällä tiedämme paremmin, onko kaikille osallistujille riittävästi tilaa kokoushuoneita varattaessa.
2. Hybridityöpaikat
Tanskalaisen analyysi- ja konsultointiyrityksen Kantar Gallupin tutkimus osoittaa, että tuottavuus on pysynyt vakaana pitkien kotoa työskentelevien jaksojen aikana. Joissakin tapauksissa arvioidaan jopa, että tuottavuus on kasvanut. Siksi voidaan kuvitella, että sitä odotetaan sekoittamalla etätyötä ja toimistotyötä.
Työpaikasta tulee siten hybridi, jossa yhdistät kaikki toimistossa työskentelyn edut ja etätyön vastaavasti.
Sen mukaan Cushman & Wakefield ja Prior+Partners, näemme myös useita pienempiä toimistoyhteisöjä, joissa voit piipahtaa ja hoitaa tehtäväsi työntekijänä etätyön avulla.
Tällaiset toimistot ovat tyypillisesti lähempänä työntekijöiden koteja välttääkseen ajon aamuliikenteessä.
Lue myös: Oletko valmis hybridityöhön?
3. Lisää teknologiaa ja innovaatioita
Mitä enemmän työntekijöitä työskentelee etänä, sitä enemmän tyhjiä työpöytiä on toimistossa. Sinänsä ei tarvita samaa määrää työpöytiä kuin työntekijöillä.
Jotta tilaa ja työpöytiä voitaisiin käyttää tehokkaammin, yhä useammat yritykset tarkastelevat jaettujen työpöytien mahdollisuuksia. Tässä tulevat yritykset, joiden avulla työntekijät voivat helposti valita sekä yhden että toisen, jotka menestyvät tulevaisuuden hybriditöillä.
Yritykset, kuten IBM ja EY, ovat joitain näistä, jotka jo omaksuvat toimistotyön hybridiversion. Ne tarjoavat työntekijöille joustavan ratkaisun ja IBM on muun muassa kehittänyt etätyön linjauksen niin, että kaikki suuntaviivat ovat selkeät.
Lue myös: Ovatko laitteet kunnossa? Asennus joustavaan työasemaan
Politiikka on yksi tapa edetä asioissa. Sovellukset ovat toinen. Sovellukset, kuten Parkanizer ja Officespace, tarjoavat ratkaisuja juuri jaetulle työpöydälle. He antavat työntekijöiden varata työpöytänsä toimistossa, mikä varmistaa yksilölle tilaa heidän saapuessaan. Ja samaan aikaan työpaikalla on hallussaan toimiston työntekijöiden lukumäärää sinä päivänä.
5. Useita digitaalisia kokouksia
Toinen asia, joka tulee hybridityöpaikan jatkamiseen, on se, että näemme jatkossakin monia digitaalisia kokouksia. Varsinkin pienemmät kokoukset, joissa matka ympäri maata vain 60 minuutin keskusteluun tuntuu yhtäkkiä liioitelulta ja korvataan pysyvästi online-versioilla.
Olemme tottuneet digitaalisiin kokouksiin, mikä osoittaa meille, että kaikkia kokouksia ei tarvitse pitää fyysisesti tulosten saamiseksi.
Pitkien kotitehtävien aikana tapahtuneiden lukuisten digitaalisten kokousten myötä meillä on nyt kohtuullinen hallinta tekniseen osaan kameralla, näytön jakamisella, mykistämisen/poistamalla mykistyksen jne. Koska meidän ei tarvitse viettää aikaa tekniikan ymmärtämiseen ja välttää kuljetusaikaa, voimme nopeasti ryhtyä tehtäviin ja toimia kokouksen toimien mukaan. Näin kokoukset ovat tehokkaampia.
6. Paremmat yhteistyömahdollisuudet eri toimipaikoissa
Digitaalisten kokousten ja verkkotyön lisääntyminen on parantanut meitä tekemään yhteistyötä eri toimipaikoissa. Kyse ei ole vain paremmista mikrofoneista ja kameroista kokoushuoneissa, vaan mahdollisuudesta käyttää digitaalisia tauluja ja muita työkaluja, joissa voit tehdä yhteistyötä verkossa samoilla elementeillä. Jotain, jota käytetään voimakkaasti aivoriihissä ja muissa tutkimustehtävissä.
Sinun ei enää tarvitse istua samassa huoneessa tehdäksesi yhteistyötä luodaksesi tuloksia, kehittyäksesi ja ollaksesi innovatiivinen.
7. IoT-tekniikka, joka lisää tuottavuutta
Kohti ZDNet, British Council for Officesin toimitusjohtaja Richard Kauntze sanoo, että innovatiivisen teknologian ja muiden toimenpiteiden käyttö toimistoelämän parantamiseksi tulee yhä suositummaksi. Se auttaa houkuttelemaan työntekijöitä viettämään enemmän aikaa toimistossa.
Teknologia mukautuu työntekijöihin, joten koko toimistokokemus paranee. Se voi olla älykäs LED-valo, joka mukautuu automaattisesti toimiston lämpötilaan tai luonnolliseen päivänvaloon.
Se parantaa työntekijöiden erinomaista toimistokokemusta ja vaikuttaa tuottavuuteen ja työtyytyväisyyteen. Se on win-win yritykselle ja työntekijöille.
8. Toimisto sosiaalisena kokoontumispaikkana
Vaikka suuri osa työstä tapahtuu monille etätyönä poissa toimistosta, fyysinen toimisto on silti sosiaalisen ja tiedon jakamisen kokoontumispaikka.
Se tulee kuitenkin olemaan uusilla ehdoilla, kuten edellisissä kohdissa näkyy. Viihtyisä keskustelu kahvinkeittimessä ja lounas ruokalassa tekevät toimistosta edelleen toimistotyöntekijän elämän sosiaalisen puolen keskipisteen.